En entreprenør hadde gjort tre oppdrag for Vestland fylkeskommune, men leverte ikke attestene konkurransen krevde. Fylkeskommunen avviste tilbudet, og KOFA mente det var riktig. At oppdragsgiveren «kan» bruke egne erfaringer, betyr ikke at den må.
Vestland fylkeskommune skulle utbedre sikt og vei på fylkesvei 424 mellom Kaupanger og Sogndal lufthamn. Ni leverandører leverte tilbud. Ett av dem kom fra Torleiv Straume AS.
Selskapet hadde gjort tre oppdrag for fylkeskommunen de siste årene. Likevel ble tilbudet avvist, altså tatt ut av konkurransen, fordi attestene manglet. KOFA mente fylkeskommunen gjorde rett.
Hva krevde fylkeskommunen?
Leverandørene måtte oppfylle flere kvalifikasjonskrav. Det er krav leverandøren må oppfylle for i det hele tatt å få være med i konkurransen.
Ett av kravene handlet om tidligere kunders erfaringer. Leverandøren måtte vise til relevante kontrakter som var gjennomført «på tilfredsstillende måte».
Dette skulle dokumenteres med en attest. Det var et ferdig skjema der en tidligere kunde ga karakter på blant annet kvalitet, HMS, frister og bruk av lærlinger. Kunden skulle også skrive en kort begrunnelse. «6 er best, 1 dårligst, 4 er som forventet av leverandør», sto det i skjemaet.
Hva leverte leverandøren?
Leverandøren leverte en referanseliste med fem oppdrag. Listen hadde navn på oppdragene, en kort beskrivelse og kontaktpersoner. Tre av oppdragene var for fylkeskommunen selv. Utfylte attester var ikke med.
Leverandøren viste til at konkurransegrunnlaget sa at oppdragsgiveren «kan også vektlegge egne dokumenterte erfaringer». Fylkeskommunen kjente arbeidet deres. Da burde tre referanser fra fylkeskommunen selv være nok, mente leverandøren.
KOFA: «Kan» betyr ikke «må»
KOFA var ikke enig. Referanselisten viste hvem kunden var og hva jobben gikk ut på. Men den sa ingenting om kunden var fornøyd. Dermed kunne fylkeskommunen ikke vurdere om oppdragene var gjort på en tilfredsstillende måte.
Formuleringen om egne erfaringer ga fylkeskommunen en mulighet, ikke en plikt. Konkurransegrunnlaget sa dessuten at vurderingen som utgangspunkt skulle bli «gjennomført basert på innlevert dokumentasjon». Fylkeskommunen trengte derfor ikke selv å hente inn de manglende attestene eller fylle dem ut på leverandørens vegne.
Det er leverandøren som bærer risikoen for at dokumentasjonen viser at kravet er oppfylt. Det er det som er levert innen tilbudsfristen, som teller. Kravet var ikke dokumentert, og da var fylkeskommunen forpliktet til å avvise tilbudet.
Fylkeskommunen hadde også begrunnet avvisningen med andre forhold, blant annet en dårlig erfaring fra et tidligere oppdrag. KOFA tok ikke stilling til disse. De manglende attestene var nok alene.
Hva gjør du annerledes?
Er du leverandør: Tenk deg at du blir bedt om en utfylt attest fra en tidligere kunde. At kunden kjenner deg godt, erstatter ikke dokumentet. Be tidligere kunder om utfylte attester i god tid før tilbudsfristen.
Er du oppdragsgiver: Vær bevisst på forskjellen mellom «kan» og «skal» i konkurransegrunnlaget. Vil du bruke egne erfaringer med en leverandør, minnet KOFA om at det stilles strengere krav til hvordan du gjør det. Erfaringene må dokumenteres slik at vurderingen kan kontrolleres i ettertid (se KOFA 2025/1455).
En referanse viser hvem du har jobbet for. En attest viser hvordan det gikk. Krever konkurransen attesten, er det den som teller.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 13.10. Se kurskalenderen.