Det nye prøvesystemet var fortsatt ikke levert da KOFA behandlet saken. Likevel hadde direktoratet ikke brutt anskaffelsesregelverket. KOFA skilte mellom en avtalt utsettelse og senere forsinkelser som direktoratet fulgte opp som kontraktsbrudd.
Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse skulle kjøpe et digitalt system for blant annet språkprøver og statsborgerskapsprøver. Planen var at systemet skulle være klart i første kvartal 2025.
Slik gikk det ikke. Først avtalte direktoratet og leverandøren å flytte leveringen fra mars til september 2025. Deretter kom nye forsinkelser. Systemet var fortsatt ikke levert da KOFA behandlet saken.
Enovate, som leverte det eksisterende systemet, klaget. Selskapet mente at direktoratet hadde akseptert så store forsinkelser at kontrakten i praksis var blitt en annen enn den leverandørene konkurrerte om.
KOFA ga ikke Enovate medhold. Men nemnda vurderte den avtalte utsettelsen og de senere forsinkelsene hver for seg.
Seks måneder var en endring – men en lovlig endring
Direktoratet mente fremdriftsplanen allerede ga rom for å flytte leveringen. KOFA var ikke enig i at fleksibiliteten strakk seg så langt. Planen satte forpliktende rammer. Seks måneders utsettelse var derfor en kontraktsendring.
Likevel var endringen lovlig. Kontrakten hadde en endringsklausul: en bestemmelse som på forhånd beskrev hvilke endringer direktoratet kunne gjøre, og grensene for dem.
Bestemmelsen omfattet endringer i fremdriftsplanen som partene med rimelighet kunne forvente. Den satte også en økonomisk grense for endringsarbeider. KOFA mente kravene til en slik bestemmelse var oppfylt, og at utsettelsen lå innenfor den. Nemnda la blant annet vekt på at kontrakten kunne vare i opptil tolv år.
De neste forsinkelsene ble ikke bare godtatt
De senere forsinkelsene var noe annet. Direktoratet behandlet dem som kontraktsbrudd, ikke som en ny avtalt utsettelse.
Direktoratet sendte skriftlige klager til leverandøren, krevde en plan for å begrense forsinkelsen og holdt tilbake betaling. Det gjennomførte ukentlige oppfølgingsmøter og beholdt retten til å kreve erstatning. Leverandøren arbeidet videre uten ytterligere betaling.
Dette var sentralt for KOFA. Mangelfull oppfølging kan i praksis gi leverandøren bedre vilkår enn avtalt. Blir forskjellen stor nok, kan det regnes som en ny anskaffelse som skulle vært kunngjort.
Men oppdragsgiver har handlingsrom til å velge hvordan kontraktsbrudd skal følges opp. KOFA mente direktoratet hadde håndhevet kontrakten aktivt. Nemnda kunne ikke legge til grunn at den økonomiske balansen mellom partene var endret.
Hva gjør du når leverandøren blir forsinket?
Start med å skille mellom to situasjoner: Skal dere avtale en ny frist, eller fastholder dere at leverandøren har brutt den eksisterende fristen?
Ved en avtalt utsettelse må dere undersøke om endringen er lovlig. En foreløpig fremdriftsplan er ikke i seg selv nok. Ved kontraktsbrudd må dere følge opp og dokumentere hvilke krav dere opprettholder, og hvilke tiltak dere velger.
En forsinkelse er ikke automatisk en ulovlig kontraktsendring. Men måten du håndterer den på, kan bli avgjørende.
Vil du lære mer? Kurset «Kontraktsoppfølging» går 23.11. Se kurskalenderen.