Mattilsynet valgte Norbay, men avviste tilbudet etter en samtale med konsulenten. KOFA fant to feil: Samtalen brøt reglene for en dynamisk innkjøpsordning. Og Mattilsynet tolket erfaringskravet strengere enn det var grunnlag for.
Mattilsynet skulle leie inn en seniorutvikler til å arbeide med frontend – den delen av en IT-løsning brukeren ser og bruker. Norbay ble valgt som leverandør og fikk deretter beskjed om å møte til en oppstartssamtale.
Etter samtalen snudde Mattilsynet. Konsulenten hadde forklart at arbeidet hans hadde vært omtrent likt fordelt mellom frontend og backend, altså teknologien bak brukerflaten. Mattilsynet mente derfor at han ikke hadde de fem årene med frontend-erfaring som var krevd.
Tilbudet ble avvist, og konkurransen ble avlyst. Norbay klaget til KOFA og fikk medhold i at både den muntlige samtalen og avvisningen brøt regelverket.
Samtalen var fortsatt en del av konkurransen
Kjøpet skjedde gjennom en dynamisk innkjøpsordning. Det er en elektronisk ordning der kvalifiserte leverandører kan bli tatt opp underveis og konkurrere om konkrete oppdrag.
En slik ordning skal gjennomføres som en fullt ut elektronisk prosess, uten muntlig kommunikasjon som del av konkurransen.
Mattilsynet mente likevel at samtalen var lovlig fordi leverandøren allerede var valgt. I konkurransedokumentene hadde Mattilsynet varslet at vinnerens kompetanse skulle kontrolleres i en samtale før signering. Valget kunne gjøres om etterpå.
KOFA godtok ikke dette skillet. Mattilsynet hadde i praksis lagt opp til en foreløpig vurdering før tildeling og en endelig kontroll etterpå. Kontrollen av om kravene var oppfylt, skulle i utgangspunktet vært gjort før leverandøren ble valgt.
Det hjalp derfor ikke å legge samtalen etter tildelingen. Den var fortsatt en del av vurderingen av tilbudet.
Fem års erfaring var ikke fem år med bare frontend
Mattilsynet mente frontend måtte ha vært konsulentens hovedbeskjeftigelse i minst fem år. Men det sto ikke i kravet.
KOFA mente konsulenten måtte ha arbeidet med frontend med en viss kontinuitet de siste fem årene. Han trengte ikke å ha jobbet utelukkende med slike oppgaver. Mattilsynet hadde verken satt en minsteandel for frontend-arbeidet eller bedt leverandørene oppgi denne andelen.
Norbay hadde levert opplysningene som var etterspurt. Tilbudet beskrev mer enn fem års frontend-erfaring, og relevante teknologier var nevnt i alle referanseprosjektene fra de siste fem årene.
KOFA kom til at tilbudet ikke avvek fra kravene. Avvisningen var dermed ulovlig.
Hva bør du gjøre før neste konkurranse?
Trenger du en bestemt mengde erfaring, må kravet vise hva du mener. Skal et fagområde ha vært hovedbeskjeftigelsen, eller er det nok at konsulenten har arbeidet jevnlig med det over flere år?
Planlegg også hvordan opplysningene skal kontrolleres. I en dynamisk innkjøpsordning kan du ikke bruke en planlagt muntlig sluttkontroll som sikkerhetsnett etter tildelingen.
Kontroller tilbudet før du velger vinner. Og mål erfaringen mot kravet du skrev – ikke mot et strengere krav du ser behov for senere.
Les KOFA 2023/1120, avgjort 30. april 2024.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.