Det er ikke nok å skrive at referanseoppdragene ikke oppfyller kvalifikasjonskravet. Leverandøren må få vite hvilke konkrete forhold som begrunner avvisningen. Det viser KOFA-sak 2026/0255.
Narvik kommune skulle anskaffe bistand til å rekruttere kommunedirektør. Leverandørene måtte dokumentere tre relevante rekrutteringer. Kravet stilte også krav til organisasjonenes størrelse og kompleksitet.
En leverandør viste til rekruttering av kommunedirektører i tre mindre kommuner og ble avvist. KOFA kom til at avvisningen var riktig. Erfaring med samme stillingstittel var ikke i seg selv tilstrekkelig til å oppfylle kravet.
Kommunen brøt likevel regelverket fordi begrunnelsen for avvisningen var mangelfull.
Hva manglet i begrunnelsen?
Kommunen skrev at referanseoppdragene ikke oppfylte kravet, blant annet når det gjaldt stillingsnivå og organisasjonenes størrelse og bredde.
Dette fortalte leverandøren hvilke deler av kravet kommunen mente ikke var oppfylt. Det forklarte ikke hvilke konkrete forhold ved referanseoppdragene som førte til denne vurderingen.
KOFA understreket at en kort begrunnelse må gjøre det mulig å vurdere om avvisningen er rettmessig. Se avgjørelsen avsnitt 45–50.
Hvordan kan du gjøre begrunnelsen konkret?
En praktisk fremgangsmåte er å koble sammen tre elementer:
- Kravet: Hva måtte leverandøren dokumentere?
- Faktum: Hva viser dokumentasjonen om referanseoppdragene?
- Vurderingen: Hvorfor er dette utilstrekkelig?
Et illustrerende eksempel, med oppdiktede opplysninger:
Kravet er erfaring fra tre oppdrag som hver omfatter drift av minst ti lokasjoner. Referanseoppdrag A omfatter to lokasjoner, og referanseoppdrag B omfatter fire. Begge ligger dermed under minstekravet. Selv om referanseoppdrag C oppfyller kravet, har dere ikke dokumentert tre kvalifiserende oppdrag. Dere avvises derfor fra konkurransen.
Tilpass forklaringen til det faktiske kravet. Dersom kravet åpner for en skjønnsmessig vurdering av sammenlignbarhet, bør begrunnelsen også forklare hvilke forskjeller som var avgjørende.
Hva bør du kontrollere før brevet sendes?
Les begrunnelsen fra leverandørens ståsted:
- Har jeg identifisert kravet som ikke er oppfylt?
- Har jeg vist til konkrete opplysninger i dokumentasjonen?
- Har jeg forklart sammenhengen mellom opplysningene og konklusjonen?
- Kan leverandøren forstå vurderingen uten tilgang til våre interne notater?
- Har jeg brukt riktig hjemmel for avvisningen?
Et nyttig kontrollspørsmål: Kunne den samme begrunnelsen vært sendt uendret til enhver avvist leverandør? Da bør du undersøke om den er konkret nok.