Dynamisk innkjøpsordning er en elektronisk innkjøpsordning hvor oppdragsgiver først kvalifiserer leverandører inn i en åpen leverandørpool. Nye leverandører kan tas opp så lenge ordningen varer. Når oppdragsgiver senere har et konkret behov, gjennomføres en minikonkurranse mellom leverandørene som er tatt opp i ordningen.
Poenget med ordningen er effektivitet. Oppdragsgiver slipper å kunngjøre hver enkelt konkurranse fra bunnen av, og leverandørmarkedet holdes åpent fordi nye leverandører kan søke opptak underveis. DPS fungerer derfor godt ved gjentatte kjøp hvor behovet lar seg beskrive skriftlig, og hvor tilbudene kan sammenlignes på grunnlag av elektronisk innleverte opplysninger.
Men nettopp dette er også begrensningen. DPS er en fullt ut elektronisk prosess. Den er ikke laget for konkurranser hvor oppdragsgiver trenger intervju, muntlig presentasjon eller dialog for å finne ut hvilket tilbud som faktisk er best.
Problemet oppstår når personen er ytelsen
Ved mange kjøp av konsulenttjenester er det ikke nok å se på CV, timepris og tilgjengelighet. Oppdragsgiver trenger å vite hvordan personen tenker, kommuniserer, prioriterer og forstår rollen. Da er intervjuet ikke pynt. Det er en del av kvalitetsvurderingen.
Det er her DPS kan bli feil verktøy.
Hvis oppdragsgiver må intervjue kandidatene for å kunne rangere tilbudene, passer ikke anskaffelsen inn i en ordning som skal gjennomføres elektronisk og skriftlig. Da forsøker oppdragsgiver å bruke en standardisert innkjøpsteknikk på en vurdering som krever muntlig prøving.
Intervju kan ikke gjøres om til en «avklaring»
Det hjelper lite å kalle intervjuet en avklaring, verifisering eller kvalitetssikring hvis samtalen i realiteten påvirker evalueringen.
Dersom oppdragsgiver etter intervjuet vurderer én kandidat som tryggere, mer moden, bedre egnet, mer relevant eller bedre i stand til å løse oppdraget, er intervjuet en del av tildelingsvurderingen. Da er det ikke lenger en nøytral kontroll av opplysninger i tilbudet. Det er et muntlig evalueringselement.
Det skaper et grunnleggende problem i DPS. Leverandørene konkurrerer ikke bare på det de har levert elektronisk. De konkurrerer også på et muntlig inntrykk som er vanskeligere å dokumentere, kontrollere og etterprøve.
Et referat løser ikke dette. Referatet dokumenterer bare at oppdragsgiver har gjennomført en muntlig vurdering. Det gjør ikke vurderingen til en elektronisk tilbudsevaluering.
Det avgjørende spørsmålet
Spørsmålet er derfor ikke om konsulenttjenester kan kjøpes gjennom DPS. Det kan de i mange tilfeller.
Spørsmålet er mer presist:
Kan oppdragsgiver velge det beste tilbudet uten intervju?
Hvis svaret er ja, kan DPS fungere. Da kan oppdragsgiver evaluere på skriftlige kriterier som erfaring, kompetanse, tilgjengelighet, pris, referanseprosjekter og eventuelt en kort skriftlig oppgaveforståelse.
Hvis svaret er nei, bør oppdragsgiver velge en annen konkurranseform. Da er behovet ikke bare å hente inn et digitalt tilbud. Behovet er å teste personen eller teamet muntlig før tildeling.
En enkel kontroll før DPS brukes
Før en DPS brukes til kjøp hvor personell er avgjørende, bør oppdragsgiver stille noen enkle kontrollspørsmål:
- Kan vi evaluere tilbudene fullt ut på grunnlag av skriftlig dokumentasjon?
- Er CV, erfaring, pris og tilgjengelighet nok til å velge riktig leverandør?
- Trenger vi intervju for å teste rolleforståelse, metode eller personlig egnethet?
- Vil intervjuet kunne påvirke rangeringen?
- Ville vi vært komfortable med å tildele kontrakten uten å møte kandidatene?
Hvis intervjuet bare er praktisk eller hyggelig, bør det droppes. Hvis intervjuet er nødvendig for å velge riktig, bør DPS droppes.
Dynamisk innkjøpsordning er et godt verktøy når kjøpet tåler standardisering. Det er et dårlig verktøy når oppdragsgiver egentlig trenger en muntlig kvalitetsvurdering før tildeling. Da er problemet ikke at konsulenttjenester er uegnet for DPS som kategori. Problemet er at den konkrete evalueringen ikke lar seg gjennomføre som en fullt ut elektronisk konkurranse.