Vinneren fikk 9,99 poeng, taperen 9,92. Brevet sa bare at vinneren fikk «eit lite trekk» for rapporteringssystemet. Det var for lite, mente KOFA. Når det er jevnt, må du forklare hva forskjellen faktisk er.
Nordfjord Miljøverk IKS skulle kjøpe transport og behandling av restavfall fra fem kommuner. Det ble en rammeavtale verdt rundt 35 millioner kroner. Pris telte 80 prosent og kvalitet 20 prosent.
Tre leverandører leverte tilbud. Geminor hadde best kvalitet, og Norsk Råvare hadde lavest pris. Til sammen fikk Norsk Råvare 9,99 poeng og Geminor 9,92. Jevnere blir det knapt.
Hva sto i brevet?
Tildelingsmeldingen er brevet som forteller leverandørene hvem som vant og hvorfor. Her sto det at vinneren fikk «eit lite trekk i høve rapporteringssystem, då dette var noko betre beskrive hjå Geminor».
Geminor klaget til KOFA og fikk delvis medhold i KOFA 2024/364.
KOFA mente begrunnelsen var for tynn. Den sa hvor forskjellen lå, men ikke hva den besto i. Geminor kunne derfor ikke vurdere om den lavere prisen veide opp for kvalitetsforskjellen.
Jo jevnere konkurransen er, jo strengere er kravet til begrunnelsen. I denne saken mente KOFA at det måtte stilles «forholdsvis strenge krav».
Forklaringen kom for sent
Først i saken for KOFA forklarte miljøverket hva forskjellen var. Med Geminors elektroniske løsning kunne miljøverket hente statistikk og rapporter selv. Hos vinneren måtte rapportene bestilles manuelt.
Det hjalp ikke. KOFA vurderer begrunnelsen slik den står i tildelingsmeldingen. Det var den leverandørene hadde å gå etter da de skulle bestemme seg for om de ville klage. Forklaringer som kommer senere, eller som bare står i den interne evalueringen, teller ikke.
«Tilstrekkelig» er ikke en vurdering
KOFA fant også en annen feil. Geminor pekte på forskjeller som miljøverket ikke hadde vurdert godt nok.
Geminor tilbød balling som reserveløsning. Det betyr å pakke avfallet i baller, slik at det kan lagres og fraktes på flere måter. Miljøverket skrev bare at vinnerens reserveløsning var «tilstrekkelig». Hvorfor den var like god som Geminors løsning, ble ikke forklart.
Vinneren skulle kjøre avfallet til Østlandet, over fjellovergangene. Miljøverket sa at stengte veier om vinteren ikke hadde vært et problem før. Men det gikk ikke frem om transporten tidligere hadde gått over de samme fjellovergangene.
Dermed kunne KOFA ikke kontrollere om evalueringen var riktig. Det er et brudd på prinsippet om etterprøvbarhet. Det betyr at vurderingene dine må være dokumentert så godt at andre kan kontrollere dem i ettertid.
Geminor mente også at selve poengmodellen var ulovlig, fordi kvalitetsforskjellen ga så lite utslag. Den delen av klagen førte ikke frem. Hvor mye en forskjell skal telle, er opp til oppdragsgiverens faglige skjønn.
KOFA kom til at feilene kunne ha påvirket utfallet. Geminor fikk derfor klagegebyret tilbake.
Hva gjør du i morgen?
Les tildelingsmeldingen som om du var den som tapte. Forstår du hvorfor du tapte, bare ved å lese brevet?
Skriv hva forskjellen faktisk er, ikke bare hvor den ligger. For eksempel: Vinneren fikk trekk fordi rapporter må bestilles manuelt. Den andre leverandøren lar oss hente rapportene selv.
En god begrunnelse peker ikke bare på forskjellen. Den forklarer den.
Vil du lære mer? Kurset «Evalueringsmodeller og poengsystemer» går 20.10. Se kurskalenderen.