Egne erfaringer kan være relevante, men de må gjøres om til objektive, dokumenterte og etterprøvbare evalueringsfakta.
Offentlige oppdragsgivere sitter ofte med kunnskap markedet ikke har. De vet hvilke konsulenter som leverer presise vurderinger, hvem som holder frister, hvem som skriver godt, hvem som må følges tett opp, og hvem som skaper merarbeid. I praksis er dette svært relevant informasjon når nye konsulenttjenester skal kjøpes.
Problemet er at anskaffelsesretten ikke tillater at denne kunnskapen brukes som uformell magefølelse. Egne erfaringer kan være relevante, men de må gjøres om til objektive, dokumenterte og etterprøvbare evalueringsfakta. Hvis ikke blir evalueringen sårbar for vilkårlighet, forskjellsbehandling og skjult favorisering.
IVAR-saken: egne erfaringer kan brukes, men ikke slik
KOFA-sak 2019/363 gjaldt en konkurranse der oppdragsgiver la vekt på egne negative erfaringer med en leverandør. Erfaringene gjaldt blant annet avvikshåndtering og håndtering av sykdom og driftsproblemer. KOFA aksepterte ikke bruken slik den var gjort.
Det avgjørende var ikke at egne erfaringer i seg selv er forbudt. Poenget var at erfaringene må være objektivt konstaterbare, dokumenterte og etterprøvbare. De kan ikke bare være interne inntrykk, muntlige erfaringer, opplevelser eller uformelle vurderinger hos ansatte hos oppdragsgiver.
Dette er et praktisk viktig skille. Oppdragsgiver må ikke late som tidligere erfaringer ikke finnes. Men erfaringene må være behandlet på en måte som gjør at leverandøren forstår hva som vektlegges, og at en utenforstående kan kontrollere grunnlaget for vurderingen.
Ved kjøp av kompetanse må erfaringen treffe riktig nivå
Ved konsulentkjøp er det ikke alltid særlig relevant å snakke om “egne erfaringer med leverandøren” som selskap. Hvis det som kjøpes er en bestemt persons kompetanse, er det erfaringen med den aktuelle konsulenten som er mest relevant. En leverandør kan ha både sterke og svake konsulenter. Det gir liten mening å trekke én konsulent ned fordi en annen konsulent fra samme selskap tidligere leverte svakt.
Ved generiske eller volumpregete kjøp kan erfaringer med leverandørens systemer, avvikshåndtering, kapasitet og oppfølging være relevante. Ved kjøp av individuell konsulentkompetanse bør vurderingen derimot knyttes til personen: faglig kvalitet, leveransepresisjon, skriftlige arbeider, samarbeid, møteevne, rolleforståelse og evne til å håndtere risiko.
Det må avklares før konkurransen. Hvis tildelingskriteriet gjelder tilbudt konsulent, bør egne erfaringer knyttes til den konsulenten. Hvis kriteriet gjelder leverandørens leveransemodell, kan erfaringer med selskapets gjennomføringsevne være relevante.
Slik gjør oppdragsgiver egne erfaringer brukbare
Den praktiske løsningen er enkel: Oppdragsgiver bør dokumentere erfaringene fortløpende, ikke først når neste konkurranse kommer.
Etter hvert konsulentoppdrag bør det lages en kort evalueringsrapport. Den trenger ikke være omfattende, men bør være konkret. Rapporten bør angi:
- hvilket oppdrag som ble utført
- hvem som utførte arbeidet
- hvilken rolle konsulenten hadde
- hva som ble levert
- om frister ble overholdt
- hvordan faglig kvalitet ble vurdert
- eventuelle mangler, rettinger eller avvik
- hvordan samarbeid og kommunikasjon fungerte
Rapporten bør sendes til leverandøren eller konsulenten etter oppdraget. Det gir notoritet og kontradiksjon. Leverandøren får mulighet til å korrigere feil, kommentere vurderingen eller bestride faktum. Da står oppdragsgiver langt sterkere dersom erfaringen senere skal brukes i en evaluering.
Det er stor forskjell på disse to situasjonene:
“Vi har hatt dårlige erfaringer med konsulenten.”
og:
“I oppdrag X leverte konsulenten utkast fire virkedager etter avtalt frist. Leveransen manglet vurdering av tre sentrale forhold som var uttrykkelig bedt vurdert. Oppdragsgiver sendte skriftlig tilbakemelding 12. mars, og leverandøren leverte revidert versjon 18. mars.”
Det første er en subjektiv opplevelse. Det andre er et etterprøvbart evalueringsfaktum.
Ikke gi poeng for å kjenne oppdragsgiver
En annen fallgruve er å gi positiv uttelling fordi konsulenten eller leverandøren “kjenner oss”. Det er en farlig formulering. Den favoriserer eksisterende leverandør og kan stenge konkurransen for nye aktører.
Det relevante er ikke at konsulenten kjenner oppdragsgiver. Det relevante er om tidligere leveranser dokumenterer kvalitet som har overføringsverdi til det nye oppdraget. Erfaring med samme oppdragsgiver kan bare ha betydning hvis den sier noe konkret om faglig kvalitet, fristoverholdelse, samarbeid, rolleforståelse eller evne til å håndtere tilsvarende problemstillinger.
Oppdragsgiver bør derfor unngå formuleringer som gir poeng for “kjennskap til virksomheten”. Det bør heller vurderes om konsulenten har dokumentert evne til å håndtere tilsvarende oppdrag, tilsvarende kompleksitet eller tilsvarende utfordringer.
Bruk egne erfaringer med lav og kontrollert vekt
Egne erfaringer bør normalt ikke gis stor selvstendig vekt i evalueringen. Jo større vekt slike erfaringer får, desto større blir risikoen for forskjellsbehandling og incumbent-fordeler.
En bedre modell er å bruke egne dokumenterte erfaringer som et kontrollmoment innenfor et tydelig avgrenset vurderingstema. De kan bekrefte, svekke eller nyansere det tilbudet sier om konsulentens kvalitet. De bør ikke bli en skjult bonusordning for leverandører oppdragsgiver allerede kjenner.
Dersom egne erfaringer skal kunne påvirke poengsettingen, bør konkurransegrunnlaget si dette uttrykkelig. Det bør også angi hvilke typer erfaringer som kan vektlegges, og hvordan de skal dokumenteres.
Praktisk oppskrift
Oppdragsgiver som ønsker å bruke egne erfaringer lovlig og praktisk bør gjøre fem ting:
- Varsle i konkurransegrunnlaget at egne dokumenterte erfaringer kan brukes.
- Angi hvilke forhold erfaringene kan gjelde.
- Lag korte evalueringsrapporter etter hvert konsulentoppdrag.
- Send rapportene til leverandøren og arkiver eventuelle kommentarer.
- Bruk bare erfaringer som er relevante for tildelingskriteriet.
Dette gjør erfaringene anvendelige. Ikke som magefølelse, men som dokumenterte fakta.
Det som ikke bør gjøres
Oppdragsgiver bør ikke trekke poeng på grunnlag av interne opplevelser, udokumentert misnøye eller muntlige historier fra tidligere oppdrag. Oppdragsgiver bør heller ikke gi ekstra poeng fordi leverandøren kjenner virksomheten fra før.
Egne erfaringer er verdifulle først når de er håndtert profesjonelt. Det betyr skriftlighet, struktur, kontradiksjon og etterprøvbarhet.
Da kan oppdragsgiver bruke den kunnskapen man faktisk har - uten å gjøre evalueringen vilkårlig.