Sykehusinnkjøp ga poeng for navngitte konsulenter i en konkurranse om rammeavtaler. Leverandørene var ikke forpliktet til å bruke dem senere. KOFA mente kriteriet var ulovlig, og konkurransen må avlyses.
Sykehusinnkjøp HF skulle inngå rammeavtaler om konsulenter som kan hjelpe sykehusene med offentlige anskaffelser. En rammeavtale er en avtale du senere kan bestille fra. Her skulle hvert oppdrag fordeles gjennom en minikonkurranse, altså en ny, liten konkurranse mellom leverandørene på avtalen.
For å komme med på rammeavtalen konkurrerte leverandørene på pris og kvalitet, halvparten hver. Den største delen av kvaliteten handlet om konsulentene. Leverandørene skulle navngi inntil fem konsulenter og fylle inn utdanning, nivå og erfaring i et skjema. Skjemaet regnet ut poengene automatisk. Til sammen utgjorde dette 35 prosent av evalueringen.
Problemet var at ingenting sa at leverandøren måtte bruke disse konsulentene senere.
Tiger Consulting kom på åttendeplass og klaget. KOFA ga klageren medhold, og Sykehusinnkjøp må avlyse konkurransen.
Du kan bare gi poeng for det leverandøren lover
Et tildelingskriterium er det du bruker for å velge mellom tilbudene, for eksempel pris eller kvalitet. Regelverket krever at kriteriet har tilknytning til det som faktisk skal leveres. KOFA har lagt til grunn at kriteriet da må måle sider ved tilbudet som binder leverandøren.
Det gjorde det ikke her. Sykehusinnkjøp hadde skrevet at det var av stor betydning at det faglige nivået skulle gjenspeiles i kjøpene under avtalen. Konsulenter som ikke ville være tilgjengelige i avtaleperioden, kunne heller ikke tas med. Men KOFA mente dette var et ønske, ikke en plikt. Det sto ikke at leverandørene var rettslig forpliktet til å tilby akkurat disse konsulentene i minikonkurransene.
Oppbyggingen av avtalen trakk i samme retning. I hver minikonkurranse kunne kunden velge fritt blant ni kriterier, for eksempel pris, reisekostnader og personlig egnethet. Da er det ikke sikkert at konsulentene fra hovedkonkurransen er de som gir best uttelling i det enkelte oppdraget.
Sykehusinnkjøp forklarte at det aldri er noen garanti for at konsulentene er ledige når et oppdrag kommer. Derfor ønsket det ikke å binde leverandørene. Det er forståelig. Men da kan du ikke samtidig gi poeng for de samme konsulentene.
Tenk deg at du velger et snekkerfirma fordi det viser deg CV-ene til tre erfarne snekkere. Når jobben skal gjøres, sender firmaet hvem det vil. Da har du valgt på grunnlag av noe du ikke er sikret å få.
Hvorfor måtte hele konkurransen avlyses?
Å avlyse betyr å stoppe konkurransen uten å inngå kontrakt. KOFA viste til at oppdragsgiver må avlyse når en feil kan ha påvirket hvem som deltok eller hvem som vant, og feilen ikke kan rettes på annen måte.
Det var klart her. Kriteriet sto for 35 prosent av evalueringen. Sykehusinnkjøp hadde dessuten oppfordret leverandørene til å «oppgi en sammensetning av ressurser som gir mest og høyest toppscore/totalscore». Kriteriet kan dermed ha påvirket både hvem som valgte å delta, og hvordan tilbudene ble laget. Når tilbudene allerede er levert, kan ikke en slik feil rettes ved å endre evalueringen.
Hva gjør du annerledes?
Før du gir poeng for navngitte personer, still deg ett spørsmål: Må leverandøren faktisk stille med dem?
Hvis svaret er ja, må det stå tydelig i kontrakten. Skriv for eksempel at leverandøren er forpliktet til å tilby de navngitte konsulentene i oppdrag under rammeavtalen. Tenk også gjennom hva som skal skje hvis en konsulent slutter, for eksempel at hun bare kan erstattes av en med tilsvarende kompetanse.
Hvis svaret er nei, bør du ikke gi poeng for personene. Da må du heller evaluere noe leverandøren faktisk binder seg til.
Lærdommen er enkel: Det du gir poeng for, må leverandøren også love å levere.
Vil du lære mer? Kurset «Evalueringsmodeller og poengsystemer» går 20.10. Se kurskalenderen.