To dager før tilbudsfristen fikk én leverandør et muntlig svar om hvordan prisen skulle vurderes. De andre fikk ikke vite noe. KOFA mente dette var ulik behandling, og at Sykehusinnkjøp HF derfor kunne avlyse konkurransen.
Sykehusinnkjøp HF skulle kjøpe en løsning for digital hjemmeoppfølging av pasienter. Løsningen skulle brukes av Nordlandssykehuset og samarbeidende kommuner. Pris skulle telle 30 prosent og kvalitet 70 prosent.
To dager før tilbudsfristen ringte en av leverandørene, Dignio. Den samtalen endte med at hele konkurransen ble avlyst.
Hva gikk galt?
Prisskjemaet hadde en skjevhet. De faste kostnadene ble regnet over tre år. Lisensene, altså det kunden betaler per pasient hver måned, ble regnet for bare én måned. Dermed betydde lisensprisen lite når tilbudene ble sammenlignet.
Dignio oppdaget dette etter at fristen for å stille spørsmål var ute. Leverandøren sendte et skriftlig spørsmål, men fikk ikke skriftlig svar. Samme dag ringte Dignio. Prosjektlederen svarte at det under evalueringen «ville bli gjort en vurdering av kostnadene for avtaleperioden».
Dignio forsto svaret slik at også lisensene skulle regnes over tre år. Ingen skrev referat fra samtalen, og de andre leverandørene fikk ikke vite om den.
Tellu vant konkurransen. Lisensene ble regnet for én måned, slik skjemaet sa. Dignio klaget, og Sykehusinnkjøp avlyste konkurransen. Da klaget Tellu avlysningen inn for KOFA.
Én leverandør visste noe de andre ikke visste
Alle leverandører skal konkurrere på like vilkår. De skal også kunne vite på forhånd hvordan tilbudene blir vurdert. Forklarer du hvordan et kriterium skal brukes, må alle få den samme forklaringen.
Her ble dette brutt på to måter, mente KOFA. Dignio fikk et svar som ikke ble fulgt. De andre leverandørene fikk ikke svaret i det hele tatt.
KOFA var tydelig på at det ikke hjelper å vise til at svaret bare var muntlig: «En leverandør må kunne innrette seg i god tro til muntlige opplysninger, som er erkjent gitt». Det er oppdragsgiveren som bærer risikoen når slike svar ikke skrives ned og sendes til alle.
Partene var dessuten enige om at selve telefonsamtalen var et brudd på regelverket. Kommunikasjon med leverandørene i en konkurranse skal som hovedregel skje skriftlig og elektronisk.
Hjalp det at vinneren ville vunnet uansett?
Tellu viste til at Sykehusinnkjøp hadde regnet på prisene på flere måter, og at Tellu kom best ut hver gang. Det hjalp ikke. KOFA mente det var klart at leverandørene hadde forstått prisskjemaet ulikt, og at dette hadde påvirket hvordan de laget tilbudene sine. Det kunne ikke utelukkes at resultatet ville blitt et annet.
Tellu mente også at en ny konkurranse ville være urettferdig, fordi prisene nå var kjent. KOFA var ikke enig. Leverandørene hadde bare fått vite rangeringen, ikke enhetsprisene.
At avlysningen kom etter at vinneren var valgt, endret heller ikke utfallet. Du kan avlyse helt frem til kontrakten er inngått, men du må ha en saklig grunn, altså en god og forsvarlig begrunnelse. Her var den ulike behandlingen en slik grunn. Klagen fra Tellu førte ikke frem. Les hele avgjørelsen i KOFA 2025/0489.
Hva gjør du i morgen?
Ringer en leverandør med et spørsmål om konkurransen, takk for spørsmålet og be leverandøren sende det skriftlig. Forklar at du ikke svarer på telefon, men at spørsmålet og svaret blir sendt til alle leverandørene.
Oppdager noen en feil i prisskjemaet, rett den skriftlig og gi alle den samme informasjonen, gjerne med forlenget frist.
Et muntlig svar til én leverandør er en regel som bare gjelder for én leverandør.
Vil du lære mer? Kurset «Innsyn, omgjøring og klage» går 16.11. Se kurskalenderen.