Etablering af et dynamisk indkøbssystem

Originaltekst (dansk)

Kapitel 3 Etablering af et dynamisk indkøbssystem 3.1 Indledning

I dette kapitel beskrives, hvordan ordregiver etablerer et dynamisk indkøbssystem.

Overordnet kan processen for etablering af systemet illustreres som vist nedenfor i figur 3.1. Figur 3.1 Proces for etablering af et dynamisk indkøbssystem

Indledningsvist beskrives processen for etablering af et dynamisk indkøbssystem, herunder hvilket udbudsmateriale der skal forberedes og offentliggøres fra starten. Derefter gennemgås reglerne for modtagelse og behandling af de indledende ansøgninger.

SIDE 18

KAPITEL 3 ETABLERING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

3.2 Proces for etablering af et dynamisk indkøbssystem

Ordregiver skal ved etableringen af et dynamisk indkøbssystem følge proceduren for begræn17 set udbud. Det vil sige, at ordregiver indledningsvist skal offentliggøre et udbudsmateriale og optage alle de ansøgere, der er egnede i henhold til de stillede egnethedskriterier og ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund. I dynamiske indkøbssystemer kan man imidlertid ikke begrænse antallet af ansøgere, som man ellers gør ved et begrænset udbud. Etableringen af et dynamisk indkøbssystem sker ved, at ordregiver offentliggør en udbudsbe18 kendtgørelse på TED . Ordregiver skal samtidig offentliggøre et udbudsmateriale, som giver virksomheder mulighed for at vurdere, om de ønsker at søge om optagelse i det dynamiske indkøbssystem.

Der kan først foretages konkrete indkøb i det dynamiske indkøbssystem, når alle ansøgninger, 19 som er modtaget inden den indledende ansøgningsfrist , er færdigbehandlet. 3.3 Udbudsmaterialet

Ordregiver skal give fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet fra datoen for 20 offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen, jf. også boks 3.1.

Boks 3.1 Definition af udbudsmateriale

Udbudsmaterialet skal være frit og elektronisk tilgængeligt i hele det dynamiske indkøbssy21 stems gyldighedsperiode. Udbudslovens 24, nr. 36) definerer udbudsmateriale som værende:

”De dokumenter, som ordregiveren udarbejder eller henviser til for at beskrive eller fastlægge elementer i et udbud eller en procedure for tildeling af en offentlig kontrakt, herunder: a) udbudsbekendtgørelsen,

b) de tekniske specifikationer, c) det beskrivende dokument, d) foreslåede kontraktbetingelser, e) formater for ansøgernes og tilbudsgivernes fremlæggelse af dokumenter, f) oplysninger om almindeligt gældende forpligtelser og g) eventuelle supplerende dokumenter.”

__________________ 18 18 19 20 21

Jf. udbudslovens § 101, stk. 2.

På TED (Tenders Electronic Daily) publiceres alle medlemsstaternes EU-udbud. Læs mere om ansøgningsfristerne i afsnit 3.4 om behandling af ansøgninger. Jf. udbudslovens § 132, stk. 1, og udbudsdirektivets art. 34, stk. 4, litra d.

Jf. udbudsdirektivets art. 34, stk. 4, litra d). Et dynamisk indkøbssystem skal, jf. udbudsdirektivets art. 34, stk. 1 ”i hele indkøbssystemets gyldighedsperiode være åben for enhver økonomisk aktør, der opfylder udvælgelseskriterierne.” Det kan heraf udledes, at gyldighedsperioden løber, fra udbudsbekendtgørelsen offentliggøres, og indtil det dynamiske indkøbssystems fastsatte varighed udløber, eller det dynamiske indkøbssystem bringes til ophør ved offentliggørelse af den bekendtgørelse om indgåede kontrakter, jf. udbudslovens § 107.

SIDE 19

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

Der opstår herefter et spørgsmål om, hvorvidt det udbudsmateriale, som skal offentliggøres fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, skal indeholde alle elementer i materialet, som er oplistet i boks 3.1, eller om visse elementer kan vente med at blive offentliggjort i opfordringen til at afgive tilbud (”opfordringsmaterialet”). Skal ordregiver fx fra starten fastlægge de tekniske specifikationer for de indkøb, som kan foretages i det dynamiske indkøbssystem, eller kan de fastlægges i forbindelse med det konkrete indkøb? Figur 3.2 Overblik over tidspunkterne for offentliggørelse af udbudsmateriale

Note: De to hvide bokse illustrerer de to forskellige tidspunkter, hvor der skal offentliggøres udbudsmateriale.

Det fremgår af udbudsloven, at udbudsmaterialet som minimum skal angive arten og den anslåede mængde af planlagte indkøb og anføre alle nødvendige oplysninger om det dynamiske indkøbssystem, herunder hvordan det dynamiske indkøbssystem fungerer, det anvendte elek22 troniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning. Det vil sige, at udbudsmaterialet som minimum skal oplyse om, hvad der skal kunne indkøbes, og hvor meget, samt hvordan det dynamiske indkøbssystem fungerer.

Det vil bero på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der derudover er nødvendige at angive i udbudsmaterialet, og dermed skal angives allerede på tidspunktet for etableringen af det dynamiske indkøbssystem. Det afgørende er, at oplysningerne skal være tilstrækkelige til, at alle rimeligt oplyste og normalt påpasselige tilbudsgivere, der måtte ønske at blive optaget i

__________________ 22

Jf. udbudslovens § 103.

SIDE 20

KAPITEL 3 ETABLERING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

det dynamiske indkøbssystem, kan forstå oplysningernes nøjagtige rækkevidde og fortolke 23 dem på samme måde.

Oplysningerne i udbudsmaterialet har det vigtige formål at skabe gennemsigtighed på en måde, så interesserede virksomheder kan gennemskue, om det pågældende dynamiske indkøbssystem er interessant og relevant for dem. Interesserede virksomheder skal således på baggrund af oplysningerne i udbudsmaterialet kunne vurdere, om de kan opfylde kravene for at blive optaget på systemet, og om de kan levere ydelser af den art, som skal indkøbes i det dynamiske indkøbssystem og på de angivne vilkår.

I det følgende gennemgås nogle af de forskellige typer af oplysninger, som ordregivers udbudsmateriale skal indeholde, og hvilke overvejelser ordregiver bør gøre sig ved udarbejdelse af udbudsmaterialet. 3.3.1

Udbudsbekendtgørelsen

Udbudsloven stiller en række krav til, hvilke oplysninger om det dynamiske indkøbssystem der skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen. Ordregiver skal i udbudsbekendtgørelsen angive:

» Det dynamiske indkøbssystems løbetid, » minimumskrav til egnethed for optagelse i det dynamiske indkøbssystem, og 24 » kriterierne for tildeling af kontrakter.

Derudover skal bekendtgørelsen overholde de generelle krav til, hvilke oplysninger en ud25 budsbekendtgørelse skal indeholde i udbudsdirektivets bilag V, del C.

3.3.1.1 Kategorier Ordregiver har mulighed for at opdele et dynamisk indkøbssystem i objektivt beskrevne kategorier af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder.

Vælger ordregiver at opdele det dynamiske indkøbssystem i kategorier, skal dette oplyses i 26 udbudsbekendtgørelsen. Ordregiver skal i så fald i udbudsbekendtgørelsen også specificere 27 minimumskravene til egnethed for hver kategori. Virksomhederne skal leve op til minimumskravene til egnethed i en kategori for at blive optaget. Når virksomhederne er optaget, kan de efterfølgende vælge, hvilke konkrete indkøb de vil afgive tilbud på inden for den pågældende kategori. Ordregiver kan også vælge at fastsætte forskellige tildelingskriterier for hver kategori. Dette skal også oplyses i udbudsbekendtgørelsen, jf. også nedenfor.

Det er ordregiver, der fastlægger, hvordan en opdeling i kategorier nærmere skal ske. Ordregiver skal i den forbindelse være opmærksom på, at der ved et konkret indkøb ikke kan indkøbes på tværs af flere forskellige kategorier. Hvis ordregiver fx har opdelt et dynamisk indkøbssystem i to kategorier, hvor den ene kategori angår levering af varer, og den anden kategori service og vedligeholdelse af varen, vil det ikke være i overensstemmelse med

__________________

23 24 25 26

Jf. forarbejderne til udbudslovens § 103. Jf. udbudslovens § 102, stk. 1. Jf. udbudslovens § 128, stk. 2.

Jf. udbudslovens § 102, stk. 1 og 2. Opdelingen i kategorier i udbudsbekendtgørelsen sker ved at oprette det, som i e-formularerne omtales som lots (på dansk anvendes også begrebet delkontrakter).

27

Jf. udbudslovens § 102, stk. 3.

SIDE 21

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

udbudsreglerne, hvis ordregiver foretager et samlet indkøb af både levering af varen samt service- og vedligeholdelse af varen. Her vil ordregiver være nødt til at foretage to indkøb, dvs. et indkøb inden for hver sin kategori. Ønsker ordregiver at indkøbe fx varer med tilhørende tjenesteydelser på samme kategori, er der ikke noget til hinder for at have en kategori, der dækker sådanne indkøb. Dette kan eksempelvis være relevant, hvis ordregiver ønsker at anskaffe en vare med tilhørende service og vedligeholdelse i en samlet kontrakt. Kategorierne og deres indhold skal være defineret ved etableringen af det dynamiske indkøbssystem. Opdelingen i kategorier kan fx ske på baggrund af:

» Kvalitetsforskelle, fx en kategori for lavpriskuglepenne og en kategori for kvalitetskugle-

penne.

» Forskelle i omfang, fx den maksimale tilladte størrelse af de enkelte kontrakter, eksem-

pelvis en kategori for indkøb under 100.000 kr. og en for indkøb over 100.000 kr.

» Geografiske forskelle, fx opdeling i specifikke geografiske områder afhængigt af, hvor de

enkelte tjenesteydelser skal gennemføres.

» Forskellige leveringsvilkår, juridiske forhold mv., fx en kategori for varer til levering inden

for to arbejdsdage og en kategori for varer til levering inden for 15 arbejdsdage.

Ordregiver er forpligtet til at opfordre alle de optagne virksomheder inden for hver kategori 28 til at afgive tilbud i forbindelse med de konkrete indkøb i de enkelte kategorier. Derfor er det vigtigt, at ordregiver nøje overvejer, om og i så fald, hvilken opdeling i kategorier der vil give bedst mening i forhold til de konkrete indkøb. Ordregivers opdeling i kategorier bør således tage udgangspunkt i ordregivers reelle forventede indkøbsbehov, så opdelingen understøtter ordregivers indkøb på en hensigtsmæssig måde i forhold til det konkrete marked. Brede kategorier kan som udgangspunkt understøtte konkurrencen, men kan også mindske interessen især for virksomheder, som selv vurderer, at sandsynligheden for at få tildelt kontrakten er lav i forhold til omkostningerne ved at byde. Bredere kategorier betyder desuden, at flere virksomheder løbende skal tage stilling til, om indkøbene er relevante for dem at afgive tilbud på.

Et eksempel kunne være, hvis man havde en samlet kategori for managementkonsulenter. I dette tilfælde ville mange forskellige virksomheder, herunder både strategi-konsulenter, hrkonsulenter mv. kunne blive optaget på en sådan kategori, men ikke alle virksomhederne ville kunne levere på alle opgavetyper. Hvis ordregiver fx ønsker en konsulent, der kan rådgive om udvikling af virksomhedsstrategier, så vil alle de optagne virksomheder, der ikke beskæftiger sig med rådgivning om strategi- og forretningsudvikling, også blive opfordret til at afgive tilbud. Dette kan øge transaktionsomkostningerne for et konkret indkøb. I et sådant eksempel kunne ordregiver overveje at opdele det dynamiske indkøbssystem i kategorier, der er mere målrettede og relevante i forhold til ordregivers løbende indkøbsbehov, end blot én samlet kategori for management-konsulenter.

__________________

28

Jf. udbudslovens § 105, stk. 1. Hvis det dynamiske indkøbssystem er opdelt i kategorier, skal ordregiver ved konkrete indkøb under en kategori opfordre alle de virksomheder, der er optaget inden for den kategori, som det konkrete indkøb hører ind under, jf. udbudslovens § 105, stk. 2.

SIDE 22

KAPITEL 3 ETABLERING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

Tabel 3.1 Eksempel på opdeling i kategorier i et dynamisk indkøbssystem for management-konsulenter

Boks 3.2 Eksempel vedrørende indkøb af oversættelsesydelser

Kategori

Titel

Afgrænsning

Eksempler

1

Strategi- og forretnings- Omfatter rådgivning og bistand inden for ud- Vækststrategier, markedsanalyser, udvikling vikling af virksomhedsstrategi, markeds- og evalueringer mv. konkurrentanalyse, identifikation af nye forretningsmuligheder mv.

2

Organisationsudvikling

Omfatter rådgivning og bistand inden for de- Design af ny organisationsstruktur, sign af organisationsstrukturer, rolle- og an- kortlægning af roller og ansvar, forsvarsafklaring, forandringsledelse, kultur- og andringsprogrammer mv. værdiprojekter mv.

3

Projekt- og programledelse

Omfatter rådgivning og bistand inden for ledelse af større transformationer, PMO (Project Management Office), risikostyring, implementeringsstøtte mv.

4

HR og talent

Omfatter rådgivning og bistand til kompeten- Udarbejde kompetence-strategi, deceudvikling, performance-management, løn- signe performance-management-syog incitamentsstrukturer, rekrutteringsstra- stem, udvikle onboarding-program tegi mv. for nye medarbejdere mv.

Ledelse af implementeringen af nye hr-systemer, etablere PMO og standardisere projektstyringsmetoder, udarbejde projektplaner, milepæle og governance-struktur mv.

Opdelingen i kategorier bør således skabe en hensigtsmæssig balance mellem ordregivers indkøbsbehov og hensynet til at sikre den bedste konkurrence med færrest mulige transaktionsomkostninger. En styrelse fik til opgave at sørge for, at hele ministerområdet kunne indkøbe oversættelse på en nem og enkel måde. Sprogligt skulle oversættelserne kunne dække arabisk, engelsk, farsi, fransk, færøsk, grønlandsk, polsk, somali, svensk, tyrkisk, tysk og ukrainsk. Det varierede, om en opgave kun skulle oversættes til et enkelt sprog, et antal sprog eller alle sprog.

Markedet bestod af et større antal enkeltmandsvirksomheder, der typisk dækkede ét sprog, nogle oversættelsesvirksomheder, der dækkede flere forskellige sprog, og enkelte større oversættelsesvirksomheder, der dækkede alle efterspurgte sprog. Styrelsen valgte at udbyde et dynamisk indkøbssystem og opdele det i kategorier: » En kategori pr. sprog, hvilket sikrede en god konkurrence om oversættelser til ét sprog og samtidig tog hensyn til små virksomheders mulighed for at deltage. » En kategori for oversættelser til alle sprog for at tage hensyn til transaktionsomkostninger ved indkøb af opgaver, som krævede oversættelser til flere eller alle sprog.

SIDE 23

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

3.3.1.2 CPV-koder 29 Ordregiver skal i udbudsbekendtgørelsen angive CPV-koder for de ydelser, som skal kunne indkøbes i det dynamiske indkøbssystem. CPV-koderne hjælper virksomhederne med at søge efter offentlige indkøb inden for deres forretningsområde. Derfor er det vigtigt, at ordregiver finder den eller de CPV-koder, som er mest dækkende for de ydelser, som skal kunne købes i det dynamiske indkøbssystem, da det kan være med til at tiltrække relevante virksomheder og dermed skabe den bedste konkurrence.

CPV-koderne afgrænser, hvilke ydelser et dynamisk indkøbssystem omfatter. Et dynamisk indkøbssystem kan således ikke anvendes til at afløfte udbudspligten for anskaffelse af ydelser, som ikke er omfattet af den eller de CPV-koder, som er angivet i udbudsbekendtgørelsen for det dynamiske indkøbssystem.

CPV-koderne er opbygget i et hierarki med mere overordnede koder og mere specifikke koder. Derfor kunne man som ordregiver godt være tilbøjelig til at angive så overordnet en kode for sit dynamiske indkøbssystem som muligt for at sikre, at systemet kan bruges til flere forskellige indkøb. Det er imidlertid centralt, at de valgte koder skal gøre det muligt for de interesserede virksomheder at identificere, hvad der reelt bliver udbudt. En overordnet kodeangivelse kan medføre, at virksomheder fravælger indkøbssystemet, men også at ordregiver skal opfordre virksomheder til at byde, selv om de reelt ikke vil kunne deltage i konkurrencen om de enkelte kontrakter, da de ikke tilbyder de produkter/ydelser, som opfylder ordregivers mere specifikke behov. I eksemplet, jf. tabel 3.1, vedrørende konsulenter vil ordregiver eksempelvis risikere at henvende sig til ikke-relevante virksomheder, hvis ordregiver kun anvendte den helt overordnede CPV-gruppekode 79000000 Forretningstjenesteydelser: forskrifter, markedsføring, rådgivning, rekruttering, trykning og sikkerhed, da den bl.a. også omfatter Juridisk virksomhed, Revisionsvirksomhed og Skatterådgivning. Derfor bør man som ordregiver nøje overveje, hvilken eller hvilke CPV-koder der både henvender sig til relevante virksomheder og sikrer, at det dynamiske indkøbssystem kan anvendes til at foretage de indkøb, som opfylder ordregivers behov. Hvis ordregiver vælger at opdele sit dynamiske indkøbssystem i kategorier, skal der angives CPV-koder for de ydelser, der indgår i hver kategori.

Forskellige kategorier kan dog godt omfatte samme CPV-koder, eksempelvis hvis kategoriopdelingen vedrører kvalitetsmæssige forskelle, opdeling i forhold til kontraktværdier eller en geografisk opdeling.

3.3.1.3 Udelukkelsesgrunde 30 Udelukkelsesgrundene finder også anvendelse ved dynamiske indkøbssystemer. Ordregiver skal derfor beslutte og angive i udbudsbekendtgørelsen, om og i så fald, hvilke frivillige udelukkelsesgrunde der skal finde anvendelse for det dynamiske indkøbssystem.

__________________ 29

CPV står for Common Procurement Vocabulary og er et fælles referencesystem for udbudte opgaver i EU. CPV-koderne findes på alle EU's officielle sprog. Ved at henvise til en kode i stedet for et ord sikres en ensartet forståelse af den udbudte opgave. Der findes ca. 10.000 CPV-koder. På Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside kan du læse om CPV-koder og finde CPV-koder til dit udbud.

30

De obligatoriske udelukkelsesgrunde fremgår af udbudslovens §§ 135-136 og de frivillige i § 137. Læs mere om udelukkelsesgrundene i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Udbudsloven – Vejledning om udbudsreglerne.

SIDE 24

KAPITEL 3 ETABLERING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

Såfremt en ansøger er omfattet af en udelukkelsesgrund og ikke kan dokumentere sin pålidelighed, skal vedkommende udelukkes, dvs. ansøgeren kan ikke optages i det dynamiske ind31 købssystem.

Det samme er tilfældet, hvis en deltager i det dynamiske indkøbssystems løbetid bliver omfattet af en udelukkelsesgrund. Også her skal ordregiver give deltageren mulighed for at dokumentere sin pålidelighed, inden udelukkelse kan ske. Virksomheden kan søge om optagelse på det dynamiske indkøbssystem, når den ikke længere er omfattet af en udelukkelsesgrund eller kan dokumentere sin pålidelighed.

3.3.1.4 Minimumskrav til egnethed Ordregiver skal i udbudsbekendtgørelsen angive de minimumskrav til egnethed, der gælder for optagelse i det dynamiske indkøbssystem. De tilbudsgivere, som bliver optaget, skal opfylde disse krav i hele systemets løbetid. Konstaterer ordregiveren, at en deltager ikke længere kan opfylde kravene, skal ordregiver udelukke virksomheden fra at deltage i det dynami32 ske indkøbssystem. Ansøgeren kan søge om optagelse, når egnethedskriterierne igen kan opfyldes. Ordregiver kan vælge at fastsætte minimumskrav til egnethed i forhold til: » Udøvelse af det pågældende erhverv. » Økonomisk og finansiel formåen. 33 » Teknisk og faglig formåen.

De krav, som ordregiver stiller, skal være relevante i forhold til at sikre, at kun virksomheder, der er egnede til at løse de konkrete opgaver, optages i det dynamiske indkøbssystem.

Hvis det dynamiske indkøbssystem er inddelt i kategorier, skal minimumskravene til eg34 nethed specificeres i udbudsbekendtgørelsen for hver kategori.

Alle minimumskrav til egnethed skal være relaterede og stå i forhold til kontraktens genstand. Ordregiver er ikke forpligtet til at fastsætte minimumskrav til egnethed og bør vurdere, om sådanne krav er nødvendige. Unødigt restriktive egnethedskrav kan svække konkurrencen og rammer typisk små og nystartede virksomheder, som dermed får sværere ved at udfordre de mere etablerede aktører på markedet.

__________________

31

Jf. udbudslovens § 138, stk. 1. Læs mere om dokumentation af pålidelighed i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Vejledning om vurdering af pålidelighed.

32 33 34

Jf. udbudslovens § 106, stk. 2.

Jf. udbudslovens § 140, stk. 1, og jf. § 140, stk. 2 skal egnethedskravene stilles som minimumskrav. Jf. udbudslovens § 102, stk. 1, nr. 2, og stk. 3.

SIDE 25

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

Boks 3.3 Eksempel vedrørende et dynamisk indkøbssystem uden minimumskrav til egnethed

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) etablerede et dynamisk indkøbssystem om levering af droner. Det dynamiske indkøbssystem blev opdelt i kategorier baseret på dronernes tekniske karakteristika. FMI fastsatte ikke egnethedskrav til ansøgerne, da markedet bestod af mange små, og for det meste nystartede virksomheder. FMI vurderede, at egnethedskrav ville begrænse de små og nystartede virksomheders muligheder for at deltage, da de ikke nødvendigvis havde referencer eller stor økonomisk robusthed. FMI vurderede, at små og/eller nystartede virksomheder kunne være kompetente til at give relevante tilbud på konkrete indkøb af droner, ikke mindst fordi de små dronevirksomheder ofte er meget innovative.

 Økonomisk og finansiel formåen Ordregiver kan stille krav om, at ansøgere skal have tilstrækkelig økonomisk og finansiel kapacitet til at opfylde de enkelte kontrakter, som tildeles i det dynamiske indkøbssystem. Ordregiver bør ved formuleringen af egnethedskravet om økonomisk og finansiel formåen være opmærksom på, at formuleringen understøtter hensigten med kravet. Dette kan eksempelvis gøres ved at beskrive i udbudsbekendtgørelsen, at dokumentationen for opfyldelse af egnethedskravet skal vedrøre en periode op til tildelingen af kontrakt for et konkret indkøb, fx dokumentation af soliditetsgrad for de seneste tre disponible regnskabsår før tildelingstidspunktet. Ordregiver kan her eksempelvis kræve, at ansøgerne skal have en vis minimumsomsætning eller økonomiske nøgletal som fx en soliditetsgrad over et bestemt minimumsniveau.

Krav til minimumsomsætning må imidlertid ikke være større end det dobbelte af den maksimale værdi af de specifikke kontrakter, som forventes tildelt på grundlag af det dynamiske 35 indkøbssystem. Hvis ordregiver fx forventer, at de enkelte kontrakter, som skal tildeles i det dynamiske indkøbssystem, maksimalt vil have en værdi på to mio. kr., kan minimumskravet til omsætning således ikke overstige fire mio. kr. pr. år. Formålet med denne grænse er at sikre, at kravene til økonomisk og finansiel kapacitet står i et rimeligt forhold til de konkrete indkøb, så mindre virksomheder ikke udelukkes unødigt fra at blive optaget. Det er kun muligt at stille højere krav til omsætning, fx hvis gennemførelsen af de enkelte kontrakter er forbundet med særlige risici. I så fald skal ordregiver begrunde kravet til mini36 mumsomsætning i udbudsmaterialet.

Ordregiver skal overholde proportionalitetsprincippet ved fastsættelse af krav til økonomisk og finansiel formåen. Det betyder, at kravet skal stå i et rimeligt forhold til den kontrakt, som udbydes. Hvis ordregiver forventer at skulle tildele kontrakter til en værdi mellem 500.000 kr. og 10 mio. kr. under det dynamiske indkøbssystem, vil det således ikke umiddelbart være proportionalt at stille krav om minimumsomsætning på 20 mio. kr. (det vil sige det dobbelte af den maksimale forventede værdi af de enkelte kontrakter). Samtidig kan sådan et krav begrænse konkurrencen, idet kun større virksomheder vil have mulighed for at opfylde kravet.

__________________ 35 36

Jf. udbudslovens § 142, stk. 5. Jf. udbudslovens § 142, stk. 2.

SIDE 26

KAPITEL 3 ETABLERING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

Hvis ordregiver i eksemplet ovenfor har et sagligt behov for at sikre, at leverandører på de større kontrakter har en minimumsomsætning, som tager højde for disse kontrakters værdi og eventuelt særlige risici, kan ordregiver i stedet overveje at opdele det dynamiske indkøbssystem i kategorier for henholdsvis større og mindre kontrakter. Dermed kan minimumskravene til egnethed differentieres og tilgodese hensynet til proportionalitet.

 Teknisk og faglig formåen Ordregiver kan stille krav om, at ansøgere besidder de nødvendige tekniske ressourcer og erfaringer til at gennemføre de enkelte kontrakter, som tildeles i det dynamiske indkøbssystem.

Ordregiver stiller ofte krav om, at virksomheden skal have erfaring med lignende opgaver, som skal dokumenteres ved en referenceliste. Udgangspunktet i udbudsloven er, at sådan en referenceliste skal angå leverancer, som er udført inden for de seneste fem år, for så vidt angår 37 bygge- og anlægsarbejder, og inden for de seneste tre år, for så vidt angår varer eller tjene38 steydelser . I et dynamisk indkøbssystem er det vigtigt at være opmærksom på, hvornår et sådant krav skal gælde.

Hvis ordregivers krav til referencer fx skal opfyldes på ansøgningstidspunktet, kan kravet risi39 kere at miste deres formål om at sikre passende erfaring hos leverandøren. Dette gælder særligt ved dynamiske indkøbssystemer med lang varighed, hvor tidligt optagne virksomheders referencer kan ligge meget lang tid før, det konkrete indkøb foretages. Referencerne kan dermed risikere at være forældede. For at undgå dette kan ordregiver fx fastsætte, at referencer skal omfatte de seneste tre år før tilbudsfristen på et konkret indkøb. Det kan fx håndteres med et krav om indsendelse af ajourført ESPD/dokumentation, når virksomheder indsender 40 tilbud på konkrete indkøb på det dynamiske indkøbssystem.

3.3.1.5 Løbetid Ordregiver skal i udbudsbekendtgørelsen for det dynamiske indkøbssystem oplyse om systemets løbetid. Der er ingen grænser for, hvor lang løbetid et dynamisk indkøbssystem kan 41 have. Ordregiver bør i den forbindelse tage højde for, at det offentliggjorte udbudsmateriale 42 skal være relevant og have aktualitet i hele løbetiden. 3.3.1.6 Oplysninger om omfanget af de forventede indkøb Ordregiver skal i udbudsbekendtgørelsen angive det estimerede omfang af de ydelser, som 43 forventes anskaffet i det dynamiske indkøbssystem.

Det estimerede samlede omfang kan angives som estimeret værdi af det dynamiske indkøbssystem. Det repræsenterer den anslåede værdi af samtlige kontrakter, der forventes tildelt inden 44 for det dynamiske indkøbssystems løbetid. Ordregiver kan i stedet for at angive estimeret værdi angive en estimeret mængde for de ydelser, som skal anskaffes i det dynamiske

__________________ 37 38 39

Jf. udbudslovens § 155, nr. 1. Jf. udbudslovens § 155, nr. 2.

Da der kan ansøges om optagelse løbende, bør formuleringen være ”ansøgningstidspunktet” og ikke ansøgningsfristen. Der henvises i øvrigt til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens notat Gennemgang af reglerne om dokumentation.

40 41 42 43 44

Jf. udbudslovens § 106, stk. 1.

Jf. lovbemærkningerne til udbudslovens § 102, stk. 1, nr. 1.

Læs om ændringer i det dynamiske indkøbssystem i afsnit 4.9.

Jf. udbudsdirektivets bilag V, del C, pkt. 7. Samme forpligtigelse følger desuden af udbudslovens § 103. Jf. udbudslovens § 32.

SIDE 27

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

indkøbssystems løbetid. Det kan fx være antal enheder, der forventes anskaffet, eller antal timer, hvis det dynamiske indkøbssystem eksempelvis angår konsulentydelser.

Derudover skal ordregiver, i det omfang det er muligt, oplyse hyppigheden af de kontrakter, der skal tildeles i det dynamiske indkøbssystem og kontrakternes forventede størrelsesorden 45 (enten i form af værdi eller mængde).

Disse oplysninger skal være med til at hjælpe interesserede virksomheder til at vurdere, om det dynamiske indkøbssystem er interessant og relevant for dem. Samtidig kan disse oplysninger skabe gennemsigtighed om, hvor meget aktivitet der forventes at være i det dynamiske indkøbssystem. I henhold til EU-Domstolens praksis skal ordregiver ved udbud af rammeaftaler oplyse om 46 rammeaftalens anslåede samt maksimale omfang.

Det er Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering, at ordregiver også ved udbud af dynamiske indkøbssystemer skal angive både det anslåede og det maksimale omfang af det dynamiske indkøbssystem. Dette skyldes, at de oplysninger, som skal angives i en udbudsbekendtgørelse for et dynamisk indkøbssystem om systemets omfang, svarer til de oplysninger, som 47 skal angives i udbudsbekendtgørelsen ved udbud af en rammeaftale. Leverandørfeltet i dynamiske indkøbssystemer er ikke låst, som det er tilfældet i rammeaftalers driftsperiode, og optagelse i et dynamisk indkøbssystem medfører heller ikke en pligt til at afgive tilbud. For dynamiske indkøbssystemer – i modsætning til rammeaftaler – tjener ordregivers pligt til at angive det maksimale omfang af indkøbssystemet derfor alene det formål at understøtte virksomhedernes overvejelser om, hvorvidt det er forretningsmæssigt interessant at ansøge om optagelse.

Hvis det dynamiske indkøbssystems maksimale værdi fx er på et mindre beløb, kan større økonomiske aktører eksempelvis vurdere, at det pågældende dynamiske indkøbssystem ikke er interessant for dem. Dermed bidrager oplysninger om det dynamiske indkøbssystems maksimale omfang til øget gennemsigtighed om systemets omfang.

Ordregiver kan også, for så vidt angår systemets maksimale omfang, vælge at henvise til enten det dynamiske indkøbssystems maksimale værdi eller mængde. Angivelse af maksimal mængde kan særligt være relevant i situationer, hvor ordregiver har svært ved at fastsætte den maksimale værdi tilstrækkelig præcist, eksempelvis fordi det dynamiske indkøbssystem har en længere løbetid eller etableres på et marked med store udsving i priserne.

Er det dynamiske indkøbssystem opdelt i kategorier, skal oplysninger om systemets forventede og maksimale omfang, samt så vidt muligt de konkrete indkøbs hyppighed og forventede størrelse (i værdi eller mængde), angives for hver kategori. Hvis det dynamiske indkøbssystems maksimale omfang nås, og ordregiver har behov for at benytte systemet ud over det angivne maksimale omfang, vil det efter omstændighederne

__________________

45 46 47

Jf. udbudsdirektivets bilag V, del C, pkt. 10, litra b.

Jf. EU-Domstolens dom af 17. juni 2021 i sag C-23/20, Simonsen & Weel A/S mod Region Nordjylland.

EU-Domstolen har i dommen af 17. juni i sagen C-23/20, Simonsen & Weel mod Region Nordjylland, fortolket bestemmelserne i udbudsdirektivets bilag V, del C, pkt. 7, 8 og 10 til at indeholde en forpligtigelse til at oplyse om rammeaftalens maksimale omfang. Forpligtigelsen til at oplyse det maksimale omfang finder også anvendelse ved udbud af dynamiske indkøbssystemer.

SIDE 28

KAPITEL 3 ETABLERING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

være nødvendigt at ændre eller bringe det dynamiske indkøbssystem til ophør og etablere et nyt. Læs mere om ændringer af dynamiske indkøbssystemer i afsnit 4.9. 3.3.1.7 Tildelingskriterier Ordregiver skal i udbudsbekendtgørelsen angive de kriterier, som skal gælde ved tildeling af 48 kontrakter i det dynamiske indkøbssystem.

Ordregiver kan vælge imellem et af følgende tre tildelingskriterier: » Pris, » Omkostninger, eller 49 » Bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Ved anvendelse af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet skal ordregiver fastsætte underkriterier og eventuelt underliggende delkriterier til brug for evaluering af de enkelte kontrakter. Sådanne underkriterier kan foruden økonomiske forhold, som fx pris eller omkostninger, angå kvalitative forhold som fx kvalitet, herunder tekniske og funktionsmæssige karakteristika, bæredygtighed, kvalifikationer hos det personale, som skal udføre opgaven, teknisk bistand, leveringsbetingelser mv. Ordregiveren skal i udbudsmaterialet som ud50 gangspunkt angive, hvordan de fastsatte underkriterier vil vægte. Hvis ordregivers dynamiske indkøbssystem er opdelt i kategorier, kan der fastsættes forskellige tildelingskriterier for de enkelte kategorier.

I forbindelse med fastsættelse af under- og eventuelle delkriterier skal det være muligt for tilbudsgiverne at få en nøjagtig forståelse af kriterierne samt muliggøre en fortolkning, som er ens for alle rimeligt velinformerede og normalt omhyggelige tilbudsgivere.

Når ordregiver skal gennemføre konkrete indkøb, kan ordregiver præcisere kriterierne for tildeling i opfordringen til at afgive tilbud, hvis ordregiver vurderer, at dette er relevant. Ordregiver har alene adgang til at præcisere de oplyste kriterier, men må ikke foretage mere grund51 læggende ændringer. Det betyder, at de kriterier for tildeling, som ordregiver fastlægger i udbudsmaterialet ved etableringen af det dynamiske indkøbssystem, skal danne grundlag for tildeling af de enkelte kontrakter i hele det dynamiske indkøbssystems løbetid.

Ved fastsættelse af kriterierne bør ordregiver således overveje, hvorvidt ordregiver har behov for fleksibilitet ved vurderingen af, hvilke specifikke forhold der skal danne grundlag for tildeling af de enkelte kontrakter. Det kan fx være tilfældet, hvis der er en udvikling i markedet inden for bæredygtighed, som for ordregiver gør det relevant at foretage løbende justeringer i de specifikke forhold, der konkret skal lægges vægt på i evalueringen, når de konkrete indkøb i det dynamiske indkøbssystem gennemføres.

__________________

48 49

Jf. udbudslovens § 102, stk. 1, nr. 3, og § 165.

Jf. udbudslovens § 162 og §§ 163-168, som sætter rammerne for kriterierne. Læs mere om under- og delkriterier mv., herunder hvilke krav de skal opfylde, i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Udbudsloven – vejledning om udbudsreglerne.

50 51

Jf. udbudslovens § 165, stk. 1.

Jf. udbudslovens § 105, stk. 1, og forarbejderne til bestemmelsen.

SIDE 29

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

Ordregiver kan endvidere skabe fleksibilitet ved at angive vægtningen af underkriterier eller 52 eventuelle delkriterier i passende intervaller. Ordregiver kan fx oplyse, at pris vil vægte 6070 procent og kvalitet 30-40 procent. I så fald skal den præcise vægtning af kriterierne først fastlægges i opfordringen til at afgive tilbud på de specifikke kontrakter.

Fastsættelse af kriterier mv. i intervaller kan give ordregiver fleksibilitet ved de konkrete indkøb, ved at ordregiver fastsætter en præcis vægtning inden for det enkelte under- eller delkriteries interval, der passer ordregivers præferencer på tidspunktet for det konkrete indkøb.

Hvis det ud fra en objektiv vurdering ikke er muligt at angive vægtningen indledningsvist ved etablering af det dynamiske indkøbssystem, kan ordregiver i stedet angive underkriterierne i 53 prioriteret rækkefølge. De objektive årsager kan fx være, hvis der er tale om mange forskelligartede indkøb, som kan foretages i det dynamiske indkøbssystem. Også ved denne fremgangsmåde skal ordregiver fastlægge den præcise vægtning, når de optagne virksomheder op54 fordres til at byde på et konkret indkøb i det dynamiske indkøbssystem. Det er også muligt at skabe fleksibilitet ved først at fastsætte de specifikke delkriterier mv. til de oplyste underkriterier i opfordringen til at afgive tilbud. Ordregiver skal dog i den forbindelse være opmærksom på, at ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincipperne overholdes. Det betyder, at ordregiver: » ikke må ændre på de oprindeligt oplyste kriterier, » ikke må inddrage forhold, som, hvis de havde været kendt fra starten, kunne have haft ind-

flydelse på virksomheders interesse for deltagelsen i det dynamiske indkøbssystem, og

» ikke må inddrage forhold, som forskelsbehandler tilbudsgiverne.

Ordregiver kan fx udarbejde en bruttoliste over, hvilke delkriterier til de oplyste underkriterier der vil kunne finde anvendelse i forbindelse med tildelingen af kontrakter i det dynamiske indkøbssystem. En sådan bruttoliste kan eventuelt være ledsaget af en beskrivelse af relevante parametre for, hvornår de forskellige delkriterier kan blive anvendt. I forbindelse med konkrete indkøb udvælger ordregiver herefter de delkriterier fra bruttolisten, som skal finde anvendelse, og oplyser om dem i opfordringen til at afgive tilbud.

__________________

52 53 54

Jf. udbudslovens § 165, stk. 2. Jf. udbudslovens § 165, stk. 3.

Jf. lovbemærkninger til udbudslovens § 165.

SIDE 30

KAPITEL 3 ETABLERING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

Boks 3.4 Eksempel vedrørende anvendelse af delkriterier med fleksibilitet

Hvis der tages udgangspunkt i konsulenteksemplet i tabel 3.1 ovenfor, kunne ordregiver fx ved kategori 2, Organisationsudvikling, have offentliggjort følgende kriterier: Tildelingskriterie: Bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Underkriterier: 1. Pris (40-50 pct.). 2. Kvalitet (25-35 pct.). 3. Faglige kompetencer (20-25 pct.).

Delkriterier til Kvalitet  Forståelse af opgaven.  Metode og tilgang.  Kvalitetssikring og leverancesikkerhed.  Innovation og merværdi.

De enkelte delkriterier fastsættes ved etableringen af det dynamiske indkøbssystem. De kan udgøre en bruttoliste, som ordregiver kan vælge ud fra i forhold til, hvad der er relevant for ordregiver ved de konkrete indkøb. Delkriterierne kan også have en række del-delkriterier under sig, som også kan være angivet som en bruttoliste, hvor ordregiver kan vælge en eller flere kriterier i forbindelse med den konkrete opgave. Ordregiver har mulighed for at tilføje nye del-delkriterier, hvis de ligger inden for rammerne af det pågældende delkriterie. Fx kunne del-delkriterier under delkriteriet Metode og tilgang være følgende bruttokriterier: Del-delkriterier til Metode og tilgang: » Metodebeskrivelse. » Projektplan og tidsstyring. » Fleksibilitet og tilpasningsevne. » Brug af dokumenterede metoder/standarder.

Der er ikke et krav om, at ordregiver i det udbudsmateriale, der offentliggøres ved etableringen af det dynamiske indkøbssystem, skal offentliggøre evalueringsmodellen, som skal anvendes til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud ved de konkrete indkøb. Ordregi55 ver skal først oplyse evalueringsmodellen ved opfordring til at afgive tilbud. 3.3.2

Oplysninger om, hvordan det dynamiske indkøbssystem fungerer

Ordregiver skal i udbudsmaterialet, der offentliggøres i forbindelse med etablering af det dynamiske indkøbssystem, anføre alle nødvendige oplysninger om det dynamiske indkøbssystem, herunder hvordan det dynamiske indkøbssystem fungerer, det anvendte elektroniske 56 udstyr og tekniske ordninger samt specifikationer for tilslutning.

__________________

55

Ordregiver kan godt beskrive evalueringsmodellen i udbudsmaterialet ved etableringen af det dynamiske indkøbssystem, men skal i givet fald være opmærksom på, at evalueringsmodellen ikke senere kan ændres.

56

Jf. udbudslovens § 103.

SIDE 31

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

Ordregiver kan eksempelvis i udbudsmaterialet oplyse om:

» Hvordan virksomheder kan stille spørgsmål til udbudsmaterialet, og hvor der kan findes

svar på spørgsmål.

» Hvordan interesserede virksomheder ansøger om at blive optaget, herunder hvilke op-

lysninger der skal angives i ESPD’et.

» Hvordan og hvornår ansøgere skal fremlægge dokumentation for, at de opfylder eventu-

elle minimumskrav til egnethed og at de ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene.

» Hvordan ordregiver vil opfordre virksomhederne i det dynamiske indkøbssystem til at

give tilbud på konkrete indkøb.

» Om der vil være mulighed for besigtigelse eller forventes afholdt dialogmøder. Hvorvidt

der forventes afholdt dialog forud for konkrete indkøb.

» Hvordan tilbudsgiverne afgiver tilbud i forbindelse med konkrete indkøb. » Hvordan ordregiver giver tilbagemelding på ansøgninger og konkrete indkøb.

Udbudsmaterialet skal samlet set give interesserede virksomheder tilstrækkelige oplysninger om, hvordan man kan søge om optagelse på systemet, og hvordan tildeling af de enkelte kontrakter vil ske.

Ordregiver kan i etableringsfasen overveje at afholde et informationsmøde, hvor ordregiver skaber opmærksomhed om det dynamiske indkøbssystem og informerer om, hvordan der ansøges om optagelse. Dialog kan mindske risikoen for at blive nødt til at afvise ansøgere, der har udfyldt deres ansøgning forkert eller misforstået kravene til at blive optaget.

3.3.3

ESPD

Ordregiver skal forberede et ESPD, som interesserede virksomheder skal udfylde til brug for deres ansøgning om optagelse i det dynamiske indkøbssystem. ESPD’et er integreret i de fleste danske elektroniske udbudssystemer.

ESPD’et skal afspejle de i udbudsbekendtgørelsens angivne minimumskrav til egnethed og de udelukkelsesgrunde, som skal iagttages. Det omfatter de obligatoriske udelukkelsesgrunde og de frivillige grunde, som ordregiver har valgt at bruge i det dynamiske indkøbssystem. 3.3.4

De tekniske specifikationer

Ordregiver skal også i det udbudsmateriale, der offentliggøres ved etableringen af det dynamiske indkøbssystem, beskrive genstanden for de indkøb, som kan foretages i det dynamiske 57 indkøbssystem. Det kræver, at ordregiver beskriver karakteristika ved de varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, som kan anskaffes i systemet. Hvor detaljeret denne beskrivelse skal være, afhænger af den specifikke situation. Det afgørende er, at beskrivelsen af de varer eller ydelser mv., som det dynamiske indkøbssystem kan anvendes til, er tilstrækkelig til, at virksomhederne har mulighed for at vurdere, om det er interessant for dem at søge om optagelse i det dynamiske indkøbssystem.

Ordregiver er ikke forpligtiget til at fastlægge detaljerede tekniske specifikationer for de påtænkte indkøb allerede i udbudsmaterialet, dvs. ved etableringen af det dynamiske indkøbssystem. Fx kan ordregiver ud fra et ønske om at have adgang til de mest innovative løsninger have en interesse i ikke at fastlægge detaljerede tekniske krav, men alene en mere overordnet

__________________ 57

Jf. udbudslovens § 103, hvoraf det fremgår, at ordregiver som minimum skal beskrive ”arten” af de planlagte indkøb.

SIDE 32

KAPITEL 3 ETABLERING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

beskrivelse af, hvilke behov hos ordregiver de pågældende indkøb skal løse, eksempelvis ved anvendelse af funktionskrav.

Det er således muligt at give en mere overordnet beskrivelse i udbudsmaterialet og så specificere de præcise krav i forbindelse med opfordringen til at afgive tilbud på de konkrete indkøb.

Hvis ordregiver har opdelt sit dynamiske indkøbssystem i kategorier, kan der fastsættes forskellige tekniske specifikationer for de enkelte kategorier. Har ordregiver valgt opdeling i kategorier på baggrund af indkøbenes tekniske beskaffenhed, fx hvis den ene kategori omfatter varer med lav kvalitet og den anden varer med høj kvalitet, skal de tekniske specifikationer være tilstrækkeligt detaljerede til, at virksomhederne kan vurdere, hvilke af disse kategorier de skal søge om optagelse i. 3.3.5

Foreslåede kontraktbetingelser

Udbudsmaterialet består, som nævnt ovenfor, også af forventede kontraktbetingelser, dvs. de vilkår, som ordregiver kræver, at tilbudsgivere forpligter sig til at opfylde i forbindelse med en anskaffelse.

Der gælder ikke krav om, at ordregiver skal oplyse om samtlige kontraktvilkår, fx ved at vedlægge et udkast til en kontrakt i udbudsmaterialet ved etableringen af det dynamiske indkøbssystem. De specifikke kontraktvilkår vil ofte have betydning for en tilbudsgiver, når tilbudsprisen skal beregnes, og dermed først ved afgivelsen af de konkrete tilbud. Der er dog visse vilkår, som kan have betydning for, om det dynamiske indkøbssystem i det hele taget er interessant for en virksomhed at søge om optagelse i. Sådanne vilkår skal indgå i udbudsmaterialet, som offentliggøres ved etableringen af det dynamiske indkøbssystem. Det afhænger således af en konkret vurdering, hvilke vilkår der vil have en betydning for virksomheders interesse i at søge om optagelse i det dynamiske indkøbssystem. Det kan fx være krav om, at leverandørens personale skal sikkerhedsgodkendes, krav om anvendelse af personer under oplæring, arbejdsklausuler mv. Sådanne særlige vilkår skal desuden angives i ud58 budsbekendtgørelsen.

Det kan derudover afhænge af den specifikke branche, hvilke vilkår der kan påvirke virksomheders interesse for det dynamiske indkøbssystem. Hvis ordregiver stiller vilkår, som er usædvanlige for den relevante branche, kan det efter omstændighederne også have betydning for, hvilke virksomheder der vil være interesserede i at søge om optagelse i det dynamiske indkøbssystem. Fx kan vilkår om fordeling af immaterielle rettigheder, garanti, bod, begrænsning af erstatningsansvar, sikkerhedsstillelse mv. have en betydning for virksomheders interesse i det dynamiske indkøbssystem, særligt hvis disse vilkår afviger fra, hvad der er sædvanligt i den pågældende branche. Sådanne usædvanlige vilkår for branchen skal derfor efter omstændighederne også fremgå af udbudsmaterialet, som offentliggøres ved etableringen af det dynamiske indkøbssystem.

3.3.5.1 Mulighed for at indgå kontrakter med fleksible vilkår i et dynamisk indkøbssystem Kontrakter, som tildeles på baggrund af det dynamiske indkøbssystem, kan godt have karakter af et løbende forhold, fx i form af en såkaldt kontrakt med fleksible vilkår – til tider også benævnt periodekøbskontrakter eller rammekontrakter (rammekontrakter skal ikke forveksles med rammeaftaler). Sådanne kontrakter er kendetegnet ved, at ordregiver er forpligtiget

__________________ 58

Jf. udbudsdirektivets bilag V, del C, pkt. 17.

SIDE 33

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

til at aftage en bestemt ydelse eller mængde, og at leverandøren i kontraktperioden har en retlig sikkerhed for at levere denne ydelse/mængde til ordregiver.

Der kan også være tale om en kontrakt, der angiver et estimat af det forventede køb i medfør af kontrakten, men hvor ordregiver ikke nødvendigvis har forpligtiget sig til at aftage en be59 stemt mængde. Det skal bemærkes, at sådanne kontrakter ikke udgør rammeaftaler , men 60 kontrakter på fleksible vilkår.

Muligheden for at bruge kontrakter med fleksible vilkår fremgår ikke direkte af udbudslovens ordlyd, men af lovbemærkningerne til udbudslovens bestemmelse om rammeaftaler som ind61 købsmetode. Idet såvel rammeaftaler som dynamiske indkøbssystemer fastsætter rammerne for indgåelse af efterfølgende ”kontrakter”, er det Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering, at ordregiver har samme mulighed for at tildele kontrakter med fleksible vilkår i dynamiske indkøbssystemer som på rammeaftaler. Det er dog Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering, at der ikke i et dynamisk indkøbssystem kan tildeles rammeaftaler, da det følger af udbudsloven, at et dynamisk indkøbssystem kan anvendes til at foretage konkrete ind62 køb og tildele kontrakter. Ønsker ordregiver mulighed for at kunne tildele kontrakter med fleksible vilkår i det dynami63 ske indkøbssystem, skal det oplyses i udbudsmaterialet sammen med den forventede løbetid 64 for sådanne kontrakter. 3.3.6

Overvejelser ved udarbejdelse af udbudsmateriale

I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet bør ordregiver overveje, om der ønskes et dynamisk indkøbssystem med mulighed for fleksibilitet ved de konkrete indkøb op imod de ulemper, som en sådan fleksibilitet kan medføre.

Fleksibilitet kan fx skabes ved, at der ved etableringen af det dynamiske indkøbssystem alene fastsættes overordnede tekniske specifikationer og en række centrale kontraktvilkår for gennemførelse af indkøbene, og først ved de konkrete indkøb i opfordringsskrivelserne offentliggøre detaljerede tekniske specifikationer og kontraktvilkår. Fleksibilitet kan også skabes ved at fastsætte mere generelle kvalitative underkriterier vægtet i intervaller og først i opfordringsskrivelsen for det enkelte indkøb præcisere de specifikke kriterier, vægtningen, og hvilke forhold der vil blive tillagt positiv betydning.

Ordregiver bør være opmærksom på, at en fleksibel ramme for de mulige indkøb kan være forbundet med større ressourceforbrug hos ordregiveren i forbindelse med gennemførelsen af de konkrete indkøb i det dynamiske indkøbssystem. Hvis ordregiver fx fra gang til gang skal udarbejde detaljerede tekniske specifikationer, skal fastsætte den konkrete vægtning af under- og evt. delkriterier samt skal udarbejde beskrivelser af, hvilke forhold der vil vægte

__________________ 59

Rammeaftaler er karakteriseret ved, at ordregiveren ikke er forpligtiget til at aftage et bestemt omfang, og at der efterfølgende indgås konkrete kontrakter på baggrund af rammeaftalen. Læs mere om rammeaftaler i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Udbudsloven – Vejledning om udbudsreglerne.

60

Læs mere om sondringen mellem en kontrakt med fleksible vilkår og rammeaftaler i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Udbudsloven – Vejledning om udbudsreglerne.

61 62 63

Denne mulighed fremgår af lovbemærkningerne til udbudslovens § 97. Jf. udbudslovens § 102, stk. 1, nr. 3, og § 105, stk. 1 og 3.

Løbetiden bør baseres på en afvejning af transaktionsomkostningerne ved at gennemføre konkrete indkøb, kontraktværdi, og hvad der skal indkøbes. I eksemplet om arealpleje i boks 4.1 vil det fx give god mening at udbyde kontrakter med fleksible vilkår, hvor løbetiden passede med levering af arealpleje for et år ad gangen. 64

Jf. lovbemærkningerne til udbudslovens § 97 analogt.

SIDE 34

KAPITEL 3 ETABLERING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

positivt ved evalueringen af disse kriterier, kan det være forbundet med et betydeligt ressourceforbrug. Dette særligt sammenlignet med fx en rammeaftale med én leverandør. På samme måde kan afgivelse af tilbud på kontrakter i et dynamisk indkøbssystem med en fleksibel ramme være forbundet med større transaktionsomkostninger for tilbudsgiverne end i et dynamisk indkøbssystem med en mere fastlagt kravspecifikation og kontraktvilkår samt faste kriterier med tilhørende vægtning. Tilbudsgiverne vil således skulle bruge flere ressourcer på at gennemgå ordregivers krav og vilkår og udarbejde tilbud i forbindelse med de enkelte tildelinger.

Derudover bør ordregiver også overveje, om de ressourcer, som tilbudsgiverne vil skulle bruge på afgivelse af tilbud, også bør påvirke minimumsfristen for afgivelse af tilbud. Selv om ordregiver som udgangspunkt kan fastsætte en tilbudsfrist på ned til 10 dage, skal fristen kon65 kret være passende. Hvis tilbudsgiverne skal bruge tid ved hver specifik kontrakt på at gennemgå et nyt og evt. omfattende materiale med henblik på afgivelse af tilbud, kan fristen på 10 dage konkret vise sig ikke at være passende.

Endelig kan et dynamisk indkøbssystem med mere fleksible rammer medføre en risiko for mindre konkurrence om de enkelte indkøb. Hvis afgivelse af tilbud på de enkelte indkøb er forbundet med et stort ressourceforbrug for tilbudsgiverne, kan det potentielt afholde dem fra at byde. Dette særligt i situationer, hvor et dynamisk indkøbssystem har mange deltagere, da samtlige tilbudsgivere i det dynamiske indkøbssystem skal opfordres til at afgive tilbud ved et konkret indkøb. Derfor kan tilbudsgiveres incitament til at bruge ressourcerne på tilbudsafgivelsen i sådanne situationer også være mindre, særligt for små og mellemstore virksomheder. Ordregiver bør derfor nøje afveje hensynet til fleksibiliteten mod hensynet til at begrænse transaktionsomkostningerne for både sig selv og tilbudsgiverne.

Ordregiver kan også udarbejde skabeloner til brug ved de konkrete indkøb i det dynamiske indkøbssystem. Det kan være både skabeloner til opfordringsskrivelse, kravspecifikation, præciserende kontraktvilkår og tilbudsliste. Det kan nedbringe transaktionsomkostningerne for både ordregiver og tilbudsgiver ved de konkrete indkøb. Boks 3.5 Eksempel vedrørende et dynamisk indkøbssystem med fyldestgørende udbudsmateriale

I Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelses (FMI) dynamiske indkøbssystem for anskaffelse af droner blev der udarbejdet et ret fyldestgørende udbudsmateriale med en bruttoliste af krav, som kunne anvendes ved de konkrete indkøb, hvorfor der kun var behov for få konkretiseringer i forbindelse med de konkrete indkøb.

Udbudsmaterialet var i høj grad baseret på skabeloner, herunder også for tilbudsafgivelsen, hvilket gjorde det nemt for tilbudsgiverne at afgive tilbud. Dette var potentielt også årsagen til, at der i forbindelse med de konkrete indkøb blev modtaget et stort antal tilbud, hvor tilbudsgiver ikke altid fik læst materialet for det enkelte indkøb, men genbrugte tilbudsmaterialet fra tidligere konkrete indkøb, hvor det ikke blev tilpasset. For at afhjælpe udfordringen etablerede FMI et ”drone-forum” for løbende dialog med markedet og de optagne virksomheder. På den måde kunne FMI samtidig få input omkring udviklingen på markedet.

__________________ 65

Jf. udbudslovens § 93, stk. 1, jf. § 105, stk. 4.

SIDE 35

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

3.4 Behandling af ansøgninger

Når udbudsbekendtgørelsen og udbudsmaterialet er offentliggjort, kan alle interesserede virksomheder ansøge om at blive optaget i det dynamiske indkøbssystem. Den indledende frist for indgivelse af ansøgninger skal som minimum være 30 dage regnet fra dagen efter udbudsbe66 kendtgørelsens afsendelse.

Ordregiver må først benytte det dynamiske indkøbssystem til gennemførelse af indkøb, når alle ansøgninger, som er modtaget inden for den indledende ansøgningsfrist, er færdigbehand67 let. Der er ikke noget til hinder for, at ordregiver sideløbende med behandlingen af ansøgninger forbereder sit første konkrete indkøb, så det er klart til at blive igangsat straks efter færdigbehandlingen af ansøgninger. Figur 3.3 Proces for behandling af ansøgninger i etableringsfasen i et dynamisk indkøbssystem

Note: De hvide bokse illustrerer tidspunktet for behandling af ansøgninger i etableringsfasen i et dynamisk indkøbssystem.

__________________ 66 67

Jf. udbudslovens § 104, stk. 1. Jf. udbudslovens § 104, stk. 2.

SIDE 36

KAPITEL 3 ETABLERING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM

Der gælder ikke andre frister for at ansøge om optagelse end den indledende ansøgningsfrist. Virksomheder kan derfor på ethvert tidspunkt i det dynamiske indkøbssystems løbetid ansøge om at blive optaget.

Virksomheder kan først afgive tilbud på de specifikke indkøb, når de er blevet optaget i det dynamiske indkøbssystem. Der er derfor fastsat frister for, hvor hurtigt ordregiveren skal behandle ansøgninger om optagelse. 3.4.1

Frist for ordregivers behandling af ansøgninger

Ordregiver skal som udgangspunkt behandle alle modtagne ansøgninger inden for 10 arbejds68 dage efter modtagelse af ansøgningen. Dette gælder også ansøgninger, som modtages inden for den indledende ansøgningsfrist. Ordregiver skal således ikke vente med at behandle alle ansøgningerne til efter udløbet af den indledende ansøgningsfrist, men kan begynde at behandle ansøgningerne, så snart de er modtaget.

Fristen kan i konkrete sager, hvor ordregiver finder det berettiget, forlænges til 15 arbejds69 dage. Det kan fx være berettiget at forlænge fristen i en situation, hvor ordregiver har behov for at verificere, om en ansøger opfylder minimumskravene til egnethed, jf. afsnit 3.4.3 nedenfor. 3.4.2

Forlænget frist for behandling af ansøgninger i etableringsfasen

Ordregiver kan fastsætte en længere frist for behandling af ansøgninger end udgangspunktet på 10 arbejdsdage, hvis opfordringer til at afgive tilbud for det første indkøb i det dynamiske 70 indkøbssystem endnu ikke er udsendt. Udbudsloven sætter ikke rammer for, hvor lang fristen må være. Afgørende er blot, at ordregiver ikke begynder at anvende det dynamiske indkøbssystem til specifikke indkøb, før den forlængede frist er udløbet.

Hvis ordregiver ønsker længere tid til at behandle ansøgninger i etableringsfasen, kan ordregiver fastsætte en længere frist for at færdigbehandle ansøgninger end de 10 arbejdsdage. Et sådant ønske kan eksempelvis bero på, at ordregiver på baggrund af en markedsdialog forventer, at der i etableringsfasen kan modtages et meget stort antal ansøgninger eller bare gerne vil have længere tid til at få erfaring med at behandle ansøgninger, så ordregivers interne processer er på plads til at kunne håndtere de løbende ansøgninger efter etableringsfasen.

Ønsker ordregiver at anvende en forlænget frist i etableringsfasen, skal længden af denne for71 længede frist angives i udbudsmaterialet. En forlænget frist kan kun anvendes i etablerings72 fasen.

3.4.3

Vurdering af ansøgninger

Ved dynamiske indkøbssystemer skal enhver ansøger, der opfylder minimumskravene til egnethed, og som ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, optages. Ansøgerne skal aflevere et ESPD som foreløbigt bevis for egnethed og for, at de ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund. Da der ved optagelsen i et dynamisk indkøbssystem ikke sker en udvælgelse blandt

__________________ 68 69 70 71 72

Jf. udbudslovens § 104, stk. 4. Jf. udbudslovens § 104, stk. 5. Jf. udbudslovens § 104, stk. 6.

Jf. lovbemærkningerne til udbudslovens § 104, stk. 6.

Ved behandling af ansøgninger efter etableringsfasen kan fristen forlænges til 15 arbejdsdage, se afsnit 4.7.

SIDE 37

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

ansøgerne, og da der ikke tildeles konkrete kontrakter, er der ikke krav om, at ordregiver skal indhente dokumentation for oplysningerne i ESPD’et i forbindelse med optagelsen på det dynamiske indkøbssystem. Ordregiver skal derfor som udgangspunkt kun indhente dokumentation for de i ESPD’et angivne oplysninger fra den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at 73 tildele kontrakten til ved de konkrete indkøb.

Ordregiver kan dog på ethvert tidspunkt i løbet af det dynamiske indkøbssystems løbetid kræve, at de optagne virksomheder fremlægger dokumentation, hvis det vurderes nødvendigt 74 for, at proceduren gennemføres korrekt. Det kan fx være relevant, hvis der opstår tvivl om, hvorvidt ansøgeren opfylder kravene til optagelse, og ordregiver dermed har behov for at fo75 retage en effektiv kontrol heraf.

Har ansøgeren afleveret et ESPD, som ikke er fyldestgørende i forhold til ordregivers krav, kan 76 ordregiver anmode ansøgeren om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen.

Er ansøger omfattet af en udelukkelsesgrund, skal ordregiver allerede i forbindelse med vurdering af ansøgningen meddele dette til ansøgeren og bede om dokumentation for pålidelighed. Kun såfremt ordregiver vurderer, at ansøgeren har dokumenteret sin pålidelighed til77 strækkeligt, kan ansøgeren optages i det dynamiske indkøbssystem. 3.4.4

Underretning af ansøgere

Ordregiveren skal hurtigst muligt orientere den enkelte ansøger om, hvorvidt denne er optaget i det dynamiske indkøbssystem.

Hvis en ansøger afvises, skal ordregiver begrunde sin beslutning om ikke at optage ansøgeren 78 i det dynamiske indkøbssystem. Den forbigåede ansøger skal oplyses om, hvorfor ansøgeren er blevet afvist, herunder hvilke minimumskrav til egnethed ansøgeren ikke lever op til.

Ordregiver er alene forpligtiget til at underrette den enkelte ansøger om resultatet af dennes ansøgning, og således ikke om resultaterne af øvrige ansøgeres ansøgninger. Dog skal der informeres om, hvem der i øvrigt er optaget, hvilket eksempelvis kan gøres ved at offentliggøre en liste over optagne virksomheder og så løbende ajourføre denne liste.

__________________ 73 74 75 76 77

Jf. udbudslovens § 151, stk. 1. Jf. udbudslovens § 106, stk. 1. Jf. udbudslovens § 159, stk. 3.

Berigtigelse af ansøgninger kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5 og 6.

Læs mere om vurdering af virksomheders dokumentation af pålidelighed i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens Vejledning om vurdering af pålidelighed. 78

Jf. udbudslovens § 171, stk. 6.

SIDE 38

KAPITEL 4 KONKRETE INDKØB, DRIFT OG AFSLUTNING AF ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM