Har du krevd sertifikat som dokumentasjon for et miljøledelsessystem, kan et svar om at bare sertifikat godtas, stenge en ventil som forskriften pålegger deg å holde åpen. Ventilen gjelder leverandører som uten egen skyld ikke kan skaffe attest innen fristen. Den alternative dokumentasjonen må vise et reelt og etablert system.
Hva sier regelen?
Anskaffelsesforskriften § 16-7 tredje ledd inneholder en ventilregel. Den gjelder når en leverandør ikke har mulighet til å skaffe attest innen fristen, og det ikke skyldes leverandøren selv. Da skal oppdragsgiver godta annen dokumentasjon for tilsvarende miljøledelsestiltak.
Fagboken fremhever at dette er en plikt, ikke bare en mulighet. I KOFA-sak 2025/0555 fant nemnda brudd fordi konkurransegrunnlaget ikke ga rom for denne dokumentasjonsadgangen. Boken peker på at både taushet i konkurransegrunnlaget og svar som avviser alternativ dokumentasjon, i praksis kan stenge ventilen. Det gjelder selv om selve miljøkravet er saklig begrunnet.
Les først ditt eget krav
Hvordan kravet er formulert, betyr mye. Noen konkurransegrunnlag krever at systemet skal være basert på ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende. Etter bokens omtale av KOFA 2022/1696 forutsetter et slikt krav at leverandøren reelt oppfyller standardens materielle krav. Formell sertifisering er da ikke nødvendigvis avgjørende.
Hvis kravet er formulert slik, kan et svar om at bare sertifikat godtas, gå lenger enn kravet selv. Ventilregelen får størst praktisk betydning når konkurransegrunnlaget uttrykkelig krever sertifikat som dokumentasjon.
Ventilen har klare grenser
Ventilen er ingen generell rett til å velge bort sertifisering. Kunne leverandøren ha fått attest i tide, men valgte å vente, gjelder den ikke.
Den alternative dokumentasjonen må dessuten vise et etablert og implementert system på tilbudstidspunktet. Det betyr miljømål, rutiner, ansvarsfordeling og metodikk for forbedring. En erklæring om at sertifisering pågår, eller en ren avkrysningsliste, er ikke nok.
DFØ anbefaler å åpne bredere for alternativ dokumentasjon, særlig av hensyn til små leverandører. Det er et faglig råd og ingen plikt utover selve ventilregelen.
Tenkt eksempel
En fylkeskommune kjøper vintervedlikehold. Den krever miljøledelsessystem dokumentert med gyldig sertifikat etter ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn. Et lokalt maskinentreprenørfirma har innført miljørutiner og bestilt sertifisering i god tid. Sertifiseringen kan likevel ikke gjennomføres før tilbudsfristen. Firmaet spør om det kan dokumentere kravet på annen måte.
Fylkeskommunen svarer at bare sertifikat godtas. Hvis forsinkelsen ikke skyldes firmaet, har fylkeskommunen da stengt en ventil den plikter å holde åpen. Både svaret og konkurransegrunnlaget kan angripes.
Praktisk råd: Skriv ventilen inn fra starten
Dette er et råd, ikke et lovkrav. Beskriv i konkurransegrunnlaget:
- hva som godtas i stedet for attest, for eksempel miljøpolicy, miljømål, rutiner for avvik og internrevisjon og hvem som har ansvaret
- at leverandøren må forklare hvorfor attest ikke kan legges frem, og hvordan tiltakene tilsvarer standarden
- hvilken standard du sammenligner med, og hvordan likeverdigheten vurderes
Da kan leverandørene forutse vurderingen, og svaret i spørsmålsrunden blir enkelt: Vis til punktet, og del svaret med alle. Du kan fortsatt avvise en leverandør hvis dokumentasjonen ikke viser tilsvarende tiltak. Avvisningen bygger da på en reell vurdering, ikke på at et papir mangler.
Kilde: FOA Pro-temaboken «Klima og miljø i offentlige anskaffelser», 6.4 Dokumentasjonskrav og godkjenning av likeverdighet.
Vil du lære mer? Miljøkrav og 30-prosentregelen – 19. november 2026.