Oppdragsgiver kan ikke vente med å opplyse om vektingen til leverandørene skal levere endelige tilbud. En fersk KOFA-avgjørelse om konkurransepreget dialog har klar overføringsverdi til begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling.
Vestland fylkeskommune brukte 15 uker på dialog med leverandørene om innovativ skredsikring. Tildelingskriteriene var pris og oppgaveforståelse – det visste leverandørene. Men hvor mye hvert kriterium skulle telle, fikk de først vite da dialogen var over. Da gjenstod fem og en halv virkedag til tilbudsfristen. Pris: 60 prosent. Kvalitet: 40 prosent.
KOFA slo fast at konkurransen måtte avlyses.
Begrunnelsen bygger på fellesreglene i forskriftens del III. Etter § 14-1 skal konkurransegrunnlaget være tilgjengelig allerede ved kunngjøringen, og det skal inneholde opplysninger om tildelingskriteriene. Etter § 18-1 sjette ledd skal kriterienes relative vekt oppgis, enten eksakt eller innenfor et passende spenn. Dersom objektive grunner gjør vekting umulig, skal kriteriene oppgis i prioritert rekkefølge. Å opplyse hvilke kriterier som skal brukes og varsle at vektingen kommer senere, holder ikke.
Hvorfor vektingen må komme tidlig
Tenk deg en leverandør med en dyrere løsning av høy kvalitet. Dersom kvalitet teller mest, er konkurransen interessant. Dersom pris teller 60 prosent, er den det kanskje ikke. Denne vurderingen gjør leverandøren før den søker om deltakelse – ikke etter. Opplysninger som først gis til de utvalgte, kommer for sent for dem som allerede har valgt å stå utenfor.
Avgjørelsen gjelder konkurransepreget dialog, men begrunnelsen har klar overføringsverdi til begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Kravet om at konkurransegrunnlaget skal være tilgjengelig ved kunngjøringen, gjelder også når konkurransen innledes med prekvalifisering. DFØ presiserer dette i sin veiledning.
I en begrenset anbudskonkurranse påvirker vektingen hvem som søker om å delta. I en konkurranse med forhandling styrer den dessuten utformingen av det første tilbudet og hvilke forbedringer leverandørene prioriterer underveis. Forhandlingsadgangen gir ikke adgang til å holde tildelingskriteriene åpne. Forskriften § 23-7 andre ledd forbyr forhandling om dem. DFØ om innholdet i forhandlingene.
Kunne en prisforskjell på 45 millioner redde konkurransen?
Fylkeskommunen argumenterte med at prisforskjellen mellom tilbudene var på rundt 45 millioner kroner – den var så stor at feilene ikke kunne ha påvirket utfallet. KOFA avviste argumentet. Leverandørene kunne ha utformet andre tilbud dersom vektingen hadde vært kjent fra starten. At de faktisk leverte tilbud med stor prisforskjell, utelukket derfor ikke at feilen hadde påvirket konkurransen.
Nemnda pekte også på en mer grunnleggende risiko: Når oppdragsgiver fastsetter vektingen etter å ha sett leverandørenes prøvetilbud, kan vektingen tilpasses den løsningen oppdragsgiver foretrekker. KOFA mente at fremgangsmåten skapte en risiko for favorisering og derfor brøt prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet. Nemnda fastslo ikke at fylkeskommunen faktisk hadde skreddersydd vektingen. Avgjørelsen, avsnitt 30 og 37.
Ikke en automatikk
Avlysningsplikt må vurderes konkret. Feilen må kunne ha påvirket deltakerinteressen eller utfallet, og den må ikke kunne rettes på annen måte. Forsinket opplysning om vekting krever ikke alltid avlysning.
Men lærdommen er klar: Vektingen hører hjemme i forberedelsene, ikke i etterkant. Leverandørene trenger den for å avgjøre om de vil delta, og for å utforme konkurransedyktige tilbud. Prekvalifiseringen utsetter ikke dette behovet. Den understreker det.