Stavanger kommune fant feil i evalueringen, kastet den og evaluerte alt på nytt. Da fikk en annen leverandør kontrakten. Flertallet i KOFA mente det var et brudd på regelverket: Feilene kunne rettes én for én.
Stavanger kommune skulle inngå en rammeavtale om tømrerarbeid på fredede og verneverdige bygg. Seks leverandører leverte tilbud. I april 2024 vant Byggmester Tjensvoll AS.
Så klaget Faber Bygg AS, som kom på andreplass. Kommunen gikk gjennom evalueringen og fant feil. Den valgte å se bort fra hele den første evalueringen og gjøre jobben på nytt. Nå vant en annen leverandør, HøieUeland AS. Tjensvoll falt ned til tredjeplass.
Både Faber Bygg og Tjensvoll klaget til KOFA. To av de tre nemndsmedlemmene mente at kommunen hadde gått for langt.
Hva var galt med den første evalueringen?
Kvaliteten ble vurdert ut fra BAS-en leverandøren tilbød. BAS-en er arbeidslederen som følger opp arbeidet på byggeplassen.
Flertallet fant to feil.
Den første feilen gjaldt tilgjengelighet. Ett av punktene i evalueringen var hvor godt BAS-en ville følge opp og være tilgjengelig på byggeplassen. Kravspesifikasjonen hadde allerede et minstekrav om én fast BAS. Leverandører som bare bekreftet at de oppfylte dette minstekravet, fikk full uttelling. Det var feil. Poengene skulle gis til de som tilbød mer enn minstekravet.
Den andre feilen gjaldt referansesjekken. Kommunen sjekket referanser bare for de to beste av seks leverandører, og sjekken påvirket poengene. Den var også gjort internt og ikke mot referanseprosjektene i tilbudene. Dermed ble ikke alle leverandørene behandlet likt.
Det kommunen selv mente var hovedfeilen, var derimot ingen feil. Kommunen mente det var galt å gi Tjensvoll uttelling for eget snekkerverksted og for engasjement i kulturminnevern. Flertallet mente at begge deler sa noe om BAS-ens kompetanse og erfaring. Derfor var det lov å legge vekt på det.
Feilene kunne rettes
Før kontrakten er signert, kan oppdragsgiver endre hvem som vinner hvis tildelingen bryter regelverket. Oppdragsgiver har til og med plikt til å rette feil. Men det er ikke adgang til «å endre den skjønnsmessige evalueringen av tilbudene i større grad enn feilen nødvendiggjør».
Begge feilene kunne rettes uten å røre resten:
- Tilgjengelighet: Se bort fra bekreftelsen av minstekravet. Vurder heller om leverandørene tilbød mer enn kravet. Kommunen hadde gitt hvert punkt en egen vekt, så det var lett å se hvordan poengsummen ville endre seg.
- Referanser: Enten se helt bort fra referansesjekken, eller sjekke referansene til alle leverandørene på samme måte, ut fra referanseprosjektene i tilbudene.
Flertallet mente derfor at kommunen var bundet av resten av den første evalueringen. Det var et brudd på regelverket å kaste hele evalueringen og vurdere alt på nytt. Kontrakten var ikke signert, så kommunen kan fortsatt rette de to feilene.
Det tredje nemndsmedlemmet kom frem til en annen begrunnelse. Det medlemmet mente at nemnda bare skulle vurdere den nye evalueringen, fordi det var den partene hadde klaget på. Medlemmet mente likevel at kommunen hadde gjort feil. I den nye evalueringen fikk Faber Bygg ekstra poengtrekk etter nye skjønnsvurderinger. Tilbudet ble også sammenlignet med «vinnende tilbud». Med evalueringsmetoden kommunen hadde valgt, skulle hvert tilbud vurderes for seg.
Tenk deg …
Tenk deg at du har gitt poeng til seks tilbud. Så oppdager du at ett av fire underpunkter er vurdert feil. Da retter du det ene punktet. Du gir ikke nye poeng på alt det andre, selv om du kanskje ville vurdert noe litt annerledes i dag.
Still tre spørsmål før du endrer en tildeling:
1. Hva er konkret feil, og hvorfor bryter det regelverket? 2. Kan feilen rettes uten å endre resten? 3. Hvilke poeng endres, og hvorfor bare de?
Les hele avgjørelsen i KOFA 2024/1410.
Den første evalueringen er ikke et utkast du kan skrive om. Den binder deg, bortsett fra det som faktisk er feil.
Vil du lære mer? Kurset «Innsyn, omgjøring og klage» går 16.11. Se kurskalenderen.