Lier kommune skulle kjøpe alternativ undervisning på gård og åpnet for rammeavtale med «to eller flere» leverandører. Kommunen valgte to, men klarte ikke å begrunne avgrensningen godt nok. KOFA mente valget fremstod vilkårlig.
Tilbudet skulle gi elever et supplement til vanlig skoleundervisning gjennom praktiske aktiviteter i et gårdsmiljø. Men konkurransegrunnlaget var uklart: Skulle leverandørene prise en dag for to–tre elever eller en hel skoleklasse?
KOFA-saken viser hvorfor oppdragsgiver både må beskrive tydelig hva leverandørene skal prise, og kunne forklare hvor mange som får plass på rammeavtalen.
Hva hadde kommunen åpnet for?
Lier kommune skulle anskaffe et alternativt undervisningsopplegg for elever i et gårdsmiljø. Konkurransegrunnlaget opplyste at kommunen ville inngå parallelle rammeavtaler med «to eller flere» leverandører. I spørsmål og svar bekreftet kommunen at det ikke var satt noen øvre grense.
Seks leverandører leverte tilbud. Kommunen valgte to.
Leverandøren på tredjeplass, Tømte Gårds AS, fikk full uttelling på kvalitet og miljø og endte bare 1,77 poeng bak nummer to. Selskapet klaget blant annet på beslutningen om å begrense rammeavtalen til to leverandører.
Betyr «to eller flere» at tredjeplassen har krav på avtale?
Nei. KOFA presiserte at formuleringen forpliktet kommunen til å inngå avtale med minst to leverandører. Nummer tre hadde ingen garanti for å få kontrakt.
Nemnda aksepterte også at oppdragsgiver kan angi et spenn for antallet leverandører. Hvor mange som skal få avtale innenfor dette spennet, ligger i utgangspunktet innenfor oppdragsgiverens innkjøpsfaglige skjønn.
Men skjønnet har grenser. Oppdragsgiver må kunne redegjøre for valget av antall leverandører, slik at tildelingen ikke fremstår vilkårlig.
Hvorfor holdt ikke kommunens forklaring?
Kommunen viste til pris og kostnader som begrunnelse for å velge bare to. KOFA trakk frem flere forhold som svekket denne forklaringen:
- Oppdragene skulle fordeles gjennom minikonkurranser, hvor leverandørene kunne tilby lavere priser enn i rammeavtalekonkurransen.
- Forskjellen i samlet poengsum mellom andre- og tredjeplassen var liten.
- Klageren hadde full uttelling på kvalitet og miljø.
- Konkurransegrunnlaget var uklart om hva leverandørene skulle prise.
KOFA kom under noe tvil til at avgrensningen fremstod vilkårlig.
Avgjørelsen innebærer derfor ikke at prisforskjeller er irrelevante, eller at en liten poengforskjell gir krav på avtale. Det var kommunens konkrete forklaring, sett i sammenheng med konkurransens øvrige svakheter, som ikke holdt.
Vet leverandørene hva dagsprisen skal dekke?
Kommunen hadde bedt om en samlet dagspris for en «elevgruppe». Samtidig kunne gruppen variere fra to–tre elever til en hel skoleklasse.
Da er ikke en felles rubrikk i prisskjemaet tilstrekkelig. Leverandørene kan legge helt forskjellige behov for bemanning og ressurser til grunn.
Også opplysningene om antall dager var motstridende. KOFA understreket at dette kunne påvirke leverandørenes driftsplanlegging og ressursbruk, selv om det var klart at alle skulle prise 615 dager.
Nemnda konkluderte med at uklarhetene brøt prinsippet om forutberegnelighet.
Hva bør du gjøre før neste rammeavtale?
Avgjørelsen gir særlig grunn til å kontrollere følgende:
- Avklar behovet for leverandører. Vurder kapasitet, bredde i tilbudet og hvordan oppdragene skal fordeles.
- Gjør valget av antall forståelig. Dersom du åpner for et spenn, er det klokt å beskrive hvilke hensyn som skal styre antallet.
- Definer det som skal prises. En «dag», «gruppe» eller «leveranse» må ha et tilstrekkelig klart innhold.
- Kontroller spørsmål og svar mot resten av grunnlaget. Svarene inngår i konkurransegrunnlaget og kan skape nye motsetninger.
- Dokumenter hvorfor du stopper der du stopper. Forklar hvorfor det valgte antallet passer behovet og konkurransens innretning.
Du kan beholde fleksibilitet i antallet leverandører. Men beslutningen må kunne forklares ut fra et klart konkurransegrunnlag og saklige hensyn.