Harstad kommune valgte leverandøren med lavest pris og skrev at tilbudene var vurdert likt på kvalitet. Det var ikke nok. Kommunen måtte også forklare hvorfor tilbudene var like gode.
Harstad kommune skulle kjøpe vektertjenester. Securitas og Avarn Security leverte tilbud. Kommunen valgte Avarn, som hadde lavest pris.
Kvaliteten hadde kommunen vurdert som lik. I begrunnelsen sto det: «Leverandørene er vurdert likt på kvalitet.» Dermed ble prisen avgjørende.
Kommunen mente dette var tilstrekkelig. Når kvaliteten var lik, trengtes det ingen mer utfyllende forklaring.
KOFA var ikke enig.
Hva manglet i begrunnelsen?
Kommunen skulle blant annet vurdere bemanning, kompetanse, erfaring og hvordan leverandørene planla å gjennomføre oppdraget. Leverandørene måtte beskrive hvordan de ville sikre nok kapasitet og samarbeide med kommunen.
Dette var ikke forhold kommunen kunne vurdere med et enkelt regnestykke. Den måtte bruke faglig skjønn: lese beskrivelsene, vurdere innholdet og sammenligne tilbudene.
Men begrunnelsen sa ingenting konkret om hvorfor tilbudene var like gode på disse punktene. Leverandørene fikk vite resultatet, men ikke hva kommunen hadde lagt vekt på for å komme frem til det.
Lik kvalitet må også forklares
En begrunnelse skal gjøre det mulig for leverandørene å kontrollere at vurderingen følger reglene og kriteriene i konkurransen. Det er dette kravet om etterprøvbarhet betyr i praksis.
Da holder det ikke alltid å si at vinneren var billigst. Hvis kvalitet også skal telle, må leverandørene kunne forstå kvalitetsvurderingen – også når tilbudene får lik uttelling.
KOFA understreket at kravene til forklaring som utgangspunkt blir strengere jo mer vurderingen bygger på skjønn. I denne konkurransen var kvalitetskriteriet særlig skjønnsmessig.
Kommunens begrunnelse gjorde det ikke mulig å kontrollere om evalueringen var saklig og forsvarlig. Derfor brøt den regelverket.
Det betyr ikke at KOFA slo fast at tilbudene hadde ulik kvalitet, eller at feil leverandør vant. Feilen var at kommunen ikke forklarte vurderingen godt nok.
Hva bør du gjøre før du sender begrunnelsen?
Har dere vurdert tilbudene som like gode, bør dere kunne svare konkret på:
- Hvilke egenskaper ved tilbudene la dere vekt på?
- Hvorfor ga disse egenskapene lik uttelling?
- Hvis tilbudene hadde ulike styrker og svakheter: Hvorfor veide disse opp for hverandre?
Bruk de faktiske opplysningene fra tilbudene og vurderingen dere har gjort. En ny formulering om at kvaliteten er lik, forklarer ikke mer enn den gamle.
Les KOFA 2026/0375 om Harstad kommunes begrunnelse.
Lik uttelling er et resultat, ikke en begrunnelse. Forklar hvorfor tilbudene er like gode – ikke bare at de er det.
Vil du lære mer? Kurset «Innsyn, omgjøring og klage» går 16.11. Se kurskalenderen.