Universitetet i Tromsø lot leverandørene lage sitt eget prisskjema. Det var lov. Men konkurransegrunnlaget sa ikke klart hva som skulle prises. KOFA mente priskriteriet var ulovlig uklart, og at konkurransen må avlyses.
Universitetet i Tromsø skulle kjøpe 60–64 dentale uniter til Universitetstannklinikken. En unit er tannlegestolen med utstyret som hører til. Anskaffelsen var anslått til 18 millioner kroner.
Pris skulle telle 50 prosent. Men universitetet laget ikke noe prisskjema. Leverandørene skulle lage sitt eget.
Det var i seg selv lov. Problemet var alt som ikke sto i konkurransegrunnlaget.
KOFA kom til at priskriteriet var ulovlig uklart, og at universitetet må avlyse konkurransen. Les avgjørelsen i KOFA 2025/0665.
Hva var uklart?
Et tildelingskriterium er det du bruker for å kåre vinneren, for eksempel pris eller kvalitet. Leverandørene må forstå hva de konkurrerer på. Og tilbudene må kunne sammenlignes på like vilkår.
Her var prisen delt i tre: unitene, opsjoner, og reservedeler, garanti og service. En opsjon er en rett for deg som kjøper til å kjøpe mer senere, for eksempel kameraer eller skannere.
Flere steder sto det at det «ønskes tilbud på en opsjon». Under priskriteriet sto det at opsjoner omfattet «for eksempel turbiner, vinkelstikker, skanner, intraoralt kamera». KOFA mente leverandørene da kunne forstå det slik at de selv kunne velge om de ville prise opsjonene.
Det samme gjaldt demontering av de gamle unitene. En leverandør spurte om dette skulle med i prisskjemaet. Universitetet svarte at leverandøren «kan gi tilbud om demontering av gamle uniter og det er universitetet som kan bestemme å bruke det eller ikke». Igjen: valgfritt.
I tillegg sto det ikke om leverandørene skulle oppgi totalpris eller pris per unit. Det sto heller ikke hvordan uniter med røntgen eller med høyre- og venstrebetjening skulle prises, eller hvilke reservedeler som skulle ha pris.
Hvorfor er det et problem?
Tenk deg at én leverandør priser kameraer og skannere, mens en annen lar være. Hvem er billigst på opsjoner? Det går ikke å svare på. Du sammenligner ikke like ting.
Konkurransegrunnlaget sa heller ingenting om hvordan slike ulike tilbud skulle vurderes mot hverandre. Samlet mente KOFA at priskriteriet på flere punkter la opp til prisskjemaer som ikke kunne sammenlignes objektivt.
Hvorfor måtte konkurransen avlyses?
Å avlyse betyr å stoppe konkurransen uten å tildele kontrakt. Det må du gjøre når feilen ikke kan rettes på annen måte, og det er en reell mulighet for at den har påvirket hvem som vant eller hvem som deltok.
KOFA mente feilen gjaldt «en helt sentral forutsetning for anskaffelsen»: hvordan tilbudene skulle sammenlignes. Det kan ikke repareres i evalueringen etterpå. Eneste løsning var å avlyse.
Klageren, Unident, hadde også andre innvendinger mot konkurransen. Dem tok KOFA ikke stilling til.
Dette gjør du annerledes
Lar du leverandørene lage eget prisskjema, må du fortsatt bestemme hva som skal prises. Les gjennom teksten og se etter ord som «ønskes», «kan» og «for eksempel». Skal noe telle i prisen, skriv at det skal prises.
Vær konkret. Skriv for eksempel at alle opsjonene i et bestemt punkt skal prises, og at du vil ha både pris per enhet og totalpris.
Still deg ett spørsmål før kunngjøring: Får jeg tilbud jeg kan legge ved siden av hverandre og sammenligne likt?
Eget prisskjema er lov. Uklar pris er det ikke.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 13.10. Se kurskalenderen.