Oslo kommune sammenlignet mobilpriser som leverandørene ikke måtte holde under avtalen. Da kommunen reagerte på lave priser, godtok den en forklaring som ikke forklarte prisforskjellen. KOFA mente kommunen ikke hadde håndtert svakheten i prisskjemaet forsvarlig.
Oslo kommune skulle kjøpe mobiltelefoner og tilhørende utstyr til kommunens virksomheter. Kjøpene skulle skje gjennom en rammeavtale, en avtale som fastsetter vilkårene for senere bestillinger.
Techstep vant konkurransen. Mobility klaget og mente vinnerens innkjøpspriser ikke kunne være reelle.
Problemet lå i hvordan kommunen sammenlignet prisene.
Prisene ga poeng, men bandt ikke leverandøren
Leverandørene skulle oppgi hva de selv betalte for bestemte telefonmodeller 1. april 2023. I tillegg skulle de oppgi et påslag, altså beløpet kommunen skulle betale utover leverandørens innkjøpspris.
Begge deler inngikk i prissammenligningen. Men bare påslaget var bindende gjennom avtaleperioden. Kommunens betaling skulle følge leverandørens innkjøpspris på tidspunktet for hver bestilling, pluss det avtalte påslaget.
Dermed kunne en lav innkjøpspris i prisskjemaet gi god uttelling uten å binde leverandøren til et tilsvarende lavt prisnivå senere. Kommunen hadde heller ikke krevd dokumentasjon på de historiske innkjøpsprisene.
KOFA pekte på at dette var en svakhet som kunne utnyttes.
Kommunen spurte, men svaret var ikke nok
Kommunen reagerte selv på Techsteps lave priser. Den ba om en forklaring og viste til en tydelig forskjell fra prisene på den eksisterende avtalen.
Techstep viste blant annet til rabatter og støtte fra produsent og distributør. Kommunen godtok forklaringen.
KOFA mente svaret ikke ga et forsvarlig grunnlag for å slå seg til ro med prisene. Rabatter som var fremforhandlet for en eventuell ny avtale, forklarte ikke hvilke innkjøpspriser leverandøren hadde hatt 1. april.
Konkurransen forbød dessuten leverandørene å utnytte svakheter i konkurransegrunnlaget bevisst for å oppnå større fortjeneste. Kommunen måtte følge opp sine egne konkurranseregler slik at leverandørene ble behandlet likt og kunne stole på spillereglene.
KOFA konkluderte med at kommunen ikke hadde håndtert svakhetene i prisskjemaet forsvarlig.
Måtte vinnerens tilbud avvises?
Det avgjorde ikke KOFA. Nemnda hadde ikke tilstrekkelig grunnlag for å fastslå om de oppgitte innkjøpsprisene var korrekte. Spørsmålet kunne kreve vitneforklaringer og annen bevisføring som nemndas skriftlige behandling er mindre egnet for.
Avgjørelsen fastslår altså ikke at Techstep oppga uriktige priser eller skulle vært avvist.
Hva bør du gjøre før neste konkurranse?
Se på prisskjemaet før du kunngjør: Hvilke priser gir poeng, og hvilke priser må leverandøren faktisk holde? Hvis du bruker historiske priser, bør du avklare hvilke betingelser de skal bygge på, og hvordan de skal dokumenteres.
Reagerer du på en prisforskjell, må oppfølgingen handle om akkurat den forskjellen. En generell forklaring om gode rabatter er ikke nok hvis spørsmålet gjelder innkjøpsprisen på en bestemt dato.
Les KOFA 2023/975.
Det holder ikke å stille et spørsmål om prisen. Svaret må også forklare det du reagerte på.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.