Equinor forklarte svakhetene i Red Wings tilbud, men ikke hva som gjorde vinnerens tilbud best. Det var ikke nok, mente KOFA. En begrunnelse må også vise hvorfor vinneren vant.
Equinor Energy skulle kjøpe verneklær og verneutstyr gjennom en rammeavtale. Fire leverandører leverte tilbud. Red Wing Norway var blant dem, men fikk ikke bli med videre til forhandlinger.
Equinor sendte Red Wing et brev som forklarte hvorfor. Selskapet pekte blant annet på svakheter innen produktutvikling, brukerstøtte, opplæring og organisering. Brevet ga også råd om hvordan Red Wing kunne forbedre fremtidige tilbud.
Senere vant Wenaas Workwear kontrakten. Da viste Equinor til det tidligere brevet og opplyste at Red Wings pris og tekniske løsninger var mindre attraktive enn vinnerens.
Det holdt ikke, mente KOFA.
Hva var bedre hos vinneren?
Problemet var ikke først og fremst lengden på forklaringen. Det var hva den handlet om.
Brevet Red Wing fikk før forhandlingene, beskrev forhold ved selskapets eget tilbud. Men det forklarte ikke hvilke egenskaper ved Wenaas’ tilbud som gjorde at dette tilbudet vant.
Heller ikke brevet om kontraktstildelingen ga den forklaringen. Å si at ett tilbud er mindre attraktivt enn et annet, forteller ikke hva forskjellen består i.
KOFA slo fast at Equinor hadde brutt plikten til å begrunne valget. De øvrige klagepunktene førte ikke frem. Nemnda mente at feilen kunne rettes ved å gi en tilfredsstillende begrunnelse.
Forklar forskjellen – ikke bare svakheten
Begrunnelsen skal gjøre leverandørene i stand til å forstå valget og vurdere om konkurransen har fulgt reglene.
Derfor må du beskrive egenskapene ved tilbudet som vant, hvordan dere vurderte dem, og hvorfor de skilte dette tilbudet fra de andre. Forklaringen må følge tildelingskriteriene – altså det dere på forhånd sa at tilbudene skulle konkurrere på.
Tilbakemeldinger om taperens tilbud kan være nyttige. Men de erstatter ikke forklaringen på hvorfor vinneren vant.
Sjekk brevet før du sender
Les begrunnelsen med leverandørens øyne:
- Hvilke konkrete egenskaper gjorde vinnerens tilbud best?
- Hvordan vurderte dere disse egenskapene under kriteriene?
- Kommer forskjellene mellom tilbudene tydelig frem?
Hvis brevet bare ramser opp svakheter hos den som tapte, mangler en viktig del av forklaringen.
Les avgjørelsen i KOFA 2024/1099.
Ikke stopp ved hvorfor ett tilbud tapte. Vis også hvorfor det andre vant.