Oslo universitetssykehus avlyste en konkurranse etter at tilbudenes gyldighetstid var utløpt. Så ville sykehuset likevel tildele kontrakten. Det kunne det ikke, mente KOFA. Avlysningen var lovlig, og konkurransen var dermed avsluttet.
Oslo universitetssykehus skulle kjøpe utstyr til undersøkelse og behandling av øre-, nese- og halspasienter på Rikshospitalet. Demonstrasjoner og utprøving tok lengre tid enn planlagt.
Tilbudene hadde en vedståelsesfrist. Det er fristen for hvor lenge leverandørene er bundet av tilbudene sine. Her løp den ut 13. august 2023.
Sykehuset glemte å be om forlengelse. Først omtrent to måneder senere fikk Dico beskjed om at selskapet hadde vunnet.
Først avlyste sykehuset. Så snudde det.
En konkurrent klaget på at fristen var utløpt. Sykehuset avlyste konkurransen og varslet at en ny konkurranse ville bli lyst ut.
Da klaget Dico på avlysningen. Sykehuset vurderte saken på nytt og mente det likevel kunne inngå kontrakt. Det gjorde derfor om avlysningen og varslet at det ville inngå kontrakt med Dico.
Ortomedic klaget til KOFA. Kontrakten var ennå ikke signert.
En utløpt frist er ikke det samme som en avlysning
Sykehuset hadde rett i ett utgangspunkt: En utløpt vedståelsesfrist betyr ikke automatisk at det er ulovlig å inngå kontrakt senere.
Regelverket åpner for at oppdragsgiver innen rimelig tid etter fristens utløp kan be leverandørene om å stå ved tilbudene. Det forutsetter at dette ikke fører til vesentlige endringer i grunnlaget for konkurransen eller de opprinnelige tilbudene.
Men sykehuset hadde gjort noe mer enn å la fristen løpe ut. Det hadde avlyst konkurransen.
KOFA mente avlysningen var lovlig. Da var konkurransen avsluttet. Leverandørene hadde fått et klart signal om at de måtte vente på en ny konkurranse.
For å kunne gjøre avlysningen om, måtte den ha vært ugyldig. Det var den ikke. Sykehuset kunne derfor ikke hente frem den gamle konkurransen og fortsette der det slapp.
KOFA fant også at sykehuset hadde brutt kravet om en forutsigbar prosess ved ikke å avslutte konkurransen eller be leverandørene om å stå ved tilbudene i tide.
Hva bør du gjøre annerledes?
Legg inn en påminnelse om vedståelsesfristen når konkurransen starter. Ser du at evalueringen tar lengre tid, be om forlengelse før fristen løper ut.
Har dere allerede avlyst, må dere først undersøke om avlysningen var ulovlig. At dere nå ønsker å inngå kontrakt, er ikke nok til å gjøre den om.
Etter en lovlig avlysning er utgangspunktet en ny konkurranse. Skal dere kjøpe uten ny kunngjøring, må et særskilt unntak i regelverket gi adgang til det. Sykehuset hadde ikke vist til at et slikt unntak gjaldt.
Lærdommen fra KOFA 2023/1133 er enkel: En lovlig avlysning er en avslutning, ikke en pause.
Vil du lære mer? Kurset «Innsyn, omgjøring og klage» går 16.11. Se kurskalenderen.