Det er ikke nok at leverandøren har gjort noe lignende før. Når oppdragsgiver krever erfaring fra «tilsvarende oppdrag», ser KOFA normalt på tre ting: verdi, art og omfang.
1. Hva skal sammenlignes?
1.1 Verdi – hvor stor var kontrakten?
Verdi er kontraktssummen. Den viser hvilket økonomisk nivå leverandøren har erfaring med.
En referanse på én million kroner kan være for liten for en kontrakt på ti millioner. Men man kan ikke bare dele det ene tallet på det andre. Man må sammenligne det samme:
- årsverdi med årsverdi
- faktisk kjøp med faktisk kjøp
- leverandørens egen del av kontrakten med den nye kontrakten
- engangsleveranse med engangsleveranse
- løpende rammeavtale med løpende rammeavtale
En fireårig rammeavtale med en maksimal verdi på 40 millioner betyr ikke nødvendigvis at det faktisk ble kjøpt varer for 40 millioner. Kanskje leverandøren bare solgte for tre millioner i året.
Referansen kan også være mye større enn den nye kontrakten. Større er ikke automatisk bedre. En landsdekkende avtale på 100 millioner kan være ganske forskjellig fra en liten, lokal kontrakt med personlig oppfølging.
Poenget er å finne oppdrag på omtrent samme økonomiske nivå.
1.2 Art – hva slags arbeid ble gjort?
Art handler om typen arbeid, vare eller tjeneste.
En referanse fra renhold av kontorer kan passe til renhold av skoler. Byggene er forskjellige, men mye av arbeidet er det samme.
En kontrakt om levering av matvarer passer dårlig som referanse for drift av en IT-tjeneste. Kontraktene kan ha samme verdi, men leverandøren har gjort helt forskjellig arbeid.
Oppdragene trenger ikke være identiske. Leverandøren må likevel ha erfaring med de viktigste oppgavene i den nye kontrakten.
1.3 Omfang – hvor mye ble gjort?
Omfang er den faktiske mengden arbeid. Det kan være:
- antall varer
- antall bygg
- antall brukere
- antall leveringssteder
- antall bestillinger
- hvor mye leverandøren gjorde selv
En leveranse av 200 PC-er til ett kontor har mindre omfang enn levering av 10 000 PC-er til hundre skoler.
Kontraktens varighet sier ikke nødvendigvis så mye. Renhold av de samme byggene i ett år kan være en god referanse for renhold av de samme byggene i fire år.
Varigheten betyr mer dersom leverandøren måtte gjøre andre oppgaver over tid. Én levering av varer er noe annet enn en fireårig avtale med gjentatte bestillinger, service og reklamasjoner. Én uke med snørydding er noe annet enn ansvar for døgnberedskap gjennom en hel vinter.
Det er ikke tiden i seg selv som betyr noe. Det er hva leverandøren faktisk gjorde i løpet av tiden.
2. Hvilket ansvar hadde leverandøren?
Ansvar er ikke alltid et eget vurderingstema. Men det viser hva slags erfaring leverandøren faktisk fikk.
2.1 Tjenester
En konsulent kan ha levert én medarbeider til en stor IT-kontrakt. Det betyr ikke at konsulentselskapet har erfaring med å drive hele IT-tjenesten.
Det er forskjell på å stille med én person og å ha ansvar for bemanning, ledelse, brukerstøtte og drift.
2.2 Varer
En leverandør kan ha levert PC-er til ett lager. Det betyr ikke at leverandøren har erfaring med å levere, montere og gi support på hundre skoler.
Varen er den samme. Jobben og ansvaret er forskjellig.
2.3 Bygg og anlegg
En entreprenør kan ha utført byggearbeidet mens byggherren planla og styrte prosjektet. Det er noe annet enn å ha ansvar for både planlegging, koordinering og utførelse.
Man må derfor se på leverandørens egen rolle, ikke bare navnet og totalverdien på prosjektet.
3. Hvor stor forskjell er for stor?
3.1 KOFA har ingen prosentgrense
Det finnes ingen regel om at referansen må være en bestemt prosent av den nye kontrakten.
I KOFA 2026/1229 var den nye kontrakten verdt ti millioner kroner. Referansene var verdt mellom 1,2 og 1,75 millioner. Leverandøren hadde også hatt mindre ansvar i de gamle prosjektene. Referansene var ikke tilsvarende.
I KOFA 2013/18 var den største referansen bare rundt ti prosent av den nye kontraktens årlige verdi. Leverandøren hadde imidlertid flere lignende oppdrag samtidig. KOFA godtok referansene samlet.
3.2 Sakene viser forskjellen
Ett lite oppdrag kan være for lite. Flere mindre oppdrag kan samlet vise den erfaringen som kreves.
Det samme gjelder de andre temaene:
- Høy verdi hjelper ikke hvis oppdraget gjaldt noe helt annet.
- Samme type arbeid hjelper ikke hvis oppdraget var svært lite.
- Stort omfang hjelper ikke hvis leverandøren bare utførte en liten del.
- Et mye større oppdrag er ikke nødvendigvis tilsvarende dersom arbeidet og leveringsformen var helt annerledes.
En mindre forskjell kan godtas. Men dersom referansen ligger langt unna på ett av de tre temaene, kan den være for svak selv om den passer godt på de andre.
4. Ordlyden bestemmer hva som skal vurderes
Oppdragsgiver må følge det kravet som står i konkurransegrunnlaget.
4.1 «Tilsvarende oppdrag»
Da vurderer KOFA normalt verdi, art og omfang.
4.2 «Tilsvarende størrelse og kompleksitet»
Da er det størrelse og kompleksitet som skal vurderes. Oppdragsgiver kan ikke etterpå kreve at referansen gjelder nøyaktig samme type arbeid hvis det ikke står i kravet.
Kontraktens verdi og mengden arbeid kan vise størrelsen. Leverandørens rolle og ansvar kan vise hvor vanskelig oppdraget var.
5. Kort oppsummert
| Tema | Det enkle spørsmålet |
|---|---|
| Verdi | Var kontrakten på omtrent samme økonomiske nivå? |
| Art | Gjorde leverandøren samme type arbeid? |
| Omfang | Var mengden arbeid omtrent den samme? |
| Ansvar | Hva gjorde og styrte leverandøren selv? |
Det holder ikke å skrive at et tidligere oppdrag var «tilsvarende». Leverandøren må vise hva oppdraget kostet, hva som ble gjort, hvor mye som ble gjort, og hvilken rolle leverandøren hadde.