Bjørnafjorden kommune leide helsevikarer for over 31 millioner kroner uten å kunngjøre. Kommunen mente den slapp å kunngjøre før 7,8 millioner kroner. KOFA mente grensen var 1,3 millioner, og at tre av kommunens enheter hadde brutt regelverket.
Bjørnafjorden kommune trengte helsevikarer. Sykehjem, hjemmetjenester og tilrettelagte tjenester manglet folk og ringte vikarbyråer når behovet oppsto. Hver bestilling var liten. Men fra februar 2023 til august 2025 ble det til sammen 31 910 772 kroner. Ingen av kjøpene ble kunngjort.
Vikarbyrået Konstali Helsenor klaget saken inn for KOFA. Byrået mente kommunen hadde gjort ulovlige direkte anskaffelser, altså kjøpt uten konkurranse selv om kjøpet skulle vært kunngjort.
To grenser – og kommunen valgte feil
Om du må kunngjøre et kjøp, avhenger av hvor mye det er verdt. Grensen kalles terskelverdi. Grensen er ikke den samme for alle typer tjenester.
Kommunen mente helsevikarer var helse- og sosialtjenester. Da må kjøpet først kunngjøres når verdien passerer 7,8 millioner kroner.
KOFA var uenig. Når du leier en vikar, kjøper du ikke selve helsetjenesten. Du kjøper at byrået finner en person og stiller vedkommende til disposisjon. Vikaren er ansatt og lønnet av byrået. Behovet ditt er midlertidig bemanning.
KOFA kom derfor til at helsevikarer hører til såkalte særlige tjenester. For dem gjelder den nasjonale terskelverdien på 1,3 millioner kroner.
Små kjøp legges sammen
Kommunen mente også at kjøpene måtte vurderes hver for seg.
KOFA var enig i at enhetene kunne holdes adskilt. De bestilte, betalte og signerte selv. Men innenfor hver enhet måtte alle vikarkjøpene legges sammen. De dekket samme behov og ble gjort på samme måte. Det spilte ingen rolle at noen oppdrag gjaldt enkeltbrukere.
Tenk deg et sykehjem som leier en sykepleier i to uker, så en helsefagarbeider i en måned, så en ny sykepleier. Hver bestilling er liten. Men sykehjemmet må se på hva alle bestillingene utgjør til sammen over 12 måneder.
KOFA endte med fire enheter. Tre av dem kjøpte for mer enn 1,3 millioner kroner og burde ha kunngjort. Den fjerde, hjemmetjenesten i Os, lå under grensen.
Gjentatt svikt er ikke uforutsett
Kommunen var med på en rammeavtale frem til april 2024. Den viste til at leverandørene på avtalen ofte ikke kunne levere. Da måtte kommunen finne vikarer et annet sted, gjerne med en til tre ukers varsel.
Det er et unntak for akutte situasjoner som oppdragsgiver ikke kunne forutse. KOFA mente unntaket ikke gjaldt her. Svikten hadde vært et gjennomgående problem i flere år. Da var den ikke uforutsett.
Brudd, men ikke gebyr
KOFA konkluderte med at kommunen hadde gjort ulovlige direkte anskaffelser. Kommunen hadde vært uaktsom, men ikke grovt uaktsom.
KOFA valgte likevel å ikke gi kommunen gebyr. Andre kommuner hadde også klassifisert helsevikarer ulikt, og spørsmålet var uavklart i markedet. KOFA la også vekt på at kommunen ofte hadde spurt flere byråer og fordelt kjøpene på flere leverandører.
Nå har KOFA tatt stilling. Den usikkerheten blir vanskeligere å vise til neste gang.
Les hele avgjørelsen i KOFA 2025/0225.
Lærdommen: Legg sammen alle vikarkjøp per enhet over 12 måneder. Passerer summen 1,3 millioner kroner, trenger du en konkurranse eller en rammeavtale som faktisk dekker behovet.
Vil du lære mer? Kurset «Rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger» går 28.10. Se kurskalenderen.