Norsk Helsenett forklarte poengene med at beskrivelsene var gode og utfyllende. Men hva var egentlig bedre ved tjenestene som ble tilbudt? Det fikk ikke leverandøren svar på. KOFA mente begrunnelsen var mangelfull.
Norsk Helsenett skulle kjøpe service og vedlikehold av Cisco-produkter. Tre leverandører leverte tilbud. Atea vant konkurransen, og Conscia klaget.
Sammen med meldingen om hvem som vant, fikk leverandørene en evalueringsrapport. Den viste poengene og inneholdt forklaringer på kvalitetsvurderingen.
Likevel var ikke begrunnelsen god nok.
Hva var bedre – beskrivelsen eller tjenesten?
I rapporten viste Norsk Helsenett blant annet til om leverandørene hadde gitt en «god beskrivelse», om den var utfyllende, og om leverandøren hadde «forstått formålet med anskaffelsen».
Rapporten sammenlignet også hvor utfyllende beskrivelsene var, og opplyste om leverandørenes rangering.
Men den forklarte ikke hvilke konkrete egenskaper ved tjenestene som lå bak vurderingene. Hva tilbød leverandørene, og hvorfor ga forskjellene grunnlag for ulike poeng?
Det var dette KOFA savnet. At en beskrivelse var bedre, fortalte ikke Conscia hva som gjorde tilbudet bedre.
Leverandøren må kunne kontrollere valget
Når du velger en vinner, må begrunnelsen gi de andre leverandørene nok informasjon til å forstå valget. De skal kunne vurdere om dere har sammenlignet tilbudene på en saklig måte og brukt kriteriene dere oppga i konkurransen.
Da trenger de mer enn poeng og generelle vurderinger. De må få vite hvilke egenskaper dere la vekt på, og hvilke fordeler det valgte tilbudet hadde.
KOFA kom til at Norsk Helsenett hadde brutt begrunnelsesplikten. Conscia fikk derimot ikke medhold i klagene på vinnerens bruk av vedlegg eller måten poengene ble justert på.
Slik kan du gjøre begrunnelsen mer konkret
Tenk deg at dere sammenligner tilbud om brukerstøtte. Å skrive at vinneren beskriver brukerstøtten grundigere, forklarer lite alene.
Hvis forskjellen faktisk var avgjørende, kan du heller forklare hvilke henvendelser vinneren løser, hvordan hjelpen gis, og hvorfor dette dekker behovet bedre enn konkurrentens løsning. Dette er et tenkt eksempel, ikke opplysninger om tilbudene i saken.
Før du sender begrunnelsen, se etter ord som god, utfyllende og bedre. Spør deretter: Har vi forklart hva ved tilbudet som gjør at vi bruker disse ordene?
Begrunnelsen skal vise hvorfor tilbudet fikk poengene – ikke bare gjenta vurderingen.
Les avgjørelsen i KOFA 2023/761.
Vil du lære mer? Kurset «Innsyn, omgjøring og klage» går 16.11. Se kurskalenderen.