Sola kommune skulle leie multifunksjonsmaskiner. Kontrakten snakket likevel om «nye kjøreruter» og «transporttjenester». KOFA mente teksten var ulovlig uklar. Konkurransen måtte likevel ikke avlyses.
Sola kommune skulle leie rundt 135 multifunksjonsmaskiner, altså maskiner som både skriver ut, kopierer og skanner. Kommunen lyste ut en rammeavtale. Det er en avtale kommunen kan bestille fra gjennom hele avtaleperioden. Leverandøren skulle levere, koble opp og vedlikeholde maskinene.
I kontraktsbestemmelsen om pris sto det likevel noe helt annet: «Ved nye kjøreruter i avtaleperioden skal tilbud sendes oppdragsgiver i forkant.» Og videre: «Prisstruktur på nye kjøreruter skal ikke være dårligere enn de transporttjenester som allerede omfattes av avtalen.»
Kommunen forklarte at teksten var en del av den faste kontraktsmalen den brukte når den kjøpte varer og tjenester.
Syv leverandører leverte tilbud. Abacus IT Norge vant. Canon Norge klaget til KOFA.
Hvilke kjøreruter?
KOFA mente teksten var uklar. Ordene «kjøreruter» og «transporttjenester» var ikke forklart noe annet sted i konkurransegrunnlaget.
Kanskje transporttjenester skulle bety levering og flytting av maskinene? Men de to ble priset helt ulikt. For levering fikk leverandøren ikke ta betalt. Flytting av maskiner hadde derimot sin egen pris i prisskjemaet. Dermed var det uklart hvilken prisstruktur nye kjøreruter skulle sammenlignes med.
Nye kjøreruter forutsetter også at det finnes avtalte kjøreruter fra før. Det fantes ikke. Kommunen hadde ikke fastsatt noen, og leverandørene skulle heller ikke oppgi noen.
KOFA konkluderte med at kommunen hadde brutt kravet til forutberegnelighet i anskaffelsesloven § 4. Enkelt sagt betyr det at leverandørene på forhånd skal kunne forstå hva de binder seg til.
Men konkurransen kunne fortsette
En feil i konkurransegrunnlaget betyr ikke automatisk at konkurransen må avlyses. Plikten til å avlyse gjelder når feilen ikke kan rettes på annen måte, og når den kan ha påvirket hvem som vant eller hvem som ville delta.
KOFA mente at feilen ikke hadde hatt en slik virkning her:
- Syv leverandører leverte tilbud.
- Uklarheten gjaldt mulige endringer senere i avtalen. Den gjaldt ikke prisskjemaet som tilbudene ble sammenlignet på.
- Ingen leverandører hadde stilt spørsmål om bestemmelsen.
- Canon hadde ikke forklart hvordan feilen påvirket utfallet.
Kommunen slapp derfor å avlyse. Bruddet på regelverket står likevel.
Også en minimumstid kan skape trøbbel
Canon klaget også på et annet punkt. For de fleste maskinene krevde kommunen en responstid på «Min 8 timer». Responstid var definert slik: «feilretting skal være påbegynt innen oppgitt minimumstid». Vinneren tilbød 4 timer.
Canon mente dette var et avvik fra kravet. KOFA var ikke enig. Kravet betydde at retting av feil måtte være i gang innen 8 timer. En kortere responstid var derfor lov.
Klagen førte ikke frem på dette punktet. Men kravet ble altså skrevet som en minimumstid, selv om det i praksis var en øvre grense. Skriv heller at feilretting skal være påbegynt senest 8 timer etter at feilen er meldt. Det sier det samme og er vanskeligere å misforstå.
Les malen som om det var første gang
Tenk deg at du kjøper skrivere, og kontrakten snakker om ruter og transport som ikke finnes. Leverandøren kan ikke vite hva det betyr eller hva den binder seg til.
Standardmaler sparer tid. Men hver bestemmelse må passe til det du faktisk kjøper. Still to spørsmål til hvert punkt: Passer dette til det vi kjøper? Og vil leverandøren forstå hva det betyr?
Les hele KOFA-avgjørelsen i sak 2025/1887.
En mal er et utgangspunkt, ikke en ferdig kontrakt.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 13.10. Se kurskalenderen.