Kan du kvalifisere en leverandør uten å vite hva den skal levere?

Kvalifikasjonskrav vurderes normalt før tilbudene evalueres. Ved delkontrakter gir den rekkefølgen ofte feil resultat.

Grunnen er enkel: Kvalifikasjonen avhenger av hvilke delkontrakter leverandøren faktisk får — og hvor mange som skal gjennomføres samtidig.

Eksempel: En konkurranse har seks delkontrakter. Leverandør A har kapasitet til tre av dem samtidig og leverer tilbud på alle seks. Er leverandøren kvalifisert? Umulig å svare på før vi vet hvilke deler leverandøren ligger an til å få.

Kapasitetskravet avhenger av tildelingen

I eksempelet over: Vinner leverandøren én delkontrakt, er kapasiteten mer enn god nok. Vinner den fem, er kapasiteten utilstrekkelig. En kvalifikasjonsvurdering før tilbudsevalueringen gir derfor ikke mening. Oppdragsgiver vet ennå ikke hvilken kapasitet leverandøren faktisk trenger.

Det samme gjelder økonomi. Forskriften åpner uttrykkelig for at krav til minimumsomsetning kan knyttes til grupper av delkontrakter som skal utføres samtidig. Det viser nettopp at kvalifikasjonen ikke alltid kan vurderes løsrevet fra tildelingen.

Problemet gjelder heller ikke bare kapasitet. Tenk for eksempel at et bestemt sertifikat er nødvendig for delkontrakt 4, men irrelevant for delkontrakt 1–3. Manglende sertifikat for del 4 gjør ikke leverandøren ukvalifisert for de andre.

Det samme kan gjelde fagpersoner, maskiner, autorisasjoner, erfaringskrav, økonomisk kapasitet og sikkerhetsgodkjenninger.

Kvalifikasjonen må vurderes mot den delkontrakten — eller den kombinasjonen av delkontrakter — leverandøren kan bli tildelt.

Evaluer tilbudene først

Det er lett å tenke at dette kolliderer med skillet mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Det gjør det ikke. Vurdering av egnethet og vurdering av tilbud er to forskjellige operasjoner, men det betyr ikke at de alltid må skje i en bestemt kronologisk rekkefølge.

Anskaffelsesforskriften sier det rett ut: I åpen anbudskonkurranse kan oppdragsgiver evaluere tilbudene før kvalifikasjonskravene kontrolleres.

Ved delkontrakter kan det være den naturlige fremgangsmåten:

1. Kontroller avvisningsgrunnene som må håndteres innledningsvis.
2. Evaluer tilbudene på de enkelte delkontraktene.
3. Se hvilke delkontrakter den enkelte leverandøren foreløpig ligger an til å få.
4. Kontroller om leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene for nettopp disse delene eller denne kombinasjonen.
5. Håndter de delene leverandøren ikke er kvalifisert for i samsvar med reglene som er fastsatt i konkurransegrunnlaget.

Resultatet er en kvalifikasjonsvurdering som bygger på den faktiske tildelingssituasjonen — ikke på en hypotetisk situasjon der leverandøren skulle fått alt.

Kvalifisert for tre, men ikke fem

Det mest interessante tilfellet oppstår når leverandøren oppfyller kravene for noen deler, men ikke for hele den foreløpige tildelingen.

Leverandør A ligger som nummer én på fem delkontrakter etter evalueringen. Oppdragsgiver konstaterer at A bare har kapasitet til tre av dem samtidig.

Det betyr ikke nødvendigvis at A skal ut av konkurransen. A kan være fullt kvalifisert for tre delkontrakter, men ikke fem.

Spørsmålet er hvilke tre.

Det må konkurransegrunnlaget gi svar på. Oppdragsgiver bør på forhånd fastsette hvordan tildelingen skal håndteres dersom en leverandør ellers ville fått flere delkontrakter enn den har kapasitet til å gjennomføre. Delkontraktene kan for eksempel prioriteres etter størrelse, geografi, poengforskjell eller en annen objektiv metode.

Det viktige er at løsningen er fastsatt på forhånd. Oppdragsgiver kan ikke vente til tilbudene er evaluert og deretter velge den kombinasjonen som passer best.

Delkontrakter krever en annen kvalifikasjonsvurdering

Ved én kontrakt er spørsmålet normalt enkelt: Har leverandøren kapasiteten og kvalifikasjonene som kreves for denne kontrakten?

Ved delkontrakter kan leverandøren være:

• kvalifisert for én del, men ikke en annen
• kvalifisert for tre deler samlet, men ikke fem
• kvalifisert for enkelte kombinasjoner, men ikke andre
• kvalifisert på alle andre områder, men mangle et sertifikat som bare gjelder én bestemt del

Å behandle dette som én samlet kontroll som alltid skal være ferdig før tilbudsevalueringen, gir ikke mening.

Spørsmålet oppdragsgiver bør stille er: Hva må denne leverandøren være kvalifisert for dersom tilbudsevalueringen blir stående?

Først da vet oppdragsgiver hva leverandøren faktisk trenger av kapasitet, sertifikater og øvrige kvalifikasjoner.