Sykehusinnkjøp sendte først beskjed om kontraktstildelingen bare til vinneren. De andre tilbudene var avvist. Det var likevel feil, mente KOFA: Alle som hadde levert tilbud, skulle få beskjed samtidig.
Sykehusinnkjøp HF skulle kjøpe en publiseringsløsning for metodebøker. Tre leverandører leverte tilbud. To av tilbudene ble avvist.
Da Sykehusinnkjøp valgte Sunnsoft Publishing som vinner, sendte foretaket først beskjeden bare til selskapet som vant. De to andre leverandørene ble utelatt fordi tilbudene deres var avvist.
Det var et brudd på regelverket, kom KOFA til. Det gjaldt selv om avvisningen av Netpowers tilbud var lovlig.
Avvist betyr ikke ute av mottakerlisten
Regelen er enkel: Alle som har levert tilbud, skal få skriftlig beskjed om hvem som får kontrakten. Beskjeden skal sendes samtidig, før kontrakten inngås.
Dette omfatter også leverandører som har fått tilbudet sitt avvist. Du kan altså ikke begrense mottakerlisten til dem som fortsatt var med i vurderingen av hvem som skulle vinne.
Beskjeden skal forklare valget og opplyse om karensperioden. Det er ventetiden før oppdragsgiver kan signere kontrakten, slik at leverandørene får mulighet til å reagere på valget.
Ny utsendelse fjernet ikke feilen
Den første beskjeden gikk til vinneren 31. juli. Den 4. august sendte Sykehusinnkjøp et nytt brev, denne gangen til alle tre leverandørene.
Det nye brevet oppfylte de øvrige kravene til innhold og utsendelse. Kravet til lengden på ventetiden før kontraktsinngåelse var også oppfylt.
Men den nye utsendelsen endret ikke at leverandørene først hadde fått beskjed på ulike tidspunkter. KOFA konstaterte derfor et regelbrudd. Feilen hadde ikke påvirket resultatet i konkurransen.
Avvisningen var likevel lovlig
Netpower hadde også klaget på at tilbudet ble avvist. På dette punktet fikk selskapet ikke medhold.
Tilbudet oppfylte ikke et minstekrav til hvor enkel løsningen skulle være å bruke. KOFA mente kravet var absolutt, og at Sykehusinnkjøp derfor måtte avvise tilbudet.
Netpower hadde dessuten knyttet leveringsfristen til flere forutsetninger. Blant annet skulle alle milepæler flyttes dersom kontrakten ble signert senere enn datoen selskapet hadde satt. KOFA mente dette var et forbehold mot den fastsatte leveringsdagen. Det ga også grunnlag for avvisning.
Sjekk mottakerlisten før du sender
Lærdommen i KOFA 2026/1434 er konkret: Kontroller mottakerlisten mot oversikten over alle som leverte tilbud, ikke bare dem som fortsatt konkurrerer om kontrakten.
Et avvist tilbud skal ut av konkurransen – ikke ut av mottakerlisten.