Du har valgt en vinner. Så kommer klagen: Prisen dekker ikke arbeidet som skal utføres. Kan du nøye deg med å svare at tilbudet er vurdert? En konkret og begrunnet henvendelse kan utløse plikt til å undersøke tilbudet nærmere og gi et detaljert svar.
Er tilbudet unormalt lavt – eller har leverandøren bare gitt en god pris?
En stor prisforskjell kan vekke mistanke. Men leverandøren kan ha bedre innkjøpsavtaler, mer effektiv drift eller ledig kapasitet. Den kan også akseptere tap for å vinne kontrakten.
Spørsmålet er om prisen virker unormalt lav i forhold til det leverandøren skal levere.
Se derfor etter hva som kan forklare forskjellen:
- Har leverandøren funnet en rimeligere måte å løse oppgaven på?
- Har den regnet med færre timer enn oppgaven ser ut til å kreve?
- Mangler kostnader til nødvendige materialer, utstyr eller personell?
- Bygger tilbudet på en annen forståelse av kravene enn din?
Du skal ikke avvise et tilbud bare fordi det er billig. Men virker prisen unormalt lav, må du undersøke. Les mer i veilederens omtale av unormalt lave tilbud.
Må du undersøke på nytt når konkurrenten klager?
Det kan du måtte gjøre – selv om du allerede har vurdert prisen.
Konkurrenten kan peke på et problem du har oversett. Kanskje krever leveransen flere arbeidstimer enn du har lagt til grunn. Kanskje mangler en nødvendig installasjon i kalkylen.
Warbud-saken, T-658/24, viser betydningen av slike henvendelser: En skriftlig og begrunnet innvending fra en kvalifisert, tapende tilbyder krever et detaljert svar og kan utløse plikt til å analysere vinnertilbudet nærmere. Retten tok forbehold for innvendinger som er irrelevante eller uten begrunnelse.
Still deg derfor tre spørsmål:
- Hva er nytt? Peker konkurrenten på konkrete kostnader, krav eller forutsetninger?
- Hva har vi kontrollert? Dekker den tidligere vurderingen akkurat denne innvendingen?
- Hva mangler vi? Trenger vi flere opplysninger for å kunne svare forsvarlig?
Dommen gjelder EUs finansforordning. For norske innkjøpere må pliktene vurderes etter norske regler, men problemstillingen er praktisk: En konkret klage kan gi grunn til undersøkelser som den første evalueringen ikke utløste.
Hva må du spørre den valgte leverandøren om?
Når tilbudet virker unormalt lavt, skal du etter anskaffelsesforskriften § 24-9 be leverandøren om en skriftlig redegjørelse.
Spør om det som faktisk skaper tvil:
- Virker bemanningen for knapp? Be om timebehov, bemanningsplan og kostnadsforutsetninger.
- Ser en nødvendig ytelse ut til å mangle? Be leverandøren forklare hvor og hvordan den er dekket.
- Viser leverandøren til effektiv drift? Be om en konkret forklaring på besparelsen.
- Kan prisen bygge på ulovlige forhold? Undersøk hvordan leverandøren oppfyller relevante miljøkrav og krav til arbeidsforhold og sosiale forhold.
Du må vurdere om svaret forklarer prisnivået. En forsikring om at «vi står ved tilbudet» sier lite om hvordan leverandøren skal gjennomføre kontrakten. Se veilederens omtale av undersøkelsesplikten.
Når kan du avvise – og når må du?
Du har innhentet forklaringen. Hva gjør du så?
Årsaken til den lave prisen avgjør:
- Du skal avvise dersom tilbudet er unormalt lavt fordi det ikke oppfyller relevante bestemmelser om miljø, arbeidsforhold eller sosiale forhold.
- Du kan avvise dersom tilbudet er unormalt lavt av andre grunner, og redegjørelsen ikke forklarer prisnivået tilstrekkelig.
- Du kan ikke avvise som unormalt lavt dersom leverandøren forklarer prisen tilfredsstillende, slik at dette avvisningsgrunnlaget ikke foreligger.
Ikke bland sammen plikten til å undersøke og plikten til å avvise. At prisen krever en forklaring, betyr ikke at tilbudet skal ut av konkurransen.
Reglene følger av § 24-8 første ledd bokstav c og andre ledd bokstav b, sammenholdt med § 24-9. Se veilederens kapittel om avvisning.
Hva må du forklare hvis du beholder vinneren?
Konkurrenten har pekt på et konkret problem. Da bør svaret vise hvordan du har håndtert det.
I Warbud-saken hadde Frontex brukt blant annet markedspriser, kostnadsestimater og en uavhengig ekspertrapport. Retten godtok forklaringen på hvorfor tilbudet ikke ble ansett unormalt lavt.
Bygg svaret ditt rundt fire spørsmål:
- Hva stilte konkurrenten spørsmål ved? Gjengi innvendingen presist.
- Hva undersøkte du? Beskriv opplysningene og sammenligningene du brukte.
- Hva viste undersøkelsen? Forklar hva som gjør prisnivået troverdig.
- Hvorfor beholder du tilbudet? Knytt konklusjonen til det du fant.
Svaret «vi har vurdert prisen og finner ikke grunn til avvisning» viser konklusjonen. Det forklarer ikke hvordan du kom frem til den.
Må du røpe vinnerens kalkyler for å gi et detaljert svar?
Nei. Warbud-saken viser at en detaljert forklaring ikke nødvendigvis innebærer at konkurrenten får alle tekniske og økonomiske opplysninger fra tilbudet.
Du må skille mellom å forklare din vurdering og å utlevere leverandørens beskyttede opplysninger.
Arbeid derfor slik:
- Forklar hvilke forhold du kontrollerte.
- Beskriv hvorfor opplysningene støtter konklusjonen.
- Vurder konkret hvilke opplysninger som er taushetsbelagte.
- Gi den forklaringen du kan gi uten å røpe disse opplysningene.
Har du besvart problemet – eller bare gjentatt konklusjonen?
Før du sender svaret, les konkurrentens henvendelse én gang til:
- Har du undersøkt det konkurrenten faktisk peker på?
- Har du forklart hvorfor bekymringen er avklart?
- Kan du dokumentere vurderingen dersom saken blir fulgt opp?
Hvis innvendingen gjelder manglende arbeidstimer, må svaret forklare hvorfor bemanningen og prisen likevel holder. Hvis du ikke kan forklare det ennå, kan du ha mer å undersøke.