Konkrete indkøb, drift og afslutning af et dynamisk indkøbssystem

Originaltekst (dansk)

Kapitel 4 Konkrete indkøb, drift og afslutning af et dynamisk indkøbssystem

4.1 Indledning

I dette kapitel gennemgås processen for de konkrete indkøb, herunder hvordan ordregiver opfordrer deltagerne til at afgive tilbud på konkrete indkøb og tildeler de enkelte kontrakter. Derudover gennemgås der i kapitlet reglerne for løbende håndtering af nye ansøgninger og optag af virksomheder.

Ordregiver kan have behov for at foretage ændringer i det dynamiske indkøbssystem, navnlig hvis systemet har en længere løbetid. Reglerne for ændringer af dynamiske indkøbssystemer gennemgås også i dette kapitel. Endeligt gennemgås der i kapitlet, hvordan ordregiver afslutter et dynamisk indkøbssystem. 4.2 Igangsættelse af konkrete indkøb i det dynamiske indkøbssystem

Ordregiver igangsætter et konkret indkøb ved at opfordre alle de virksomheder, der er opta79 get i det dynamiske indkøbssystem, til at afgive tilbud. Det følger af ligebehandlingsprincippet, at en ansøger først kan deltage i konkurrencen om konkrete indkøb, når dennes ansøgning er færdigbehandlet og dermed er overgået fra at være ansøger til at være optagen virk80 somhed. Hensynet er, at alle tilbudsgivere skal have samme tid til at udarbejde tilbud. Ansøgere, der optages, efter at en opfordring til at afgive tilbud er udsendt, skal således ikke gives mulighed for at deltage. Annulleres et konkret indkøb, vil det være de ansøgere, der er optaget på tidspunktet for en ny opfordring til at afgive tilbud, der kan deltage i det konkrete indkøb. Hvis det dynamiske indkøbssystem er opdelt i kategorier, skal opfordringen kun rettes til de 81 virksomheder, der er optaget i den kategori, som det konkrete indkøb hører under. Processen for gennemførelse af et konkret indkøb i et dynamisk indkøbssystem er illustreret i figur 4.1 nedenfor.

__________________

79

Jf. udbudslovens § 105, stk. 1 samt udbudsdirektivets art. 34, stk. 6, hvoraf det fremgår, at det er alle optagne deltagere, der skal opfordres til at afgive tilbud.

80

Som nævnt i eksemplet i boks 4.2 kan konkrete indkøb medføre interesse fra virksomheder, der endnu ikke er optaget på det dynamiske indkøbssystem. For at undgå misforståelser omkring, hvem der kan byde på konkrete indkøb, kan ordregiver overveje at beskrive, fx i udbudsbekendtgørelsen, at en virksomhed skal være optaget på tidspunktet for udsendelse af opfordringsskrivelsen for et konkret indkøb for at kunne byde på dette konkrete indkøb.

81

Jf. udbudslovens § 105, stk. 2.

SIDE 39

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

Figur 4.1 Processen for konkrete indkøb i et dynamisk indkøbssystem

I driftsfasen skal ordregiver ikke afvente færdigbehandlingen af ansøgninger, før ordregiver kan igangsætte konkrete indkøb. Ordregiver skal dog være opmærksom på at overholde fristen på 10 dage som udgangspunkt for at behandle ansøgninger. Læs mere om fristerne for behandling af ansøgninger i afsnit 3.4.1. 4.2.1

Markedsdialog

Ordregiver kan både gennemføre en markedsdialog forud for etableringen af det dynamiske indkøbssystem, men kan også gøre det forud for de enkelte indkøb. Ordregiver kan eksempelvis forud for et konkret indkøb konsultere markedet med henblik på at afklare relevante forhold vedrørende indkøbet, som fx hvilken leveringsfrist der vil være hensigtsmæssig.

Ordregiver kan i sin markedsdialog både inddrage de virksomheder, der er optaget i det dynamiske indkøbssystem, og andre markedsaktører. Markedsdialog med virksomheder, som endnu ikke har søgt om optagelse i det dynamiske indkøbssystem, kan endda have den fordel,

SIDE 40

KAPITEL 4 KONKRETE INDKØB, DRIFT OG AFSLUTNING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

at det kan skabe øget interesse for systemet, således at der skabes mere konkurrence om de 82 konkrete indkøb. 4.2.2

Opfordringsskrivelser til konkrete indkøb

Ordregiver skal i opfordringsskrivelsen, der udsendes til optagne virksomheder, fastlægge grundlaget for afgivelsen af tilbud på det specifikke indkøb. Det er i den forbindelse muligt i opfordringsskrivelsen at konkretisere det specifikke indkøb og præcisere indholdet af udbudsmaterialet, fx tildelingskriterierne for det dynamiske indkøbssystem i forhold til indkøbet.

Det afhænger af en konkret vurdering, hvilke forhold ordregiver vil have behov for at præcisere eller konkretisere i forbindelse med et konkret indkøb. Fx vil ordregiver i en situation, hvor det offentliggjorte udbudsmateriale indeholder en detaljeret kravspecifikation og evalueringsmodel, kunne nøjes med i opfordringsskrivelsen at konkretisere mængden af det, der skal indkøbes, og et ønsket leveringstidspunkt. Er der i udbudsmaterialet alene angivet overordnede beskrivelser af genstanden for mulige indkøb og indtænkt fleksibilitet i tildelingskriterierne, fx angivet vægtningen af kriterierne i et interval, skal ordregiver i opfordringen til at afgive tilbud præcisere kravene til indkøbet, fastlægge vægtningen og evalueringsmodellen.

I konsulenteksemplet, jf. boks 3.4, vil ordregiver således kunne have behov for at konkretisere, bl.a. hvilke delkriterier der ønskes anvendt fra den offentliggjorte bruttoliste. Ordregiver skal i forbindelse med konkretiseringen til de konkrete indkøb være opmærksom på at holde sig inden for rammerne af det, der oprindeligt blev beskrevet ved offentliggørelsen af det dynamiske indkøbssystem. Ordregiver kan fx ikke i opfordringsskrivelsen opfordre til tilbud på varer eller ydelser, som hører under andre CPV-koder end dem, som er angivet i udbudsbekendtgørelsen. På samme måde skal ordregiver eksempelvis også holde sig inden for de oplyste kriterier og vægtninger af under- og evt. delkriterier.

Har ordregiver i udbudsmaterialet for det dynamiske indkøbssystem eksempelvis fastsat mindstekrav til indkøbene, kan ordregiver kun fravige disse mindstekrav i opfordringsskrivelserne for de konkrete indkøb, hvis sådanne mindstekrav ikke er udtryk for grundlæggende 83 elementer. Det vil sige, at krav ikke kan ændres for de konkrete indkøb, hvis denne ændring kunne have påvirket potentielle ansøgeres interesse og mulighed for at deltage i det dynamiske indkøbssystem, hvis ændringen havde fremgået af det oprindelige udbudsmateriale. Hvis ordregiver fx i udbudsmaterialet for det dynamiske indkøbssystem har fastsat særligt byrdefulde mindstekrav eller særlige kontraktkrav, som potentielt har afholdt nogle virksomheder fra at søge om deltagelse, kan ordregiver ikke lempe disse krav i forbindelse med de konkrete indkøb i det dynamiske indkøbssystem.

__________________ 82

Læs mere om rammerne for markedsdialog i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Dialog før og under udbudsprocessen.

83

Dette følger af ligebehandlingsprincippet i udbudslovens § 2.

SIDE 41

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

4.2.3

Besigtigelse

Besigtigelse kan i relevante situationer give tilbudsgiverne mulighed for at optimere deres tilbud. Ønsker ordregiver at give mulighed for besigtigelse til tilbudsgiverne, skal ordregiver være opmærksom på, at tilbudsfristen skal tage højde herfor. Læs mere om fastsættelse af tilbudsfristen i afsnit 4.2.4 nedenfor. Boks 4.1 Eksempel vedrørende besigtigelse i forbindelse med en kommunes dynamiske indkøbssystem for arealpleje

En kommune etablerede et dynamisk indkøbssystem for anskaffelse af arealpleje på kommunens områder, fx beskæring af træer og buske langs cykelstier. I forbindelse med de konkrete indkøb inviterede kommunen de optagne virksomheder til en besigtigelse af den strækning, som det konkrete indkøb omfattede. På den måde fik tilbudsgiverne bedre mulighed for at vurdere opgaven, fx om der kun skulle ryddes buske eller også træer, og tilbudsgiverne kunne således optimere deres tilbud.

Adgangen til besigtigelse skal fremgå af opfordringsskrivelsen, og alle optagne virksomheder skal derfor tilbydes adgang til besigtigelsen. 4.2.4

Tilbudsfrist

84

Ordregiver skal sætte en passende frist for modtagelse af tilbud for det konkrete indkøb. Til85 budsfristen skal som minimum være på 10 dage.

Ordregiver skal foretage en konkret vurdering af, hvilken frist der vil være passende for det konkrete indkøb. Hvis opfordringsskrivelsen fx indeholder omfattende materiale, kan en tilbudsfrist på 10 dage vise sig ikke at være passende i det konkrete indkøb. Hvis afgivelse af tilbud fx forudsætter besigtigelse, kan ordregiver heller ikke nøjes med at fastsætte en tilbuds86 frist på 10 dage, men skal fastsætte en længere frist.

I de situationer, hvor ordregiver i forbindelse med de konkrete indkøb har behov for at præcisere udbudsmaterialet i større grad, skal tilbudsgiverne bruge tid på at sætte sig ind i præciseringerne, ligesom tilbudsgiverne kan have behov for at stille uddybende spørgsmål til opfordringsskrivelsen. Ordregiver bør derfor i disse situationer fastsætte en længere tilbudsfrist end minimumsfristen på 10 dage. Ved fastsættelse af tilbudsfristen skal ordregiver desuden være opmærksom på, at fristen for supplerende oplysninger skal overholdes, dvs. at der skal være tid til, at tilbudsgiverne kan stille spørgsmål, og at ordregiver kan besvare dem senest seks dage før den fastsatte tilbuds87 frist.

__________________ 84

Udbudslovens § 93, stk. 1 om passende frister skal også overholdes ved dynamiske indkøbssystemer, dvs. ordregiver skal ved de enkelte konkrete indkøb vurdere, hvilken tilbudsfrist der vil være passende.

85 86

Jf. udbudslovens 105, stk. 4.

Jf. udbudslovens § 98, stk. 2. Læs mere om fastsættelse af en passende tilbudsfrist i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Udbudsloven – Vejledning om udbudsreglerne.

87

Dvs. ordregiver skal sikre overholdelse af seks-dages fristen for at meddele supplerende oplysninger, fx svar på modtagne spørgsmål, jf. udbudslovens § 93, stk. 4, nr. 1.

SIDE 42

KAPITEL 4 KONKRETE INDKØB, DRIFT OG AFSLUTNING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

4.3 Tildeling, underretning og begrundelse

Når ordregiver har modtaget tilbud, skal disse evalueres som beskrevet i udbudsmaterialet, og som eventuelt præciseret i opfordringsskrivelsen. Inden ordregiver træffer sin tildelingsbeslutning skal ordregiver indhente dokumentation for oplysningerne i ESPD’et fra den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til. Når ordregiver har verificeret dokumentationen, kan ordregiver træffe beslutning om tildeling af kontrakten. Ordregiver skal hurtigst muligt og samtidig underrette alle berørte virksomheder om sin tildelingsbeslut88 ning.

Alle virksomheder, som er optaget i det dynamiske indkøbssystem, skal efter Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering anses for at være berørte, uanset om de har afgivet tilbud på 89 det konkrete indkøb eller ej. Er det dynamiske indkøbssystem opdelt i kategorier, er det kun de virksomheder, som er optaget inden for den specifikke kategori, indkøbet er foretaget på, som skal anses for at være berørte tilbudsgivere, og som dermed underrettes om tildelingsbeslutningen.

Ordregiver er ikke forpligtiget til at afholde standstill-periode, inden kontrakten indgås, og kan derfor indgå kontrakt umiddelbart efter at have underrettet tilbudsgiverne om resultatet 90 91 af konkurrencen. Ordregiver kan dog vælge at afholde en frivillig standstill-periode. 92

Underretningen om tildelingsbeslutningen behøver ikke at indeholde en begrundelse. Ordregiver skal dog begrunde tildelingsbeslutningen, såfremt en berørt tilbudsgiver anmoder herom. I så fald skal tilbudsgiveren modtage begrundelsen senest 15 dage efter, at ordregiver 93 har modtaget anmodningen.

Selv om ordregiver ikke er forpligtiget til at begrunde sin tildeling af kontrakt, bør ordregiver være opmærksom på, at fristen for at indgive en klage til Klagenævnet for Udbud først igang94 sættes, når ordregiver har angivet en begrundelse for tildelingen. Det betyder, at såfremt ordregiver ikke giver en begrundelse, kan der potentielt blive klaget over tildelingsbeslutningen i en længere periode.

__________________

88 89

Jf. udbudslovens § 171, stk. 1, nr. 3.

Det fremgår af lovbemærkningerne til udbudslovens § 171, at: ”Afgiver en udvalgt virksomhed efterfølgende et tilbud, vil denne være at betragte som en berørt tilbudsgiver. En virksomhed som er udvalgt, men som ikke afgiver tilbud, er også berørt, og virksomheden skal derfor underrettes om beslutningen”. Når ordregiver ikke må begrænse antallet af ansøgere i det dynamiske indkøbssystem, jf. udbudslovens § 104, stk. 3, skal alle de ansøgere, som opfylder ordregivers minimumskrav til egnethed, anses som ”udvalgte virksomheder”, da alle virksomheder også skal opfordres til at afgive tilbud i forbindelse med det konkrete indkøb.

90 91

Jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 3, stk. 3, nr. 3.

Klagenævnet for Udbud skal erklære en kontrakt for uden virkning, når kontrakten baseret på et dynamisk indkøbssystem er indgået i strid med udbudslovens afsnit II eller III, og den anslåede kontraktværdi overstiger den relevante tærskelværdi, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 17, stk. 1, nr. 4. Afholdelse af en frivillig standstill-periode kan beskytte sådan en kontakt mod sanktionen uden virkning, hvis ordregiver samtidig har underrettet de berørte tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen og givet en underretning herom, samt har vurderet, at tildeling af kontrakten er sket i overensstemmelse med udbudsreglerne, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 17, stk. 2.

92

For dynamiske indkøbssystemer underlagt forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, jf. KLFU § 2, stk. 2, dog være ledsaget af en begrundelse.

93 94

Jf. udbudslovens § 171, stk. 5.

Jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 2, nr. 2. Selve lovteksten angiver, at klagefristen igangsættes ved meddelelse om kontraktindgåelse. Af lovbemærkningerne fremgår det dog, at klagefristen igangsættes ved meddelelse om kontrakttildeling, hvilket er i overensstemmelse med kontroldirektiverne.

SIDE 43

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

4.3.1

Ingen tilbud eller ingen antagelige tilbud

Ordregiver kan efter udløb af tilbudsfristen for et konkret indkøb stå i en situation, hvor der ikke er modtaget tilbud, eller hvor ingen af de modtagne tilbud er antagelige, fx fordi de indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Modtager ordregiver eksempelvis ingen tilbud på et konkret indkøb iværksat i et dynamisk indkøbssystem, vil ordregiver ikke være berettiget til at bruge proceduren udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse til at dække sit indkøbsbehov. Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse kan alene anvendes, når der i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud ikke er modtaget nogen tilbud eller kun er modtaget tilbud, 95 der er irrelevante i forhold til kontrakten.

Selv om et dynamisk indkøbssystem skal følge proceduren for begrænset udbud, så gælder dette kun i forhold til selve etableringen af det dynamiske indkøbssystem og ikke ved de en96 kelte konkrete indkøb, der gennemføres. Proceduren for etablering af det dynamiske indkøbssystem adskiller sig dog også fra proceduren begrænset udbud, ved at der fx ikke skal foretages en udvælgelse blandt de egnede ansøgere, og der skal ske løbende optag af nye ansøgere. Da et konkret indkøb i et dynamisk indkøbssystem således ikke følger proceduren for begrænset udbud i alle henseender, er det ikke muligt at bruge forhandlingsproceduren uden 97 offentliggørelse ved manglende modtagelse af tilbud på et konkret indkøb.

I en situation, hvor ordregiver alene modtager ikke-forskriftsmæssige eller uacceptable tilbud på et konkret indkøb under det dynamiske indkøbssystem, vil ordregiver heller ikke være berettiget til at gennemføre forhandlinger med tilbudsgiverne med henblik på at ”reparere” til98 buddene. Også denne mulighed for at bruge en forhandlingsprocedure til at reparere på tilbud, som fx ikke lever op til kravene i udbudsmaterialet, er forbeholdt situationer, hvor den oprindelige procedure har været et offentligt eller begrænset udbud.

Står ordregiver i en situation, hvor der ikke modtages nogen eller kun uantagelige tilbud på et konkret indkøb i et dynamisk indkøbssystem, vil ordregiver være nødt til at gennemføre et nyt indkøb i det dynamiske indkøbssystem. Det kan i den forbindelse være hensigtsmæssigt at gå i dialog med de - eller et udvalg af de - optagne virksomheder for at afklare, hvilke forhold der måtte have givet anledning til dette. På den måde vil ordregiver bedre kunne forberede et materiale for et nyt indkøb med henblik på at forbedre konkurrencen.

Alternativt kan ordregiver vælge at få dækket sit behov ved at foretage sit indkøb uden om det dynamiske indkøbssystem, eventuelt ved at gennemføre et EU-udbud på det konkrete indkøb. Hvis det gentagne gange i det dynamiske systems løbetid sker, at der ikke kommer nogen tilbud eller ingen antagelige tilbud, vil det være nærliggende for ordregiver at overveje, om det dynamiske indkøbssystem er etableret på den mest hensigtsmæssige måde, eller om det kunne være mere hensigtsmæssigt eventuelt at oprette et system på andre vilkår eller at

__________________ 95 96

Jf. udbudslovens § 80, stk. 1.

Jf. forarbejderne til udbudslovens § 101, stk. 2, hvor det fremgår, at ordregiveren skal følge reglerne for begrænset udbud ved etableringen af et dynamisk indkøbssystem.

97

Udbudslovens § 80, stk. 1 er en undtagelsesprocedure, som skal fortolkes indskrænkende, og regulerer derfor udtømmende, hvornår proceduren kan anvendes i tilfælde af manglende modtagelse af tilbud.

98

Jf. udbudslovens § 61, stk. 4, som berettiger ordregiveren til at overgå til udbud med forhandling uden at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, når forhandlingsproceduren omfatter alle de tilbudsgivere og kun dem, der under det forudgående offentlige eller begrænsede udbud har afgivet tilbud i overensstemmelse med udbudsprocedurens formelle krav samt opfylder kravene i udbudslovens § 159, stk. 2, 2. pkt., nr. 1-3.

SIDE 44

KAPITEL 4 KONKRETE INDKØB, DRIFT OG AFSLUTNING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

udbyde en rammeaftale i stedet. Dette kan ordregiver blive klogere på ved at gå i dialog med de optagne virksomheder. 4.4 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Ordregiver skal offentliggøre bekendtgørelser om indgåede kontrakter for de indkøb, som gennemføres i det dynamiske indkøbssystem.

Ordregiver kan vælge at offentliggøre en sådan bekendtgørelse for hver af de konkrete kontrakter, som bliver indgået på grundlag af det dynamiske indkøbssystem. I så fald skal be99 kendtgørelsen sendes til offentliggørelse, senest 30 dage efter at kontrakten er indgået. Formularen offentliggøres herefter i EU-tidende.

Ordregiver kan i stedet for at offentliggøre en bekendtgørelse for hvert konkret indkøb også vælge at offentliggøre bekendtgørelsen kvartalsvis, hvor der i så fald offentliggøres bekendtgørelser om de kontrakter, som er indgået i det forgangne kvartal. Fristen for fremsendelse af de kvartalsvise bekendtgørelser om tildeling af kontrakt er 30 dage efter udgangen af hvert 100 kvartal. 4.5 Udbudsrapport

Ordregiver skal i det dynamiske indkøbssystems løbetid udarbejde en skriftlig rapport indeholdende en række specifikke oplysninger, herunder dokumentation for afviklingen af udbuddet. Udbudsloven indeholder en liste over de oplysninger, som rapporten som minimum skal 101 indeholde. Det er dog ikke alle punkterne, der vil være relevante for et dynamisk indkøbssystem.

Ordregiver skal løbende opdatere rapporten ved optagelse eller afvisning af nye økonomiske aktører i det dynamiske indkøbssystem samt ved konkrete indkøb. Formålet med at udarbejde en rapport er at sikre gennemsigtighed om ordregiverens beslutninger truffet i forbindelse med udbudsprocedurer. 4.6 Aflysning af indkøb

Ordregiver har mulighed for at aflyse et iværksat indkøb i et dynamisk indkøbssystem, når aflysningen ikke skyldes usaglige hensyn. En aflysning kan fx være en mulighed, hvis der er sket fejl i forbindelse med indkøbsprocessen, eller hvis ordregivers indkøbsbehov ikke længere er til stede.

Er ordregiver nødsaget til at aflyse et konkret indkøb i et dynamisk indkøbssystem, skal ordregiver hurtigst muligt og samtidig underrette de optagne virksomheder i det dynamiske 102 indkøbssystem herom. Er det dynamiske indkøbssystem delt op i kategorier, skal ordregiver underrette alle optagne virksomheder inden for den kategori, hvor indkøbet var iværksat.

__________________

99

Jf. lovbemærkningerne til udbudslovens § 129.

100 101 102

Jf. udbudslovens § 129, stk. 4. Jf. udbudslovens § 174, stk. 1.

Jf. udbudslovens § 171, stk. 1, nr. 5. Underretningen skal gives til de ”berørte tilbudsgivere”, som i henhold til lovbemærkningerne til udbudslovens § 171 omfatter alle virksomheder, som er optaget i det dynamiske indkøbssystem.

SIDE 45

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

Ordregiver skal i underretningen angive en begrundelse for, hvorfor indkøbet er blevet annul103 leret. 4.7 Løbende optag i det dynamiske indkøbssystem

Når ordregiver har etableret sit dynamiske indkøbssystem og er gået i gang med at gennemføre konkrete indkøb, vil ordregiver samtidig skulle håndtere de ansøgninger om optagelse i det dynamiske indkøbssystem, der løbende bliver modtaget.

104

Disse nye ansøgninger skal behandles inden for en frist på 10 arbejdsdage efter modtagelse. En ansøger kan først deltage i konkurrencen om konkrete indkøb, når dennes ansøgning er 105 færdigbehandlet og dermed er overgået fra at være ansøger til at være optagen virksomhed. Ordregiveren kan selv tilrettelægge sin gennemgang af ansøgninger, så denne frist for behandling af ansøgninger overholdes. Ordregiver kan fx beslutte at foretage vurderingerne af de modtagne ansøgninger én gang om ugen, såfremt dette kan ske under overholdelse af fristen. Denne frist kan dog forlænges til 15 arbejdsdage i konkrete sager, hvor ordregiver finder det berettiget, herunder hvis ordregiver eksempelvis har behov for at undersøge, om ansøger opfylder minimumskravene til egnethed.

Har ordregiver behov for at bede ansøgeren om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen for at vurdere, om ansøgningen opfylder kravene for optagelse, skal dette ske in106 den for denne frist. Det samme er tilfældet, hvis ordregiver skal foretage en effektiv kontrol 107 af oplysningerne i ansøgningen. I driftsfasen af det dynamiske indkøbssystem, det vil sige i perioden efter igangsætning af det første konkrete indkøb, kan fristen ikke forlænges ud over de maksimale 15 arbejdsdage.

__________________ 103 104 105 106

Jf. udbudslovens § 171, stk. 7.

Jf. udbudsdirektivets art. 34, stk. 5. Jf. afsnit 4.2.

Ordregiver kan bede ansøgere om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre deres ansøgning inden for rammerne i udbudslovens § 159, stk. 5 og 6. 107

Ordregiver har ikke en generel pligt til at undersøge, om ansøger opfylder de stillede krav, men skal i tvivlstilfælde foretage en effektiv kontrol af oplysningerne og dokumentationen i ansøgningen eller tilbuddet, jf. udbudslovens § 159, stk. 3. Læs mere herom i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens notat Gennemgang af reglerne om dokumentation.

SIDE 46

KAPITEL 4 KONKRETE INDKØB, DRIFT OG AFSLUTNING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

Boks 4.2 Eksempel vedrørende konkrete indkøb, der kan medføre større interesse i en periode

Vejdirektoratet har flere forskellige dynamiske indkøbssystemer, herunder for opsætning af autoværn, trærydning, asfaltvedligeholdelse mv. Vejdirektoratet oplevede en stigning i antal ansøgninger i forbindelse med konkrete indkøb, hvilket bl.a. skyldtes, at virksomhederne først blev opmærksom på de dynamiske indkøbssystemer, når de hørte om de konkrete indkøb. Vejdirektoratet holder derfor nu en årlig leverandørdag, hvor de informerer om kommende indkøb, der forventes foretaget via de dynamiske indkøbssystemer. Leverandørdagen anvendes samtidig til at få input fra virksomhederne, fx om, hvad der fungerer godt eller dårligt, så der løbende kan optimeres.

Leverandørdagen er åben for alle, og ikke kun for de virksomheder, der allerede er optaget i de dynamiske indkøbssystemer. Vejdirektoratet oplever derfor ofte en øget interesse for de dynamiske indkøbssystemer efter den årlige leverandørdag. Udover at det har vist sig at have en positiv effekt på konkurrencen, da virksomhederne får bedre mulighed for at ansøge om optagelse og være forberedte på kommende konkrete indkøb i det dynamiske indkøbssystem, giver det Vejdirektoratet bedre mulighed for at planlægge, da de kan planlægge efter, at der kommer flere ansøgninger efter leverandørdagen.

Ordregiver skal være opmærksom på, at ansøgere, der tidligere er blevet afvist, eksempelvis fordi de ikke opfyldte minimumskrav til egnethed, godt kan ansøge om optagelse igen. Denne ansøgning skal ordregiver behandle uden hensyntagen til den tidligere afviste ansøgning.

På samme måde skal en ny ansøgning fra en virksomhed, som tidligere er blevet afvist, fordi vedkommende var omfattet af en udelukkelsesgrund og ikke kunne dokumentere sin pålidelighed, håndteres på ny. Er ansøgeren på tidspunktet for den nye ansøgning fortsat omfattet af en udelukkelsesgrund, skal ansøgeren på ny gives mulighed for at dokumentere sin pålidelighed. Kan ansøgeren i forbindelse med denne nye ansøgning fremlægge tilstrækkelig dokumentation for sin pålidelighed, kan vedkommende ikke udelukkes og skal derfor optages i det dynamiske indkøbssystem, forudsat at vedkommende opfylder minimumskravene til eg108 nethed. 4.8 Løbende opfyldelse af minimumskravene for deltagelse

Ordregiver kan, i lyset af et dynamisk indkøbssystems potentielt lange løbetid, have en interesse i at sikre, at de optagne virksomheder i hele løbetiden opfylder de stillede minimumskrav til egnethed og ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene. Ordregiver kan i den forbindelse kræve, at deltagerne i et dynamisk indkøbssystem indsender et nyt og ajourført ESPD. Deltagerne skal i så fald fremsende ajourført ESPD inden for fem arbejdsdage fra ordregivers 109 anmodning.

Hvis ordregiver på baggrund af det nye ajourførte ESPD konstaterer, at en virksomhed ikke længere opfylder minimumskravene til egnethed, er ordregiver forpligtiget til at udelukke 110 virksomheden fra det dynamiske indkøbssystem. Hvis virksomheden efterfølgende igen kan opfylde kravene, vil den kunne ansøge om ny optagelse på samme måde som nye ansøgere.

__________________

108

En ansøger, som er omfattet af en udelukkelsesgrund i udbudslovens §§ 135-137, skal gives mulighed for at dokumentere sin pålidelighed, inden udelukkelse kan ske, jf. udbudslovens § 138, stk. 1. Læs mere om vurdering af virksomheders pålidelighed i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Vejledning om vurdering af pålidelighed. 109 110

Jf. udbudslovens § 106, stk. 1. Jf. udbudslovens § 106, stk. 2.

SIDE 47

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

Vurderingen af, om virksomheden fortsat kan opfylde minimumskravene til egnethed, sker som udgangspunkt alene på baggrund af oplysningerne i ESPD’et. Hvis ordregiver er i tvivl om, hvorvidt virksomheden opfylder kravene, skal ordregiver dog foretage en effektiv kontrol af, 111 om kravene er opfyldt. Det samme er tilfældet, hvis ordregiver er i tvivl om, hvorvidt virksomheden er omfattet af udelukkelsesgrundene. Ordregiver kan som udgangspunkt kun indhente dokumentation for oplysningerne i ESPD’et fra den tilbudsgiver, ordregiver har til hensigt at tildele en konkret kontrakt til. Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i løbet af det dynamiske indkøbssystems løbetid kræve, at deltagerne fremlægger dokumentation for oplysninger i ESPD’et, såfremt det er nødvendigt for, at proce112 duren gennemføres korrekt.

Hvis ordregiver er i tvivl om, hvorvidt kravene er opfyldt, eller hvorvidt virksomheden er omfattet af udelukkelsesgrundene, kan ordregiver således bede virksomheden om at fremlægge dokumentation for oplysningerne i deres ESPD. Er ordregiver allerede i besiddelse af dokumentationen, eller kan dokumentationen fremskaffes direkte gennem adgang til en national 113 database, er tilbudsgiver ikke forpligtiget til at fremlægge dokumentation. Det betyder, at dokumentation indhentet ved tidligere indkøb, fx serviceattesten, kan lægges til grund i den gyldighedsperiode, ordregiver har fastsat for serviceattesten.

En kommune har besluttet at anvende et dynamisk indkøbssystem til indkøb af legepladsBoks 4.3 udstyr. Det dynamiske indkøbssystem etableres af kommunens indkøbsafdeling. Eksempel vedrørende løbende indhentelse af dokuIndkøbsafdelingen har som en del af udbudsmaterialet specificeret forskelligt legepladsudmentation styr og forberedt skabeloner til de konkrete indkøb, som kan hjælpe indkøberne i kommunens vuggestuer og børnehaver ved deres konkrete indkøb. Kommunens vuggestuer og børnehaver har ikke udbudskyndigt personale og skal derfor kun sørge for at gennemføre de konkrete indkøb af legepladsudstyr til egne legepladser.

Indkøbsafdelingen har ansvaret for at optage virksomheder i det dynamiske indkøbssystem, samt at de optagne virksomheder i hele løbetiden opfylder de stillede minimumskrav til egnethed og ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene. Dette sikrer indkøbsafdelingen ved løbende at indhente ajourførte ESPD’er og indhente dokumentation. Når indkøbsafdelingen har indhentet dokumentation, fx en serviceattest ved en kontrakttildeling, kan indkøbsafdelingen ved fremtidige tildelinger til den samme virksomhed støtte ret på serviceattesten i den periode, som de i udbudsmaterialet har angivet som gyldighedsperiode, fx 6-12 måneder fra datoen for udstedelse. Indkøbsafdelingen har også ansvaret for at sende bekendtgørelser om indgåede kontrakter.

Ved at dele ansvaret og opgaverne omkring de konkrete indkøb mellem indkøbsafdelingen og indkøberne i kommunens vuggestuer og børnehaver kan indkøbene håndteres af de rette kompetencer.

__________________ 111 112 113

Jf. lovbemærkningerne til udbudslovens § 106. Jf. udbudslovens § 151, stk. 2, jf. § 106, stk. 1. Jf. udbudslovens § 151, stk. 5.

SIDE 48

KAPITEL 4 KONKRETE INDKØB, DRIFT OG AFSLUTNING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

4.9 Ændringer i det dynamiske indkøbssystem

Ordregiver kan have behov for at foretage ændringer i det dynamiske indkøbssystem i dets løbetid. Ordregiver kan fx have behov for at forlænge det dynamiske indkøbssystems løbetid eller foretage ændringer i udbudsmaterialet.

Det er muligt at foretage ændringer i det dynamiske indkøbssystem efter udbudslovens regler om ændringer af udbudsmateriale. Disse regler betyder, at der kan foretages ændringer, når følgende krav er opfyldt: » Ændringerne offentliggøres på passende vis, » Meddelelse om ændringen sker under overholdelse af tidsfristerne for supplerende oplys-

ninger, og

» Ændringerne udgør ikke ændringer af grundlæggende elementer.

114

At ændringen skal offentliggøres på passende vis indebærer, at alle rimeligt oplyste og normalt påpasselige ansøgere kan få kendskab til ændringerne under de samme omstændigheder og på samme tidspunkt. For dynamiske indkøbssystemer betyder det, at ændringerne skal offentliggøres på samme måde som det øvrige udbudsmateriale for selve systemet. Angår ændringen oplysninger i udbudsbekendtgørelsen, som fx oplysninger om det dynamiske indkøbssystems løbetid eller maksimal værdi, skal ordregiver foretage ændringerne ved at offentliggøre 115 en bekendtgørelse herom. I forhold til kravet om, at ændringerne skal ske inden for de tidsfrister, der gælder for meddelelse af supplerende oplysninger, så er det kun relevant for ændringer, der gennemføres inden for den indledende ansøgningsfrist, jf. afsnit 3.4. For sådanne ændringer gælder det, at de skal 116 offentliggøres senest seks dage før udløbet af ansøgningsfristen.

Da der ikke gælder andre frister for at ansøge om deltagelse i et dynamisk indkøbssystem end den indledende ansøgningsfrist, skal meddelelse af ændringer ikke overholde andre tidsfrister.

Ved ændringer af grundlæggende elementer skal dette forstås som ændringer, der kan have 117 påvirket potentielle ansøgeres deltagelse i det dynamiske indkøbssystem. Ændringer af minimumskravene for optagelse vil eksempelvis angå grundlæggende elementer, idet minimumskravene er afgørende for, hvilke virksomheder der har mulighed for at deltage i systemet.

Sådanne ændringer kan derfor kun gennemføres ved etablering af et nyt dynamisk indkøbssystem.

__________________ 114 115

Jf. udbudslovens § 134, stk. 1.

Bekendtgørelsen skal udfyldes via EU Kommissionens standardformularer og efterfølgende offentliggøres i EU-Tidende. Læs mere om bekendtgørelser i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning E-formularer: Vejledning og opslagsværk til udfyldelse af e-formularer ved EU-udbud. 116 117

Jf. udbudslovens § 134, stk. 2.

Udbudslovens § 24, nr. 37 definerer en ændring af grundlæggende elementer som: ”En ændring, der kan have påvirket potentielle ansøgeres eller tilbudsgiveres deltagelse i den omhandlede udbudsprocedure eller fordrejet konkurrencen mellem ansøgere eller tilbudsgivere, såfremt ændringen havde fremgået af den oprindelige procedure for indgåelse af kontrakt.” Da konkurrencen om den enkelte kontrakt først sker i forbindelse med det specifikke miniudbud, vil det i forhold til det dynamiske indkøbssystem alene være relevant at vurdere, om ændringen kan have påvirket ansøgeres deltagelse i systemet.

SIDE 49

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

4.9.1 Ændringer af løbetiden Ordregiver kan ændre løbetiden af et dynamisk indkøbssystem, uden at der herved er tale om ændringer af grundlæggende elementer. Det vil sige, at ordregiver både kan forlænge løbetiden og afslutte det dynamiske indkøbssystem tidligere end oprindeligt fastsat.

Ved ændring af løbetiden for det dynamiske indkøbssystem skal ordregiver anvende den samme standardformular, der blev anvendt i forbindelse med etableringen af det dynamiske indkøbssystem, dvs. en udbudsbekendtgørelse der udarbejdes ved brug af EU Kommissionens standardformularer. Dette medfører ikke, at der etableres et helt nyt dynamisk indkøbssystem. De virksomheder, der er optaget i det dynamiske indkøbssystem, behøver derfor ikke at 118 ansøge om optagelse på ny.

4.9.2 Ændringer af maksimal mængde eller værdi Ordregiver kan også have behov for at foretage ændringer i det dynamiske indkøbssystems maksimale værdi eller mængde, det kan fx være på baggrund af et ændret indkøbsbehov eller på baggrund af ændringer i løbetiden. Ved sådanne ændringer i værdi eller mængde skal der foretages en konkret vurdering af, om der er tale om ændring af grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, dvs. ændringer af et omfang, der må tænkes at have påvirket potentielle ansøgeres deltagelse i det dynamiske indkøbssystem.

Leveringsforpligtigelsen for tilbudsgivere i et dynamisk indkøbssystem opstår ikke ved optagelse på systemet, men først ved tildeling af de enkelte kontrakter i medfør af systemet. Derfor vil ændringer i det dynamiske indkøbssystems maksimale mængde eller værdi kun have påvirket potentielle ansøgeres interesse for deltagelse i systemet i tilfælde af større udvidelser. Hvis sådanne udvidelser omvendt ikke har en størrelse, som kan anses for at have påvirket ansøgeres forretningsmuligheder under det dynamiske indkøbssystem og dermed deres interesse i deltagelsen, vil ændringen ikke udgøre en ændring af et grundlæggende element og dermed være tilladelig. 4.10 Ændring af kontrakter indgået på baggrund af et dynamisk indkøbssystem

De kontrakter, som indgås på baggrund af et dynamisk indkøbssystem, vil kunne ændres efter 119 udbudslovens bestemmelser om ændring af kontrakter.

4.11 Afslutning af et dynamisk indkøbssystem

Et dynamisk indkøbssystem bringes til ophør ved at offentliggøre en bekendtgørelse om indgået kontrakt. Denne bekendtgørelse skal udarbejdes ved brug af EU Kommissionens standardformularer og indeholde de oplysninger, der fremgår af bilag V, del D til udbudsdirekti120 vet.

__________________

118

Jf. udbudslovens § 129, jf. lovbemærkningerne til udbudslovens § 107. Læs mere om udfyldelsen af udbudsbekendtgørelsen i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning E-formularer: Vejledning og opslagsværk til udfyldelse af e-formularer ved EUudbud. 119

Jf. udbudsloven §§ 178-184. Læs mere herom i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Udbudsloven – Vejledning om udbudsreglerne. 120

Jf. udbudslovens § 129, jf. lovbemærkningerne til udbudslovens § 107. Læs mere om udfyldelsen af bekendtgørelse om indgået kontrakt i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning E-formularer: Vejledning og opslagsværk til udfyldelse af e-formularer ved EU-udbud.