Hovedregelen er enkel: Leverandører skal kunne få tilgang til konkurransegrunnlaget uten registrering. Det følger av kravet om gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget. DFØ har også presisert at det ikke er adgang til å stille krav om registrering for å få tilgang til eller laste ned dokumentene.
Likevel finnes det situasjoner hvor oppdragsgiver kan kontrollere tilgangen. Det er disse unntakene som er praktisk viktige. Poenget er ikke om registreringen er gratis, enkel eller vanlig i KGV-systemet. Spørsmålet er om oppdragsgiver har en konkret grunn til å begrense fri tilgang.
Tekniske grunner må være reelle
Det første unntaket gjelder tekniske forhold. Dette er et snevert unntak. Det omfatter ikke at konkurransegjennomføringsverktøyet er satt opp slik at leverandørene må opprette bruker før dokumentene åpnes.
En registreringsmur i KGV-systemet er ikke en teknisk grunn. Det er et systemvalg.
Tekniske grunner kan derimot foreligge der anskaffelsens art, dokumentenes format eller det som skal utleveres gjør vanlig elektronisk tilgang vanskelig eller umulig. Eksempler kan være særlige filformater, spesialverktøy, programvare som ikke er alminnelig tilgjengelig, svært komplekse tekniske filer, fysiske modeller eller annet materiale som ikke egner seg for ordinær elektronisk nedlasting.
Fellesnevneren er at begrensningen må skyldes selve materialet eller anskaffelsen. Ikke oppdragsgivers ønske om å samle inn kontaktinformasjon.
Fortrolige opplysninger kan begrunne kontrollert tilgang
Det andre praktiske unntaket gjelder fortrolige opplysninger. Dersom konkurransegrunnlaget inneholder informasjon som ikke bør gjøres åpent tilgjengelig, kan oppdragsgiver stille vilkår for tilgang. Det kan for eksempel være taushetserklæring, tilgangsstyring, identifisering av leverandøren eller annen kontroll før dokumentene utleveres.
Dette kan være aktuelt ved sikkerhetssensitiv informasjon, detaljerte tegninger, tekniske løsninger, opplysninger om kritisk infrastruktur, forretningshemmeligheter eller andre opplysninger som krever beskyttelse.
Men også her må begrensningen være konkret begrunnet. Det holder ikke å si at konkurransen «kan inneholde sensitiv informasjon» dersom dokumentene i realiteten er ordinære konkurransedokumenter.
Bare de nødvendige dokumentene kan begrenses
Et viktig poeng er at unntaket ikke automatisk gjelder hele konkurransegrunnlaget. Hvis det bare er ett vedlegg som inneholder fortrolige opplysninger, bør bare dette vedlegget legges bak kontrollert tilgang.
Oppdragsgiver kan normalt ikke gjøre hele konkurransen utilgjengelig fordi deler av materialet krever særskilt håndtering. Konkurranseregler, kravspesifikasjon, kontraktsvilkår, tildelingskriterier, frister og annen grunnleggende informasjon bør fortsatt være åpent tilgjengelig dersom innholdet ikke krever beskyttelse.
Dette er ofte der praksis glipper. Hele konkurransegrunnlaget legges bak innlogging, selv om begrunnelsen i beste fall bare gjelder enkelte dokumenter.
Registrering for varsler er noe annet
Oppdragsgiver kan legge til rette for at leverandører frivillig registrerer seg for å motta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget. Det er praktisk og ofte fornuftig.
Men frivillig registrering for varsler er noe annet enn obligatorisk registrering for tilgang. Leverandøren skal kunne lese dokumentene først og deretter vurdere om den vil følge konkurransen videre.
Det samme gjelder innlevering av tilbud. Oppdragsgiver kan kreve registrering når leverandøren skal levere tilbud, stille spørsmål eller delta aktivt i konkurransen. Det gir ikke grunnlag for å kreve registrering allerede for å lese konkurransegrunnlaget.
Den praktiske testen
Oppdragsgiver bør stille tre spørsmål før konkurransegrunnlaget legges bak registrering:
- Er det tekniske forhold ved anskaffelsen eller dokumentene som gjør fri elektronisk tilgang vanskelig eller umulig?
- Inneholder dokumentene fortrolige opplysninger som krever kontrollert tilgang?
- Er det bare de nødvendige dokumentene som begrenses?
Hvis svaret er nei, bør konkurransegrunnlaget være åpent tilgjengelig uten registrering.
Gratis registrering er fortsatt registrering. Et vanlig KGV-oppsett er ikke et unntak fra regelverket. Og ønsket om å vite hvem som vurderer konkurransen, er ikke en rettslig grunn til å begrense leverandørenes tilgang.