Prissett avviket – eller avvis tilbudet

Et tilbud inneholder et forbehold. Oppdragsgiver oppdager det, men sammenligner tilbudene ut fra oppgitte priser. Da kan feil leverandør vinne.

Feilen er enkel å forstå: Når én leverandør ikke tilbyr den samme kontraktsforpliktelsen og risikoen som de andre, kan ikke prisene sammenlignes som om tilbudene var like.

Det betyr ikke at enhver forskjell mellom tilbud skal prissettes som et avvik. Forskjeller som konkurransegrunnlaget åpner for, eller som skal vurderes under tildelingskriteriene, håndteres etter den oppgitte evalueringsmodellen. Poenget gjelder når tilbudet avviker fra et krav eller et kontraktsvilkår.

Problemet i ett eksempel

Oppdragsgiver ber om fastpris uten indeksregulering. Leverandør A priser inn risikoen for fremtidig kostnadsvekst og tilbyr 10 millioner kroner. Leverandør B tilbyr 9,7 millioner, men tar forbehold om indeksregulering.

Sammenligner innkjøper 9,7 mot 10 millioner, ser B billigst ut. Men B har ikke priset den samme risikoen som A. Prisforskjellen på 300 000 kroner sier derfor ikke noe sikkert om den reelle prisforskjellen. Risikoen B har flyttet til oppdragsgiver, må verdsettes og legges til Bs evalueringspris før tilbudene kan sammenlignes.

Avvis eller gjør tilbudene sammenlignbare

Et vesentlig avvik skal føre til avvisning. Det følger av anskaffelsesforskriften § 24-8 for anskaffelser som følger forskriftens del III. Et ikke-ubetydelig avvik kan også avvises, selv om det ikke er vesentlig.

Velger oppdragsgiver å akseptere et ikke-vesentlig avvik med økonomisk betydning, må avviket derimot prissettes. Verdien legges til leverandørens evalueringspris. Det er først da oppdragsgiver rangerer tilbud på et sammenlignbart grunnlag.

Lar avviket seg ikke prissette forsvarlig, vil det som utgangspunkt ikke være mulig å gjøre tilbudene sammenlignbare. Da kan tilbudet normalt ikke tas med videre i konkurransen.

Det finnes ikke et forsvarlig mellomstandpunkt: Oppdragsgiver kan ikke godta et økonomisk avvik og samtidig la leverandøren beholde prisfordelen av det.

Prissettingen må være konkret

I KOFA 2020/989 la oppdragsgiver et standardisert pristillegg på 70 prosent av gjennomsnittsprisen på andre tilbud. Det var ikke tilstrekkelig. KOFA understreket at vurderingen må være konkret, saklig og forsvarlig. I den aktuelle saken var standardtillegget for lavt og ga leverandøren med avvik en konkurransefordel.

Nemnda slo fast at feilen hadde påvirket resultatet: Kontrakten var tildelt feil leverandør. Saken viser også at prissetting ikke kan reduseres til en mekanisk prosentregel. Oppdragsgiver må vurdere den reelle kostnaden og risikoen avviket kan påføre oppdragsgiver.

Vurderingen må kunne etterprøves

I KOFA 2022/924 hadde oppdragsgiver opplyst at et prisforbehold var vurdert og prissatt, men kunne ikke dokumentere hvordan. KOFA fremhevet at både avviket og selve prissettingen må kunne dokumenteres. Ellers kan leverandørene ikke kontrollere om konkurransen er gjennomført likt og saklig.

Dette er ikke bare et spørsmål om god saksbehandling. Etterprøvbarheten beskytter konkurransen. Uten dokumentasjon kan man ikke se om leverandøren med avvik har fått en fordel som de øvrige aldri hadde.

Før prisene evalueres, bør oppdragsgiver stille ett spørsmål: Har leverandørene tilbudt samme kontraktsforpliktelse og samme risiko? Hvis svaret er nei, må tilbudet avvises eller prissettes slik at sammenligningen blir reell.