Innsynsretten gjelder også SMS, WhatsApp, Signal og Teams-chat. Også i anskaffelser. Også hos deg.
Sivilombudet har akkurat begjært bevisopptak ved Sør-Rogaland tingrett for å få utlevert SMS-er fra en folkevalgt i en kommunal sak. Kommunen sier den ikke har meldingene. Den folkevalgte vil ikke gi dem fra seg. Sivilombudet krever skjermbilder.
Det betyr to ting. SMS-er om anskaffelsen må behandles som saksdokumenter, også når de bare ligger på en privat telefon. Og oppdragsgiver kan ikke avvise et innsynskrav ved å vise til at det er den ansatte eller folkevalgte som sitter med meldingene.
Tre regler du må forholde deg til
Som offentlig oppdragsgiver må du forholde deg til tre regler samtidig. Offentleglova § 4 definerer et dokument som enhver lagret informasjonsmengde, uavhengig av medium. En SMS, en WhatsApp-melding eller en Signal-tråd kan være et dokument. Anskaffelsesforskriften § 7-1 pålegger deg å oppbevare dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige beslutninger i anskaffelsen. Anskaffelsesloven § 4 krever at beslutningene dine skal kunne etterprøves.
Når meldinger blir saksdokumenter
Hvis du gjør avklaringer, poengsetting, habilitetsvurderinger eller leverandørkontakt på en meldingstjeneste, må meldingene behandles som saksdokumenter. Da kan en leverandør kreve innsyn i dem etter offentleglova, og oppdragsgiver må vurdere kravet på vanlig måte, herunder om unntakshjemler kommer til anvendelse. Og hvis viktige beslutninger i anskaffelsen bare er dokumentert i meldinger som ikke er bevart, har du ikke oppfylt kravet i § 7-1.
Du kan ikke argumentere med at meldingene ikke ligger i postjournalen. Du kan heller ikke argumentere med at de ligger på en privat telefon, eller i en kryptert app som ikke arkiverer. Dokumentbegrepet er teknologinøytralt og medieuavhengig. Det er innholdet som avgjør. Ikke kanalvalget, ikke eierskapet til enheten, ikke hva slags app du valgte.
Dette må du gjøre
Realitetsbehandling av anskaffelsen hører ikke hjemme i meldingstjenestene. Bruk saksbehandlingssystemet. Brukes en chat-app likevel, overfører du innholdet til saken samme dag. Eksterne rådgivere får beskjed om å levere vurderinger skriftlig i et format som kan arkiveres. Avklaringer, poengsetting, habilitetsvurderinger og leverandørkontakt dokumenteres fortløpende. Evalueringsgruppens diskusjoner skal lagres på saken, ikke i en gruppechat.
Når innsynskravet kommer, må du svare på det offentleglova krever: finnes det dokumenter, og kan de unntas? Unntakshjemler finnes, blant annet §§ 13, 14 og 23, men de gjelder spørsmålet om utlevering, ikke om eksistens. Du kan avslå innsyn med riktig hjemmel. Du kan ikke avslå ved å late som dokumentene ikke finnes, eller ved å vise til at den ansatte ikke vil gi dem fra seg.
For leverandører
Innsynskravet ditt bør være konkret. Ikke be om «alle meldinger». Be om dokumenter og meldinger om den konkrete vurderingen: poengsettingen, avklaringen, avviket, habiliteten, prisen eller beslutningen om ikke å avvise. Da tvinger du oppdragsgiver til å se etter i alle kanaler, ikke bare i postjournalen.
SMS er saksdokument når det gjelder saken. WhatsApp er saksdokument når det gjelder saken. Signal er saksdokument når det gjelder saken. Det du har skrevet om anskaffelsen, er en del av den, uansett hvor.