Malvik kommune ba leverandørene besvare alle kravene til gravferdstjenestene. Svanholm & Vigdal Gravferd leverte ikke den påkrevde besvarelsen og ble avvist. Kommunen hadde ikke plikt til å be om den etterpå.
Malvik kommune skulle kjøpe gravferdstjenester når ingen andre sørget for gravferden. Kommunen ønsket en rammeavtale: en avtale som fastsetter rammene for senere kjøp etter behov.
Leverandørene skulle blant annet tilby henting, oppbevaring og transport av avdøde, samt enkel gravferd. I vedlegget med krav til tjenestene sto det at leverandørene skulle besvare alle krav i et eget dokument, punkt for punkt.
Svanholm & Vigdal Gravferd leverte tilbud, men ikke den påkrevde besvarelsen. Kommunen avviste tilbudet. Leverandøren mente dokumentene var uklare, og at kommunen burde ha bedt om det som manglet.
Det førte ikke frem. KOFAs sekretariat avviste klagen fordi den klart ikke kunne føre frem. Klagenemndas leder opprettholdt avgjørelsen og sluttet seg fullt ut til vurderingen.
Kravene måtte leses i sammenheng
Konkurransedokumentene kunne vært tydeligere. Ett punkt viste til krav i kommunens behovsbeskrivelse, selv om selve kravene sto i et vedlegg. Behovsbeskrivelsen viste imidlertid videre til dette vedlegget.
Sekretariatet mente derfor at sammenhengen var klar nok. Leverandørene måtte forstå at de skulle besvare kravene i vedlegget.
Noen punkter ba også leverandørene beskrive hvordan de ville løse oppgaven, blant annet hvordan de ville håndtere en livssynsåpen gravferd. Det gjorde ikke kravene ulovlig uklare. Kommunen kunne la leverandørene foreslå løsningen, så lenge det var tydelig hva de skulle beskrive og levere.
Mer enn et manglende dokument
Problemet var ikke bare at tilbudet manglet et dokument med riktig navn. Tilbudet inneholdt en tekst med utfyllende prisopplysninger, men teksten besvarte ikke alle kravene.
Dermed hadde leverandøren ikke forpliktet seg til å levere alle de påkrevde tjenestene. Kommunen kunne ikke kreve hele leveransen dersom den godtok tilbudet.
Det sto dessuten at alle krav måtte være oppfylt før prisene ville bli evaluert. Sekretariatet tolket derfor kravene som absolutte: De måtte oppfylles for at tilbudet skulle kunne være med i konkurransen. Mangelen var så alvorlig at kommunen hadde plikt til å avvise tilbudet.
Måtte kommunen be om besvarelsen?
Nei, ikke i denne saken. Sekretariatet viste til at en plikt til å avklare i enkelte tilfeller kan være aktuell når mangler i tilbudet skyldes uklare konkurransedokumenter.
Her var det tydelig nok både hva leverandørene skulle besvare, og at besvarelsen skulle følge tilbudet. Kommunen hadde derfor ingen plikt til å etterspørre den.
For innkjøpere er rådet å samle kravene og forklare tydelig hvordan de skal besvares. For leverandører er kontrollen like viktig: Gå gjennom kravlisten før levering, og sjekk at tilbudet faktisk svarer på hvert punkt. Ikke regn med å bli spurt etterpå.
Les avgjørelsen i KOFA 2026/949.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.