Halvorsen Anlegg ville få asbestgodkjenning før arbeidet startet. Men Levanger kommune krevde dokumentasjon allerede med tilbudet. KOFA-sekretariatet mente kravet var tydelig og saklig begrunnet. Klagen på avvisningen førte ikke frem.
Levanger kommune skulle inngå en rammeavtale for maskinentreprenørtjenester – en avtale om oppdrag kommunen kunne bestille etter behov. Arbeidet omfattet blant annet vannlekkasjer, reparasjon av ledninger og veivedlikehold.
Kommunen stilte krav om godkjenning for arbeid med asbest. Dokumentasjonen skulle følge tilbudet.
Halvorsen Anlegg leverte ikke godkjenningen. Selskapet mente den kunne komme på plass før arbeidene startet. Kommunen avviste tilbudet, og selskapet klaget.
KOFA-sekretariatet mente klagen klart ikke kunne føre frem og avviste den. Saken ble dermed ikke behandlet av selve nemnda.
Hvorfor kunne ikke godkjenningen vente?
Utgangspunktet er at krav til det som skal leveres, skal oppfylles når kontrakten gjennomføres. Men oppdragsgiver kan fastsette et tidligere tidspunkt i konkurransegrunnlaget – dokumentene som beskriver konkurransen og kravene.
Her sto det uttrykkelig:
«Dokumentasjon på godkjenninger for arbeid med asbest skal vedlegges tilbudet.»
Sekretariatet mente derfor at godkjenningen måtte være på plass allerede da tilbudet ble levert. Et løfte om å få den før arbeidsstart var ikke nok.
Kravet var dessuten tydelig angitt som et minimumskrav. Konkurransegrunnlaget varslet at manglende oppfyllelse kunne føre til avvisning. Sekretariatet vurderte mangelen som et vesentlig avvik – et brudd på konkurransens krav som gjorde at kommunen måtte avvise tilbudet.
Var det nødvendig å kreve godkjenningen så tidlig?
Halvorsen Anlegg mente asbestarbeid bare var en avgrenset del av avtalen. Godkjenningen kunne derfor innhentes før et eventuelt asbestoppdrag.
Kommunen viste til at arbeid på eldre ledningsnett kunne oppstå uventet. Ved akutte hendelser kunne leverandøren måtte stille innen 45 minutter. Da måtte godkjenningene allerede være på plass.
Sekretariatet mente dette ga en saklig begrunnelse for kravet, selv om det begrenset hvem som kunne delta.
Hva med en underleverandør?
En av leverandørene som fikk avtale, hadde ikke egen godkjenning. Men denne leverandøren hadde dokumentert at den skulle bruke en underleverandør som oppfylte kravet.
Det var derfor ikke forskjellsbehandling. Forskjellen lå i hva leverandørene hadde dokumentert i tilbudene sine.
Hva bør du gjøre annerledes?
Som innkjøper bør du skille tydelig mellom krav som må oppfylles ved tilbudslevering, og krav som først gjelder når arbeidet starter. Krever du tidlig oppfyllelse, må du kunne forklare hvorfor det er nødvendig.
Som leverandør bør du kontrollere tre ting: Hva kreves? Når må det være på plass? Hva må legges ved tilbudet?
I denne saken var det ikke nok å kunne bli klar til arbeidsstart. Godkjenningen måtte være på plass og dokumentert med tilbudet.
Les avgjørelsen i KOFA 2025/1532.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.