Du har begrunnet tildelingen. Så kommer en skriftlig klage: Vinnerens pris ser ikke ut til å dekke leveransen. Da kan du måtte undersøke mer – og gi en egen, detaljert forklaring på hvorfor du mener prisen er forsvarlig.
Har du ikke allerede begrunnet valget?
Jo, men begrunnelsen for at tilbudet vant, besvarer ikke nødvendigvis spørsmålet om prisen er unormalt lav.
Skill mellom to spørsmål:
- Hvorfor vant tilbudet? Den vanlige tildelingsbegrunnelsen forklarer tilbudets fordeler og uttellingen etter tildelingskriteriene.
- Hvorfor godtok du prisnivået? Tilleggsforklaringen beskriver hvorfor du ikke anser tilbudet som unormalt lavt, hvilke undersøkelser du har gjort, og hva de viste.
At vinneren fikk høyest poengsum, forklarer ikke hvordan leverandøren kan oppfylle kontrakten til den tilbudte prisen.
Når må du forklare mer?
Dette var et sentralt spørsmål i Warbud-saken, T-658/24. Den tapende leverandøren utfordret Frontex’ vurdering av vinnerens pris.
Retten fremhevet at en skriftlig og begrunnet henvendelse fra en kvalifisert, tapende tilbyder krever et detaljert svar. Med mindre innvendingene er irrelevante eller ubegrunnede, må oppdragsgiver analysere tilbudet nærmere og forklare hovedtrekkene i analysen.
Henvendelsen kan dermed kreve mer enn et nytt brev. Den kan også utløse nærmere undersøkelser.
Dommen gjelder EUs finansforordning. For norske innkjøpere må pliktene vurderes etter norske regler, men skillet er praktisk viktig: En vanlig tildelingsbegrunnelse avslutter ikke nødvendigvis spørsmålene om vinnerens pris.
Hva må du undersøke?
Ta utgangspunkt i det konkurrenten faktisk peker på.
En generell påstand om at tilbudet er «for billig», gir mindre å arbeide med enn en konkret beregning som viser at nødvendige kostnader tilsynelatende mangler.
Gå gjennom henvendelsen punkt for punkt:
- Gjelder innvendingen bemanning? Kontroller timebehovet og forutsetningene for gjennomføringen.
- Gjelder den manglende kostnader? Undersøk om alle nødvendige ytelser er dekket.
- Gjelder den bestemte krav? Kontroller om prisvurderingen bygger på riktig forståelse av leveransen.
- Gjelder den sammenligningsgrunnlaget? Vurder om kostnadsestimatene eller markedsprisene du har brukt, faktisk passer til oppdraget.
Har du allerede undersøkt forholdet grundig, kan du bruke denne vurderingen i svaret. Mangler du opplysninger, må du vurdere hvilke undersøkelser som er nødvendige.
Når tilbudet virker unormalt lavt, skal du etter anskaffelsesforskriften § 24-9 be leverandøren om en skriftlig redegjørelse. Les mer om unormalt lave tilbud.
Hva skal tilleggsforklaringen inneholde?
Mottakeren må kunne forstå hvorfor innvendingen ikke førte til at du forkastet tilbudet.
Bygg svaret rundt fire punkter:
- Dette stilte dere spørsmål ved. Gjengi den konkrete bekymringen.
- Dette undersøkte vi. Beskriv hvilke opplysninger og sammenligninger du brukte.
- Dette viste undersøkelsen. Forklar hva som underbygger prisnivået.
- Derfor opprettholder vi vurderingen. Knytt konklusjonen til funnene.
I Warbud-saken hadde Frontex blant annet brukt markedspriser, kostnadsestimater og en uavhengig ekspertrapport. Retten godtok forklaringen på hvorfor tilbudet ikke ble ansett unormalt lavt.
Den praktiske lærdommen er å vise sammenhengen mellom innvendingen, undersøkelsen og konklusjonen.
Holder det å skrive «prisen er kontrollert»?
En slik formulering forteller at du har gjort noe. Den sier lite om hva du fant.
Hvis innvendingen gjelder for få arbeidstimer, bør svaret forklare hvorfor du mener gjennomføringen likevel er realistisk. En generell henvisning til at leverandøren er erfaren, besvarer ikke nødvendigvis dette.
Kontroller derfor svaret ditt:
- Har du besvart den konkrete innvendingen?
- Har du forklart hvilke forutsetninger du har lagt til grunn?
- Har du vist hvorfor opplysningene støtter konklusjonen?
- Kan du dokumentere det du skriver?
Ikke beskriv undersøkelser du burde ha gjort, som om du allerede har gjennomført dem.
Må du utlevere hele kalkylen?
Nei. Kravet om en detaljert forklaring betyr ikke nødvendigvis at konkurrenten skal få alle opplysninger om vinnerens priser og tekniske løsninger.
Warbud-saken viser at oppdragsgiver kan måtte forklare vurderingen uten å utlevere alle underliggende kalkyledetaljer.
Skill derfor mellom:
- Forklaringen på vurderingen: Hva undersøkte du, og hvorfor godtok du prisnivået?
- Kravet om dokumentinnsyn: Hvilke dokumenter og opplysninger har leverandøren rett til å få?
Behandle et eventuelt innsynskrav særskilt. Samtidig må du gi den forklaringen du kan gi uten å røpe taushetsbelagte opplysninger.
Hva hvis du ikke kan forklare prisen?
Da bør du undersøke om problemet ligger i formuleringen av svaret – eller i selve vurderingsgrunnlaget.
- Har du et godt grunnlag, men et uklart svar? Skriv forklaringen mer konkret.
- Mangler du nødvendige opplysninger? Undersøk videre.
- Avdekker undersøkelsen et mulig avvisningsgrunnlag? Vurder konsekvensene før du opprettholder tildelingen.
Spørsmålet er ikke bare om du har begrunnet hvem som vant. Det er om du kan forklare hvorfor den konkrete innvendingen mot vinnerens pris er avklart.