Båtsfjord kommune ba om CV for to advokater. Vinneren sendte tre. Kommunen evaluerte de to beste. KOFA mente kommunen skulle gjort det motsatt og valgt de to svakeste.
Båtsfjord kommune skulle kjøpe advokattjenester. Pris telte 60 prosent. De andre 40 prosentene gikk til «Tilbudt personell», altså hvor gode advokatene var.
I kravspesifikasjonen skrev kommunen at den ønsket «CV på to av leverandørens tilbudte advokater».
Fire advokatfirmaer leverte tilbud. Advokatfirmaet Haagensen & Bakkelund tilbød tre advokater og sendte CV for alle tre. Firmaet vant med 9,60 poeng. Simonsen Vogt Wiig kom på andreplass med 9,05 poeng.
Kommunen evaluerte bare to av de tre CV-ene. Den mente resultatet ville blitt omtrent det samme uansett hvilke to den valgte.
Simonsen Vogt Wiig klaget. KOFA kom til at kommunen hadde brutt regelverket.
«Ønsker» betydde to, ikke flere
Kommunen mente ordet «ønsker» bare var et ønske. Det var ikke forbudt å sende flere CV-er.
KOFA var ikke enig. En vanlig leverandør ville forstå at advokatene skulle vurderes ut fra to CV-er. Tilbød du flere enn to advokater, måtte du selv velge hvilke to du sendte CV for.
KOFA forklarte også hvorfor dette betyr noe. Kommunen trengte hjelp innenfor svært mange rettsområder. Da kan det gi en stor fordel å vise frem flere advokater enn konkurrentene.
Flere CV-er gir flere sjanser
Den som sender mer enn det er åpnet for, får flere muligheter til å vise seg frem enn de som holdt seg til reglene. Det er urettferdig overfor konkurrentene.
KOFA sa likevel at tilbudet ikke automatisk måtte avvises. Kommunen kunne beholde det, men da måtte den håndtere de ekstra CV-ene på en forsvarlig måte i evalueringen. Fordelen måtte nøytraliseres.
Kommunen valgte de to beste
Her gikk det galt. Konkurransegrunnlaget sa ingenting om hvilke to advokater kommunen skulle evaluere hvis noen sendte for mange CV-er.
Da gjelder et enkelt prinsipp: Det er leverandøren som bærer risikoen når tilbudet ikke er som det skal. Det var jo leverandøren som kunne holdt seg til to. KOFA mente derfor at kommunen skulle valgt det alternativet som var minst gunstig for leverandøren.
Kommunen gjorde det motsatte. Den evaluerte advokat A og B og holdt advokat C utenfor. Kommunen innrømmet selv at advokat C «sannsynligvis ville blitt gitt et lite trekk». Kommunen hadde altså valgt den kombinasjonen som ga leverandøren flest poeng.
Kommunen mente trekket uansett ville vært lite. Men KOFA påpekte at ett poeng mindre på personell ville endret hvem som vant.
Kommunen kan rette feilen ved å evaluere tilbudene på nytt og håndtere de ekstra CV-ene på en forsvarlig måte.
Bestem det før du får tilbudene
Tenk deg at du ber om to CV-er og får fem. Hvilke to skal du evaluere? Har du ikke svart på det i konkurransegrunnlaget, ender du lett med å velge de beste. Det var akkurat det Båtsfjord gjorde.
Skriv derfor inn hva som skjer hvis noen sender for mye. For eksempel: Leveres CV for flere enn to advokater, evaluerer vi de to som gir lavest poengsum. Da vet alle på forhånd at det ikke lønner seg å sende ekstra.
Er du leverandør, er rådet enda enklere: Send nøyaktig det som er bedt om.
Sender en leverandør mer enn du ba om, skal det aldri lønne seg.
Vil du lære mer? Kurset «Evalueringsmodeller og poengsystemer» går 20.10. Se kurskalenderen.