Når en anskaffelse bare følger forskriftens del I, stiller forskriften ifølge DFØ ingen krav om en bestemt form på protokollen. De vesentlige forholdene må likevel nedtegnes, og hvor mye du må skrive, avhenger blant annet av verdi og kompleksitet. Velger du bort et krav av hensyn til samfunnet, er det faglig sett klokt å skrive kort hvorfor.
Hva regelen sier
Etter anskaffelsesforskriften § 7-1 tredje ledd skal vesentlige forhold i anskaffelsen nedtegnes eller samles i en protokoll. Formålet er at andre skal kunne kontrollere at beslutningene dine følger regelverket.
DFØ påpeker at forskriftens del I ikke gir detaljerte føringer for hvordan plikten oppfylles. For anskaffelser som bare følger del I, finnes det derfor ikke noe krav om en bestemt mal. Du kan skrive alt i ett dokument. Du kan også fordele opplysningene på flere dokumenter, så lenge de enkelt kan samles til en helhet. Gjelder også del II eller III, må du undersøke om det stilles flere krav.
Du må ikke skrive ned alt. Plikten gjelder det som er vesentlig. Ifølge DFØ omfatter det blant annet beslutninger og vurderinger om forhandlinger, utvelgelse, tildeling og avlysning. Det omfatter også navnene på tilbyderne og på leverandøren som ble valgt.
Hvor mye må du skrive?
Fordi del I ikke sier noe nærmere om omfanget, må det ifølge DFØ vurderes ut fra de grunnleggende prinsippene, særlig forholdsmessighet. Verdi, omfang, art og kompleksitet har betydning. DFØ bruker et eksempel fra anskaffelser som bare følger del I: En anskaffelse like over 500 000 kroner krever enklere protokollføring enn en som ligger tett opp mot 1,3 millioner kroner.
Hva med samfunnshensynene?
DFØs oppregning nevner ikke samfunnshensyn særskilt. Vår faglige vurdering er likevel at valget om å stille eller ikke stille slike krav ofte vil være vesentlig. Et eksempel er når du konkluderer med at et lærlingkrav er uforholdsmessig. Et annet er når du mener at risikoen for brudd på menneskerettigheter ikke krever særskilte tiltak. Det er nettopp slike vurderinger en leverandør, en revisor eller en journalist kan komme til å spørre om.
En vurdering som ikke er skrevet ned, kan i praksis ikke etterprøves. Det hjelper lite at den ble gjort i hodet eller i et møte.
Tenkt eksempel: En kommune kjøper juridisk rådgivning for rundt 800 000 kroner, og anskaffelsen følger bare del I. Innkjøperen vurderer risikoen for brudd på menneskerettigheter og konkluderer med at det ikke trengs egne tiltak. Et notat på tre setninger i saksmappen kan da være nok. Notatet sier at tjenesten utføres av ansatte i Norge, at den ikke omfatter varer med en risikoutsatt leverandørkjede, og at kommunens standardvilkår derfor er tilstrekkelige. Står det bare at saken er vurdert, kan ingen se hva kommunen faktisk la vekt på.
Praktisk råd
Før du sender tildelingsmeddelelsen, kan du gå gjennom saksmappen med ett kontrollspørsmål: Står det hvorfor hvert samfunnshensyn ble fulgt opp med et krav, eller hvorfor det ikke ble det? Dette er et arbeidsgrep og ikke et formkrav i forskriften. Det gjør det likevel enklere å svare den dagen noen spør.
Kilde: DFØs veileder til anskaffelsesforskriften, 8.2.3 Protokollplikten.
Vil du lære mer? Bærekraft i offentlige anskaffelser – 5. november 2026.