Ruter lot leverandørene konkurrere på både pris og kvalitet, men forhandlet bare om pris. Leverandøren som ledet, beholdt prisen og tapte. KOFA godtok fremgangsmåten. Kvaliteten var godt nok avklart, og alle hadde fått samme type tilbakemelding.
Ruter skulle kjøpe et flåtestyringssystem for delt mobilitet – et digitalt system for oversikt over kjøretøy og bruken av dem. Tre leverandører leverte tilbud og demonstrerte løsningene sine. Kvalitet skulle telle 60 prosent, pris 40 prosent.
Etter demonstrasjonene mente Ruter at kvaliteten var godt nok avklart. Selskapet inviterte derfor leverandørene til å levere nye priser, uten å åpne for endringer i løsningene.
Vianova fikk vite at selskapet lå best an både på pris og samlet. Nivel fikk beskjed om at tilbudet lå i midten på pris og svakest samlet.
Vianova beholdt prisen. Nivel satte sin betydelig ned og vant.
Måtte Ruter også forhandle om kvalitet?
Vianova mente forhandlingene var urettferdige. Beskjeden om å ligge best an ga ikke samme oppfordring til å kutte prisen som beskjeden Nivel fikk. Vianova mente også at informasjon om plasseringen på kvalitet ville ha påvirket prisstrategien.
KOFA ga ikke Vianova medhold.
En konkurranse med forhandling innebærer ikke en ubetinget plikt til å forhandle om alt. Ruter hadde dessuten opplyst på forhånd at kontrakten kunne tildeles uten forhandlinger. Leverandørene kunne derfor ikke regne med å få forhandle om alle deler av tilbudet.
KOFA godtok også Ruters vurdering av kvaliteten. De skriftlige tilbudene og demonstrasjonene ga tilstrekkelig informasjon. Alle løsningene var vurdert som gode nok, og ytterligere kvalitetsforhandlinger ville neppe påvirket tilbudene eller vurderingen av dem.
Lik informasjon kan gi ulik motivasjon
Alle leverandørene fikk samme type informasjon: egen plassering på pris og samlet. Alle fikk også vite at plasseringen var foreløpig og kunne endre seg etter nye pristilbud.
KOFA påpekte at en svak plassering gjerne gir sterkere motivasjon til å forbedre tilbudet. Det er ikke i seg selv forskjellsbehandling. Også leverandøren som leder, må vurdere om prisen bør ned.
Men avgjørelsen gir ikke fritt frem til alltid å droppe kvalitetsforhandlinger. Viktige svakheter i tilbudene, uklare konkurransedokumenter eller ulik behandling kan gjøre at oppdragsgiver må veilede leverandørene. KOFA fant ikke slike forhold her.
Hva med den kraftige prisreduksjonen?
Ruter godtok ikke den nye prisen uten videre. Selskapet ba Nivel forklare reduksjonen og bekrefte at leveransen var uendret.
Nivel hadde allerede en kontrakt med en av kommunene. Mye av infrastrukturen var derfor på plass, og det kostet lite ekstra å utvide leveransen. Ruter var også en strategisk viktig kunde. KOFA mente forklaringen var tilstrekkelig. Stor prisforskjell var ikke alene grunn til å avvise tilbudet.
KOFA fant heller ikke grunnlag for klagen på kvalitetsevalueringen. Feil i poengoversiktene var rettet og hadde ikke påvirket sluttresultatet.
Hva gjør du i neste konkurranse?
Før du begrenser forhandlingene til pris, vurder om kvaliteten faktisk er godt nok avklart, og om leverandørene trenger veiledning. Gi samme type informasjon til alle, og gjør det tydelig at en foreløpig plassering kan endre seg.
For leverandøren er lærdommen enkel: En foreløpig førsteplass er ikke en seier.
Les KOFA 2026/1041.
Vil du lære mer? Kurset «Konkurranse med forhandlinger» går 09.11. Se kurskalenderen.