En feil formel i miljøskjemaet fikk transporten til å telle nesten ingenting. Sunnfjord Miljøverk ville rette feilen etter tilbudsfristen. KOFA sa nei. Feilen var ikke åpenbar, og den kunne ha påvirket hvilket anlegg en leverandør tilbød. Da må konkurransen avlyses.
Sunnfjord Miljøverk skulle kjøpe transport og behandling av restavfall. Avfallet skulle fraktes til et forbrenningsanlegg som utnytter energien fra avfallet.
Tre leverandører leverte tilbud. Pris telte 55 prosent, kvalitet 15 prosent og klima og miljø 30 prosent.
Et regneark ga miljøpoengene
Miljøpoengene ble regnet ut i et Excel-skjema som miljøverket hadde laget. Leverandørene fylte inn hvilke drivstoff kjøretøyene skulle bruke, hvor langt unna anlegget lå og hvor mye energi anlegget leverte. Skjemaet regnet så ut et enkelt regnskap: fossil energi brukt på transport, minus fossil energi som anlegget erstattet. Lavest tall ga best uttelling.
Feilen lå i en formel leverandørene ikke fylte ut selv. Tallet 10,1 gjør om liter diesel til kWh, og det skulle bare brukes på transporten. Ved en feil ble anleggets energi også ganget med 10,1, selv om den allerede var oppgitt i kWh. Dermed telte anlegget langt mer enn det skulle, og transportavstanden svært lite.
Feilen ble oppdaget etter at vinneren var valgt. Miljøverket rettet formelen, evaluerte på nytt og ga kontrakten til en annen leverandør. To leverandører klaget og mente konkurransen måtte avlyses.
Var feilen så åpenbar at den kunne rettes?
Miljøverket mente leverandørene burde ha skjønt at det ikke gir mening å regne om tall som allerede er i kWh. Konkurransegrunnlaget hadde dessuten et forbehold om at det kunne være feil i formlene.
KOFA var ikke enig. Leverandører ser naturlig på tallene de legger inn og tallene som kommer ut, ikke på oppdragsgivers formler i bakgrunnen. Forbeholdet var standardtekst og endret ikke dette. Ingen av de tre leverandørene hadde heller oppdaget feilen.
Hadde feilen vært åpenbar for enhver normalt påpasselig leverandør, kunne svaret blitt et annet. Da kan avlysning være en for streng reaksjon.
Kunne feilen ha påvirket tilbudene?
En feil fører ikke automatisk til avlysning. Det må være en reell og konkret mulighet for at feilen har påvirket hvem som deltok eller hvem som vant. KOFA kaller det «en nærliggende faktisk mulighet». En teoretisk mulighet er ikke nok.
Skjemaet lot leverandørene prøve seg frem med ulike anlegg og avstander. Norsk Gjenvinning Downstream samarbeider med flere anlegg. Selskapet forklarte at det ville ha tilbudt et anlegg med kortere avstand, eller en lavere pris, hvis formelen hadde vært riktig. En intern e-post dagen før tilbudsfristen viste at de visste at «anlegget utgjør en mye større del av det totale miljøregnskapet enn transporten».
E-posten beviste ikke at selskapet hadde testet andre anlegg. Men KOFA mente det ikke kunne utelukkes at kunnskapen hadde styrt hvilke anlegg selskapet valgte å tilby. Det var nok.
Derfor måtte konkurransen avlyses
Leverandørene skal vite på forhånd hvordan tilbudene blir vurdert, og alle skal vurderes likt. Å rette formelen etter fristen ville endre målestokken etter at minst én leverandør kan ha tilpasset seg den gamle. KOFA kom derfor til at miljøverket plikter å avlyse konkurransen. Les hele avgjørelsen i KOFA 2025/0652.
Lærdommen
Tenk deg at regnearket ditt er en del av konkurransegrunnlaget. Formlene i det er altså en del av spillereglene. Før du kunngjør, bør du fylle inn noen realistiske tilbud og spørre: Gir resultatet mening? Teller transport og anlegg så mye som vi har tenkt?
Et forbehold om formelfeil redder deg ikke når feilen kan ha styrt tilbudene. Feilen må fanges opp før tilbudsfristen.
Vil du lære mer? Kurset «Evalueringsmodeller og poengsystemer» går 20.10. Se kurskalenderen.