Trondheim kommune ga alle leverandørene full poengsum for referanseoppdrag, selv om oppdragene var ulike. Det kunne være riktig. Men kommunen forklarte ikke godt nok hvorfor erfaringene var like verdifulle for oppdraget.
Trondheim kommune skulle inngå en rammeavtale om drift og vedlikehold av belysning langs veier og i parker. Leverandørene skulle blant annet konkurrere på erfaring fra tidligere oppdrag, kalt referanseoppdrag.
NTE Elektro vant foran On Energi. Tilbudene lå svært tett i samlet poengsum. Alle tre leverandørene fikk full poengsum for referanseoppdragene sine.
On Energi klaget. Selskapet hadde levert tre referanser fra vedlikehold og fornyelse av kommunale veilysanlegg. NTE Elektro hadde én referanse fra gatelys, mens de to andre gjaldt arbeid på bygningsmasse og for et universitet.
Kunne disse erfaringene virkelig gi samme poengsum?
Relevant betyr ikke identisk
KOFA mente ikke at bare erfaring fra gate- og veilys kunne telle. Erfaring fra andre oppdrag kunne også være nyttig. Et oppdrag med gatelys måtte heller ikke alltid telle mer enn et annet oppdrag.
Spørsmålet var hvilken overføringsverdi erfaringen hadde: Hvor nyttig ville den være når leverandøren skulle utføre arbeidet kommunen nå kjøpte?
Kommunen måtte derfor vurdere mer enn om referanseoppdragene var relevante. Den måtte også vurdere hvor relevante de var.
Like poeng må også forklares
Kommunen hadde begrunnet poengene med at alle leverandørene hadde relevante referanser og hadde gjennomført tilsvarende store gatelysprosjekter for offentlige oppdragsgivere.
Det var ikke nok. Kommunen hadde ikke vist hvilke egenskaper ved oppdragene som gjorde erfaringene samlet sett like nyttige. Forklaringen var særlig viktig for referansene som delvis gjaldt andre typer arbeid.
KOFA understreket at også lik poengsum må begrunnes. Det gjelder særlig når tilbudene ligger tett i samlet poengsum, slik de gjorde her.
Mangelfull forklaring – ikke fastslått feil poengsum
KOFA kunne ikke kontrollere om evalueringen var lovlig ut fra forklaringen kommunen hadde gitt. Det var i seg selv et regelbrudd.
Nemnda slo altså ikke fast at On Energi skulle hatt flere poeng eller vunnet konkurransen. Kommunen måtte lage en ny begrunnelse som forklarte hvorfor de ulike referanseoppdragene samlet sett hadde lik overføringsverdi. KOFA tok ikke stilling til de øvrige innvendingene.
Hva bør du gjøre før tildelingsbrevet sendes?
Har dere gitt ulike referanser samme poengsum, bør begrunnelsen svare på tre spørsmål:
- Hvilken erfaring viser referanseoppdragene?
- Hvordan er erfaringen nyttig for arbeidet dere skal kjøpe?
- Hvorfor er erfaringene samlet sett like verdifulle, selv om oppdragene er forskjellige?
Like poeng er ikke problemet i seg selv. Problemet oppstår når leverandørene ikke kan forstå hvorfor tilbudene er vurdert som like gode.
Les KOFA 2024/687.
Vil du lære mer? Kurset «Innsyn, omgjøring og klage» går 16.11. Se kurskalenderen.