Politiets IT-enhet ba konsulentformidlere beskrive kompetansen sin under kvalitetskriteriet. Men beskrivelsen skulle ikke telle når tilbudene ble sammenlignet. KOFA mente dokumentene var uklare, og at feilen ga plikt til å avlyse konkurransen.
Politiets IT-enhet skulle kjøpe konsulenttjenester til produktutvikling i politiet. Ework Group Norway leverte tilbud på én av delene av anskaffelsen, men nådde ikke opp. Selskapet klaget til KOFA.
Et sentralt spørsmål var hva politiet egentlig hadde bedt konsulentformidlerne om. Dette er leverandører som formidler konsulenter fremfor å tilby egne ansatte.
Under tildelingskriteriet «Kvalitet» – det politiet skulle bruke til å sammenligne kvaliteten på tilbudene – sto et eget punkt for disse leverandørene. De skulle beskrive kompetansen sin på å gjennomføre konsulentanskaffelser etter anskaffelsesregelverket.
Men politiet mente ikke at denne beskrivelsen skulle telle i sammenligningen.
Et krav, men ikke noe som ga uttelling
Politiets IT-enhet forklarte at punktet bare skulle sikre at konsulentformidlerne kjente regelverket. Det var ment som et minstekrav, altså noe leverandøren måtte oppfylle, ikke noe som skulle gi bedre uttelling enn konkurrentene.
Politiet hadde heller ikke vurdert beskrivelsen som en del av kvaliteten på tilbudet.
Problemet var at dokumentene kunne leses annerledes. Punktet sto under overskriften «Kvalitet». Leverandørene ble bedt om å beskrive kompetansen sin. Begge deler kunne gi inntrykk av at beskrivelsen skulle telle når tilbudene ble sammenlignet.
Bilagene gjorde ikke svaret tydeligere
Konkurransegrunnlaget viste til flere bilag som grunnlag for kvalitetsvurderingen. Noen steder sto det uttrykkelig at et punkt skulle inngå i vurderingen. For kravet til konsulentformidlere manglet en slik presisering.
KOFA så også at ikke alle leverandørene var konsulentformidlere. Det talte mot at punktet skulle brukes til å sammenligne tilbudene. Likevel gjorde plasseringen og formuleringen det uklart hva leverandørene skulle legge til grunn.
Det avgjørende var altså ikke bare hva politiet hadde ment. Leverandørene måtte kunne forstå dokumentene på samme måte. KOFA mente kvalitetskriteriet ikke var klart nok.
Uklarheten kunne ha påvirket tilbudene
KOFA mente feilen kunne ha påvirket hvordan leverandørene skrev tilbudene. Den kunne også ha fått andre leverandører til å la være å delta. Feilen kunne ikke rettes på annen måte enn ved avlysning.
Kontraktene var allerede signert da saken kom til KOFA. Nemnda slo fast regelbruddet og vurderte ikke de øvrige klagepunktene.
Skill mellom å oppfylle og å konkurrere
Før du publiserer konkurransen, les kravene og bilagene samlet. For hver beskrivelse du ber om: Skal den bare vise at et krav er oppfylt, eller skal den telle når du sammenligner tilbudene?
Skriv svaret tydelig, og sjekk at plasseringen i dokumentene gir samme beskjed. Leverandørene skal ikke måtte gjette hva som gir uttelling.
Les KOFA 2024/602, avgjort 12. desember 2024.