Leirfjord kommune skrev at vinnerne hadde «veldig god dokumentasjon» og en «mer omfattende og systematisk beskrivelse». KOFA mente det ikke var nok. Når konkurransen er jevn, må du vise hva i tilbudet som faktisk gjorde forskjellen.
Leirfjord kommune skulle inngå avtaler med flere leverandører av brukerstyrt personlig assistanse, BPA. Med BPA får personer med stort hjelpebehov faste assistenter og styrer selv hvordan hjelpen skal organiseres.
Kommunen fikk syv tilbud. Bare kvalitet skulle avgjøre. Leverandørene beskrev blant annet rutinene sine for HMS og hvordan de lærte opp assistenter og arbeidsledere.
Tre leverandører fikk kontrakt. Mio BPA fikk 9,33 poeng, mens beste tilbud fikk 10. Mio BPA klaget og fikk medhold i KOFA på ett punkt: Kommunen hadde ikke forklart godt nok hvorfor vinnerne var best.
Hva skrev kommunen?
I brevet om hvem som vant, skrev kommunen at alle tilbudene holdt høy kvalitet. Så forklarte den poengforskjellene. Vinnerne hadde:
- «veldig god dokumentasjon og en tydelig beskrivelse av sine HMS-systemer og internkontroll»
- en «mer omfattende og systematisk beskrivelse» av opplæringen
- «tydelige rutiner for varsling og opplæring med tilstedeværelse for assistenten»
Det høres kanskje greit ut. Men KOFA mente det ikke var nok.
Hvorfor holdt det ikke?
Begrunnelsen er til for leverandørene som tapte. De skal kunne vurdere om de har blitt behandlet riktig, og om det er grunn til å klage.
Kommunen hadde pekt på hvilke deler av tilbudene som skilte seg ut. Men den hadde ikke sagt hva vinnerne konkret tilbød, eller hvorfor det var bedre enn de andre tilbudene. Hva betyr egentlig en tydelig beskrivelse? Hva manglet hos dem som tapte? Det fikk ingen vite.
To forhold gjorde kravet til begrunnelsen ekstra strengt:
- Konkurransen var jevn. Kommunen skrev selv at forskjellene var små. Da må det komme tydelig frem hva som avgjorde.
- Kriteriet bygget på skjønn. Kvalitet er et bredt kriterium. KOFA viste til sin faste praksis: Jo mer skjønn, jo «strengere krav til begrunnelsen».
Slik kan det gjøres bedre
Tenk deg at kommunen skriver at leverandør A har en tydeligere beskrivelse av opplæringen. Det forteller bare at A er bedre, ikke hvorfor.
Sammenlign med en begrunnelse som forklarer at A gir nye assistenter opplæring med en erfaren kollega til stede de første vaktene, at B bare beskriver et digitalt kurs, og at kommunen mener opplæring med en kollega til stede gir tryggere oppstart for brukeren. (Eksemplet er laget for å illustrere og er ikke hentet fra saken.)
Den andre varianten viser hva A tilbød, hva B tilbød, og hvorfor forskjellen betyr noe. Det er det KOFA etterlyser.
Kommunen kan rette feilen ved å sende en ny begrunnelse som oppfyller kravene.
To klagepunkter førte ikke frem
Mio BPA mente også at kommunen skulle ha oppgitt hvor mye hvert av de tre kvalitetspunktene telte. KOFA var ikke enig. I denne konkurransen var det ikke krav om å oppgi vekten på forhånd, så lenge vektingen ikke ble overraskende. Her telte punktene likt, og hvert punkt hadde sin egen sidegrense. Leverandørene trengte derfor ikke prioritere ett punkt fremfor et annet.
Kommunen hadde også først gitt feil opplysninger om hvordan poengene ble satt, men rettet dette selv. Det var heller ikke et brudd.
Lærdommen
Skriv begrunnelsen slik at den som tapte, kan se nøyaktig hva vinneren tilbød og hvorfor det var bedre. Jo jevnere konkurransen er, desto mer konkret må du være.
KOFA 2025/1052, avgjort 2. september 2025.
Vil du lære mer? Kurset «Evalueringsmodeller og poengsystemer» går 20.10. Se kurskalenderen.