Oslo kommune regnet ut en gjennomsnittlig timepris ut fra hvor mye hver konsulent skulle jobbe. Men leverandørene var ikke bundet av den fordelingen. KOFA mente priskriteriet var ulovlig, og at konkurransen måtte avlyses.
Oslo kommune skulle kjøpe en overordnet plan for teknisk infrastruktur, mobilitet og blågrønn struktur på Filipstad. Det er et konsulentoppdrag der ingen vet på forhånd nøyaktig hvor mange timer som trengs.
Kommunen la vekt på tre ting: pris (20 prosent), kompetanse og erfaring (40 prosent) og oppdragsforståelse (40 prosent). Syv leverandører leverte tilbud. Norconsult vant. Asplan Viak kom på andreplass, og det eneste som skilte de to, var prisen.
Asplan Viak klaget til KOFA. Klagen førte frem.
Slik ble prisen regnet ut
Leverandørene oppga en timepris for hver konsulent. De oppga også hvor stor andel av arbeidet hver konsulent skulle gjøre.
Kommunen brukte andelene til å regne ut en gjennomsnittlig timepris. Konsulenter som skulle jobbe mye, telte mer i snittet enn konsulenter som skulle jobbe lite. Leverandøren med lavest snitt fikk flest poeng.
Det høres fornuftig ut. Problemet lå i kontrakten.
Leverandøren var bare bundet av halve regnestykket
Kontrakten bygget på NS 8402. Det er en standardkontrakt for rådgivningsoppdrag der leverandøren som hovedregel får betalt for timene som faktisk går med.
Leverandørene var derfor bundet av timeprisene. Men de var ikke bundet av andelene. Hvem som gjorde hvor mye av jobben, kunne bli helt annerledes enn i tilbudet.
Tenk deg en leverandør med en dyr seniorrådgiver og en rimelig juniorkonsulent. I tilbudet står det at junioren skal gjøre det meste. Da blir snittprisen lav, og tilbudet får gode prispoeng. Når oppdraget starter, kan seniorrådgiveren likevel gjøre mesteparten av jobben. Og kommunen betaler for timene.
KOFA pekte på nettopp denne muligheten. Leverandørene var ikke bundet av snittprisen de hadde oppgitt. Den viste derfor ikke hva kommunen faktisk kom til å betale. Priskriteriet kunne ikke brukes til å finne det beste tilbudet, og var ulovlig.
Ikke en ny regel
KOFA har sagt det samme før. I KOFA 2019/370 ga en oppdragsgiver poeng for leverandørenes timeestimat, selv om kontrakten også der var NS 8402. Leverandørene var ikke bundet av estimatet, og kriteriet var ulovlig.
KOFA gjentok et prinsipp fra tidligere praksis: «Opplysninger fra tilbyderne om forhold som de ikke vil være kontraktsrettslig forpliktet av, må således anses irrelevant å legge vekt på i prisevalueringen.»
Derfor måtte konkurransen avlyses
Fordi prisen var det eneste som skilte de to beste tilbudene, var det klart at feilen kunne ha påvirket hvem som vant. KOFA kom derfor til at konkurransen måtte avlyses.
Les hele avgjørelsen i KOFA 2024/480.
Hva gjør du annerledes?
Gå gjennom hvert tall som påvirker prispoengene, og spør: Er leverandøren bundet av dette i kontrakten?
Er svaret nei, skal tallet ikke gi poeng. Da må du enten gjøre tallet bindende i kontrakten, eller bygge prisevalueringen på noe annet. Du kan for eksempel bestemme fordelingen mellom konsulentene selv, likt for alle leverandørene.
En pris leverandøren ikke må holde seg til, er bare et anslag. Anslag gir ikke prispoeng.
Vil du lære mer? Kurset «Evalueringsmodeller og poengsystemer» går 20.10. Se kurskalenderen.