Trondheim kommune lot pris telle 40 prosent. Prisen var leverandørenes eget anslag over timebruk, og leverandøren kunne overskride det. KOFA mente et slikt anslag ikke kan avgjøre hvem som er billigst. Priskriteriet var ulovlig.
Trondheim kommune skulle kjøpe rådgivningstjenester til utbedring av 20 holdeplasser. Pris skulle telle 40 prosent.
Problemet var hva slags pris leverandørene konkurrerte på. Det var bare et anslag. KOFA kom til at priskriteriet var ulovlig.
Hva var problemet?
Leverandørene skulle lage et honorarbudsjett. Det er et anslag over hvor mange timer oppdraget vil ta, og hva det vil koste. Summen av budsjettet ble prisen i konkurransen.
Oppdraget skulle følge NS 8401. Det er en standardkontrakt for prosjekterings- og rådgivningsoppdrag. Etter den får rådgiveren betalt for timene som faktisk går med, hvis ikke fastpris er avtalt.
Kommunen hadde laget egne tilleggsregler. Budsjettet skulle være «realistisk og spesifisert». Men reglene ga samtidig leverandøren rett til å øke budsjettet hvis den varslet kommunen i tide om at det ville sprekke.
Kommunen mente budsjettet var et tak
Norconsult reagerte mens konkurransen pågikk og ba kommunen endre priskriteriet. Kommunen sa nei. Den mente oppdraget var godt beskrevet, og at leverandørene måtte holde seg til budsjettet.
Kommunen fikk sju tilbud og inngikk kontrakt med Structor Trondheim. Norconsult klaget til KOFA.
KOFA: Et anslag er ikke en pris
Priskriteriet skal hjelpe deg med å finne tilbudet som faktisk blir billigst for deg. Da må du evaluere det leverandøren er bundet av. KOFA kaller det «forpliktende sider ved tilbudet».
Kravet om et realistisk budsjett ga leverandørene tydelige føringer, mente KOFA. Men det gjorde ikke anslaget bindende. Leverandøren kunne varsle og få betalt for flere timer. Kontrakten sa heller ingenting om hva som skjer med leverandøren hvis budsjettet sprekker.
Budsjettet ga derfor bare «en indikasjon på sannsynlig timeforbruk». Da kunne det ikke brukes til å peke ut det laveste tilbudet.
Tenk deg dette
To leverandører har samme timepris. Leverandør A anslår færre timer enn B og vinner på pris. Når jobben er i gang, varsler A at det trengs flere timer.
Kommunen kan da ende opp med å betale mer enn den ville gjort med B. Evalueringen har pekt ut en vinner på grunnlag av et tall som ikke holdt.
Hva gjør du i stedet?
Still deg ett spørsmål før du kunngjør: Er leverandøren bundet av tallet jeg evaluerer?
Er svaret nei, bør ikke tallet avgjøre prisen. Norconsult pekte selv på to vanlige løsninger da de skrev til kommunen:
- Evaluer bare timeprisene.
- Fyll selv inn et fast antall timer som bare brukes til å sammenligne tilbudene.
Vil du likevel evaluere leverandørens eget anslag, må anslaget være noe leverandøren faktisk må holde seg til.
Du kan bare konkurrere på en pris leverandøren må holde.
Vil du lære mer? Kurset «Evalueringsmodeller og poengsystemer» går 20.10. Se kurskalenderen.