Innkjøperen ville sikre kontinuitet og slippe hyppige konkurranser om en konferansearrangør. Avtalen kunne forlenges årlig i til sammen ti år. KOFA mente varigheten var ulovlig lang, og at konkurransen skulle vært avlyst.
Anskaffelser i Akershus, Buskerud og Østfold KO skulle kjøpe teknisk arrangør til konferansen Jernbaneforum på vegne av Østfold fylkeskommune. Leverandøren skulle blant annet håndtere påmelding, markedsføring og praktisk gjennomføring.
Avtalen skulle vare i ett år. Deretter kunne innkjøperen forlenge den med ett år om gangen, i ytterligere ni år. Slike avtalte muligheter for forlengelse kalles opsjoner.
Innkjøperen ønsket et stabilt samarbeid og mindre arbeid med nye konkurranser. Men KOFA mente begrunnelsen ikke holdt for en mulig kontraktsperiode på ti år.
Ett år om gangen var ikke nok
Innkjøperen viste til at den hvert år skulle vurdere kontrakten opp mot markedet før en eventuell forlengelse.
Likevel vurderte KOFA hele den mulige perioden: ti år, inkludert alle forlengelsene. Det var altså ikke nok at innkjøperen kunne velge å avslutte tidligere.
For vanlige kontrakter, som denne, finnes det i utgangspunktet ingen fast maksimal varighet i anskaffelsesregelverket. Men hensynet til konkurranse setter en grense. En kontrakt kan ikke vare svært lenge uten at oppdragets innhold tilsier det.
Jo lengre kontrakten kan bli, desto bedre må du begrunne og dokumentere behovet.
Hvorfor trengte de akkurat ti år?
Innkjøperen mente et langvarig samarbeid ville gi bedre planlegging, mer effektivt samarbeid og gradvis bedre konferanser. På sikt ønsket den også å involvere elever og lærere fra videregående skoler.
KOFA mente dette kunne oppnås med kortere kontrakter. God overføring av erfaring ved leverandørbytte kunne også bidra. Ønsket om å involvere skolene kunne tas inn som krav i senere konkurranser.
KOFA hadde forståelse for at årlige konkurranser krevde ressurser. Men alternativet til en tiårig avtale var ikke nødvendigvis en ny konkurranse hvert år. Også en kortere flerårig avtale kunne spare arbeid.
Oppdraget var dessuten ikke særlig komplisert og krevde ikke nevneverdige investeringer. KOFA mente derfor at ti år var for lenge.
Hvorfor måtte konkurransen avlyses?
Kontraktslengden kan påvirke hvem som deltar, og hvilke tilbud leverandørene gir. Derfor kunne den ulovlige varigheten ha påvirket konkurransen.
KOFA mente feilen bare kunne rettes ved å avlyse og kunngjøre på nytt. Kontrakten var allerede inngått da KOFA avgjorde saken. Nemndas vurdering var at konkurransen skulle ha vært avlyst.
Hva bør du gjøre før kunngjøring?
Regn først sammen hele kontraktsperioden, inkludert alle mulige forlengelser. Spør deretter: Hva trenger vi denne tiden til, og hvorfor er ikke en kortere periode nok?
Store investeringer kan tale for lang varighet. Et generelt ønske om stabilitet og færre konkurranser er ikke alene en tilstrekkelig begrunnelse for en svært lang kontrakt.
Begrunn den samlede varigheten før du kunngjør. Å kunne avslutte hvert år erstatter ikke behovet for å forklare hvorfor avtalen kan vare så lenge.
Les KOFA 2025/1530.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.