Vinneren tilbød å arrangere Jernbaneforum for 156 472 kroner i året. De andre tilbudene lå på rundt 360 000–470 000 kroner. Likevel krevde ikke KOFA flere undersøkelser. Lav pris er ikke i seg selv et tegn på at leverandøren ikke kan levere.
Anskaffelser i Akershus, Buskerud og Østfold KO skulle kjøpe arrangørtjenester til Jernbaneforum på vegne av Østfold fylkeskommune. Leverandøren skulle blant annet håndtere teknisk produksjon, deltakere, markedsføring og økonomi.
Reise og Konferanseservice AS vant med en årspris på 156 472 kroner. De øvrige tilbudene lå på rundt 360 000–470 000 kroner. Pris telte 70 prosent, kvalitet 30 prosent.
Unite Event AS klaget. Selskapet mente prisen var unormalt lav: så lav sammenlignet med oppdraget at oppdragsgiveren måtte undersøke om tilbudet var realistisk, og avvise det.
KOFA var ikke enig.
Hvilke regler gjelder for konkurransen?
Denne anskaffelsen fulgte forskriftens del II. Konferansetjenesten tilhørte en tjenestekategori som regelverket behandler særskilt.
Skillet er viktig. Etter del III må oppdragsgiveren be om en skriftlig forklaring når et tilbud virker unormalt lavt. Den samme automatiske undersøkelsesplikten gjelder ikke etter del II.
Der er utgangspunktet at oppdragsgiveren kan stole på opplysningene i tilbudet. En lav pris er en lovlig konkurransefordel.
Men det finnes en grense. Tyder prisen på at leverandøren ikke vil oppfylle kontrakten, kan de grunnleggende kravene til blant annet likebehandling og konkurranse likevel gjøre nærmere undersøkelser nødvendige. I slike tilfeller kan det også oppstå plikt til å avvise tilbudet.
Hva hadde oppdragsgiveren avklart?
Før tildelingen hadde oppdragsgiveren et dialogmøte med vinneren. Der tok de blant annet opp mulige forbehold og hva prisen omfattet.
Leverandøren forklarte at formuleringer oppdragsgiveren hadde reagert på, bare var utdypninger. Etter møtet leverte selskapet et revidert tilbud.
KOFA la vekt på at dialogen og det reviderte tilbudet bekreftet at leverandøren ikke hadde tatt forbehold, og at kravene til leveransen ville bli oppfylt. Nemnda fant ingen konkrete holdepunkter for at prisen ville skape problemer med å gjennomføre kontrakten.
Oppdragsgiveren trengte derfor verken å undersøke tilbudet nærmere eller å avvise det.
Hva bør du gjøre når prisen skiller seg ut?
Start med å sjekke hvilken del av forskriften konkurransen følger. Ikke bruk konklusjonen fra denne saken som en generell regel for alle innkjøp.
Skill deretter mellom to spørsmål: Er tilbudet mye billigere enn de andre? Og finnes det tegn på at leverandøren ikke vil levere det dere har bedt om?
Se for eksempel etter om tilbudet utelater nødvendige oppgaver eller tar forbehold om sentrale krav. Skal dere avvise et tilbud som unormalt lavt, må leverandøren først få forklare prisen.
Les avgjørelsen i KOFA 2025/1561.
Stor prisforskjell er grunn til å være oppmerksom. Men etter del II er den ikke alene nok til å utløse undersøkelsesplikt.
Vil du lære mer? Kurset «Basiskurs i offentlige anskaffelser» går 24.11. Se kurskalenderen.