Oslo kommune ba om CV-er for å vurdere leverandørenes oppdragsforståelse. En leverandør leverte mange CV-er, en annen bare to. KOFA mente kriteriet var så uklart at feilen bare kunne rettes ved å avlyse konkurransen.
Oslo kommune skulle inngå en rammeavtale om håndverkertjenester gjennom Kulturetaten. En rammeavtale lar kommunen bestille arbeid etter behov i en periode. Arbeidet gjaldt rehabilitering av kulturhistoriske bygninger, og de fleste av dem er fredet.
Kommunen brukte tre tildelingskriterier for å velge vinner. Det er de tingene tilbudene konkurrerer på. Her var det oppdragsforståelse, klima og miljø og pris. Oppdragsforståelse veide tyngst, med 50 prosent.
Kriteriet var beskrevet slik: «Organisering i oppdrag, hvor tilbudt bemanning vil bli evaluert». Leverandørene skulle dokumentere det med «CV-er, med referanseprosjekter».
Kommunen fikk 13 tilbud. Ansnes Entreprenør ble nummer fire og klaget til KOFA. KOFA mente kriteriet var for uklart.
Hvem skulle ha CV?
Avtalen dekket mange faggrupper, blant annet tømrer, murer, elektriker og maler. Listen var ikke fullstendig, og kommunen kunne bestille flere typer personell ved behov.
En leverandør spurte hvilke roller kommunen ville ha CV-er for. Kommunen svarte: «Alle som knyttes inn i prosjektene».
KOFA mente at svaret ikke løste problemet. Gjaldt det bare personell som avtalen helt sikkert dekket? Eller gjaldt det også alle som kanskje kunne bli brukt senere? Og skulle leverandøren levere CV for hver person, eller holdt det med én per faggruppe?
Tilbudene viste problemet. Klageren leverte mange CV-er. En av vinnerne leverte to. Da er det vanskelig å sammenligne tilbudene.
Hva ga poeng?
Kriteriet sa heller ikke hvordan CV-ene skulle vurderes. Det sa heller ikke hva ved et referanseprosjekt som ga uttelling. Et referanseprosjekt er et tidligere oppdrag som skal vise hva personen kan.
Kommunen svarte også at underleverandører skulle dokumentere «CV og oppdragsforståelse». KOFA mente at dette ga «mindre klarhet». Det gikk ikke frem hvordan leverandørene skulle dokumentere begge deler.
Konkurransegrunnlaget la vekt på erfaring med vernede bygg. Men det var ifølge KOFA «ikke tilstrekkelig til å gjøre det klart hvordan CV-ene vil bli evaluert».
Feilen kunne ikke repareres
Tildelingskriterier skal være klare. Alle seriøse leverandører skal forstå hva som blir vurdert, og forstå det på samme måte. Er konkurransegrunnlaget uklart, er det oppdragsgiver som bærer risikoen.
KOFA kom til at kommunen hadde brutt dette kravet. Ifølge KOFA kunne feilen bare rettes ved å avlyse konkurransen. Grunnen er lett å se: Når leverandørene har levert tilbud ut fra ulike forståelser av kriteriet, hjelper det ikke å evaluere tilbudene på nytt.
Slik gjør du det i stedet
Ber du om CV-er i et tildelingskriterium, må leverandøren kunne finne svar på tre spørsmål i konkurransegrunnlaget:
- Hvilke roller skal ha CV?
- Hva i CV-en gir poeng?
- Hva gjør et referanseprosjekt relevant?
Tenk deg at du skriver: Lever CV for prosjektleder og én fagarbeider per faggruppe. Vi gir uttelling for erfaring med fredede bygg. Da vet alle hva de skal levere, og du får tilbud du kan sammenligne.
Les hele avgjørelsen i KOFA 2024/1990.
Kan to seriøse leverandører lese kriteriet og levere helt ulike ting? Da er det kriteriet som er problemet.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 13.10. Se kurskalenderen.