En gammel CV med prosjekter fra 2013 til 2015 holdt ikke som bevis på erfaring. Oppdragsgiveren hadde ingen plikt til å spørre etter riktig fil, og kunne ikke bruke det den visste om leverandøren fra før.
Troms fylkeskommune skulle bygge en hvilebu for bussjåfører. Kontrakten var anslått til 3 500 000 kroner eksklusive moms, og fylkeskommunen fikk fem tilbud innen fristen 12. juni 2026. For å vise at de hadde erfaring, skulle leverandørene levere en liste over tre relevante prosjekter fra de siste fem årene.
Tenkon AS lastet opp to CV-er i stedet. Den ene tilhørte daglig leder og var flere år gammel. Prosjektene i den som hadde årstall, var gjennomført i 2013 til 2015. Den 22. juni ble Tenkon avvist fra konkurransen.
KOFA – klagenemnda for offentlige anskaffelser, som gir råd, men ikke kan tvinge noen – kom til at avvisningen var lovlig.
Det var innholdet som sviktet, ikke formen
Kvalifikasjonskravet – det leverandøren må oppfylle for i det hele tatt å være med – var at leverandøren skulle ha «tilstrekkelig erfaring av relevant art og vanskelighetsgrad». Dokumentasjonskravet, altså hva leverandøren må sende inn for å bevise det, var en referanseliste med oppdragsgiver, beskrivelse, tidspunkt, verdi og kontaktperson for hvert prosjekt.
Mange ville tenkt at Tenkon ble avvist fordi de leverte CV-er i stedet for en liste. Slik er det ikke. KOFA minner om at det er et skille mellom selve kravet og måten det skal dokumenteres på. Du har ingen plikt til å avvise en leverandør bare fordi dokumentasjonen har feil form. En CV for en nøkkelperson kan godt vise erfaringen til leverandøren.
Problemet var tiden. Femårsvinduet fortalte leverandørene at erfaringen måtte være av nyere dato for å telle som relevant. Prosjekter fra 2013 til 2015 lå klart utenfor. Tenkon hadde dermed ikke vist at de oppfylte kravet, og da har oppdragsgiveren plikt til å avvise.
Tenkon mente at fylkeskommunens kontaktperson hadde vært byggeleder på flere prosjekter der Tenkon hadde gjort like krevende arbeid, og at fylkeskommunen derfor visste at de var kvalifisert. Det hjalp ikke. Vurderingen skal bygge på dokumentene som er levert, og det er leverandøren som bærer risikoen for mangler i dem. Bruker du det du vet om en leverandør fra før, forskjellsbehandler du dem du ikke kjenner. Du gjør det også umulig for andre å kontrollere vurderingen i ettertid.
Et poeng for deg som skriver kravene: KOFA peker på at «relevant» er en lavere terskel enn «tilsvarende» eller «sammenlignbar». Ordet du velger, bestemmer hvor mye erfaring som skal til.
Kunne fylkeskommunen ikke bare spurt?
Tenkon mente at fylkeskommunen burde bedt om den oppdaterte CV-en. Den fantes allerede ved fristen, og den hadde en liste over nyere prosjekter. Tenkon skyldte på konkurransegjennomføringsverktøyet – systemet tilbudene ble levert i – som ikke lot dem laste opp filer under alle spørsmålene.
En avklaring betyr å be leverandøren forklare eller rette noe uklart, uten å endre tilbudet. Domstolene har sagt at oppdragsgiveren noen ganger kan ha plikt til å avklare, for eksempel når uklarheten skyldes oppdragsgiverens egne dokumenter.
Men slik var det ikke her. Kvitteringen viste at Tenkon hadde lastet opp CV-ene under overskriften «Kvalifikasjonskrav: Relevant erfaring». De traff riktig sted, men valgte feil fil. Det var ikke systemet som stoppet dem, og feilen skyldtes ikke fylkeskommunen. Dermed var det ingen plikt til å avklare. At fylkeskommunen lot være å bruke en eventuell rett til å spørre, er heller ikke et brudd.
Legg merke til hva KOFA ikke sa. Fylkeskommunen mente at det ville vært ulovlig å la Tenkon sende inn en ny referanseliste. KOFA tok ikke stilling til om en slik avklaring ville vært lovlig. Saken sier bare at fylkeskommunen ikke var nødt til å spørre.
Hva gjør du annerledes i morgen?
Tenk deg at du er tilbudsansvarlig og har tjue gode bygg bak deg, men de siste er fra lenge før tidsvinduet. Da hjelper det ikke hvor gode de var, og det hjelper ikke at innkjøperen kjenner deg.
Eksempel på sjekk før du trykker send: Åpne kvitteringen og hver opplastede fil. Er det riktig versjon? Ligger minst tre prosjekter innenfor tidsvinduet, med årstall, verdi og kontaktperson?
Som innkjøper kan du avvise med god samvittighet når dokumentasjonen ikke viser at kravet er oppfylt. Hold deg til det som står i tilbudet, og la kunnskap du har fra før, ligge.
Det er dokumentene som teller, ikke hva oppdragsgiveren vet om deg. Avgjørelsen i sak 2026/1322, avsnitt 26 til 38.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan vinne anbud (leverandørside)» går 02.12. Se kurskalenderen.