Hvornår kan et dynamisk indkøbssystem anvendes?

Originaltekst (dansk)

Kapitel 2 Hvornår kan et dynamisk indkøbssystem anvendes? 2.1 Indledning

I dette kapitel gives en introduktion til dynamiske indkøbssystemer, og hvornår det kan være relevant at benytte denne indkøbsmetode. Derudover gennemgås det i kapitlet, hvilke overvejelser en ordregiver med fordel kan gøre sig forud for etableringen af et dynamisk indkøbssystem. 2.2 Hvad kendetegner et dynamisk indkøbssystem?

Et dynamisk indkøbssystem er en indkøbsmetode, som giver ordregiver mulighed for at foretage standardiserede indkøb ved en forenklet indkøbsproces uden at skulle gennemføre et EUudbud ved hvert enkelt indkøb.

Et dynamisk indkøbssystem har en etableringsfase og en driftsfase. Derudover kan der med fordel være en forberedende fase, hvor ordregiver foretager strategiske overvejelser om, hvorvidt det er relevant at etablere et dynamisk indkøbssystem til at imødekomme ordregivers behov. Se illustration i figur 2.1. 2

Systemet etableres ved, at ordregiver følger proceduren for et begrænset udbud. Der er dog den forskel, at der ikke sker en udvælgelse blandt ansøgerne, dvs. der er ikke tale om prækvalifikation som ved begrænset udbud. Alle ansøgere, som opfylder ordregivers minimumskrav 3 til egnethed, og som ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, skal optages i systemet.

Når det dynamiske indkøbssystem er etableret, skal ordregiver opfordre de virksomheder, der er optaget i det dynamiske indkøbssystem, til at afgive tilbud på de konkrete indkøb, ordregiver ønsker at foretage. I systemets løbetid er der åbent for løbende optag af nye virksomheder. Ordregiver skal således løbende optage virksomheder, der ansøger om optag, og som opfylder kravene til egnethed, og som ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene. Når nye deltagere er optaget, kan de også deltage i konkurrencen om de konkrete indkøb, som foretages i det dynamiske indkøbssystem.

Ordregiver har mulighed for at opdele et dynamisk indkøbssystem i kategorier af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsopgaver. I så fald kan ordregiver fastsætte forskellige krav til egnethed og angive forskellige kriterier for tildeling af kontrakten for hver kategori. Den efterfølgende konkurrence vil foregå blandt de virksomheder, der er optaget inden for hver kategori.

__________________ 2 3

Jf. udbudslovens § 101, stk. 2. Jf. udbudslovens § 104, stk. 3.

SIDE 9

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

Figur 2.1 Faser ved et dynamisk indkøbssystem

2.2.1

Krav om elektronisk proces

Et dynamisk indkøbssystem skal anvendes som en fuldt elektronisk proces. Det betyder, at hele processen omkring et dynamisk indkøbssystem, dvs. både etableringen og de konkrete indkøb, skal være fuldt elektronisk understøttet i hele systemets løbetid. Ordregiver er ikke forpligtet til at anvende en bestemt it-løsning eller et egentligt udbudssystem til at fremsende 4 bekendtgørelser til EU-Tidende (TED) , men der er en række krav til kommunikation mv., som 5 skal overholdes i forbindelse med et dynamisk indkøbssystem.

__________________

4

TED (Tenders Electronic Daily) er den officielle onlinebase for udbud af offentlige kontrakter i EU. Det er et tillæg til Den Europæiske Unions Tidende, hvor alle medlemsstaternes offentlige EU-udbud publiceres. Ordregiver kan oprette bekendtgørelser online på TED, hvilket kræver login og password. 5

Jf. §§ 4 og 5 i bekendtgørelse nr. 1572 af 30. november 2016 om anvendelse af elektronisk kommunikation i udbud og om annoncering af offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse, som ændret ved bekendtgørelse nr. 1094 af 29. juni 2022.

SIDE 10

KAPITEL 2 HVORNÅR KAN ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM ANVENDES?

Ordregiver skal således gennem hele det dynamiske indkøbssystems løbetid sikre, at kommunikationen mellem ordregiver og virksomheder (dvs. både ansøgere og tilbudsgivere) sker elektronisk, herunder når ordregiver: 6

» Giver adgang til udbudsmaterialet. » Modtager ansøgninger om at blive optaget i ordregivers dynamiske indkøbssystem. » Modtager spørgsmål og giver svar i forbindelse med ansøgninger om optagelse i det dy-

namiske indkøbssystem.

» Giver meddelelse til ansøgere om, hvorvidt de er blevet optaget eller afvist. » Udsender opfordring til at afgive tilbud i forbindelse med konkrete indkøb til alle virk-

somheder, som er optaget på tidspunktet for igangsætning af det konkrete indkøb.

» Modtager spørgsmål og giver svar i forbindelse med konkrete indkøb. » Modtager tilbud. » Fremsender meddelelse om tildelingsresultat i forbindelse med konkrete indkøb.

Ansøgere og deltagere må ikke pålægges betaling for deltagelse i et dynamisk indkøbssystem.

7

2.3 Hvordan adskiller dynamiske indkøbssystemer sig fra rammeaftaler?

Dynamiske indkøbssystemer har visse fællestræk med rammeaftaler med flere leverandører, 8 hvor tildeling af en kontrakt sker ved genåbning af konkurrencen (miniudbud) . Begge er indkøbsmetoder, som er kendetegnet ved, at konkurrencen om den specifikke kontrakt sker blandt de virksomheder, der er optaget i det dynamiske indkøbssystem eller tildelt rammeaftalen.

Der er imidlertid også forskelle. En central forskel er fx, at rammeaftaler er ”lukkede” i deres løbetid, således at det alene er de leverandører, som er tildelt rammeaftalen, som kan deltage i konkurrencen om de enkelte kontrakter, hvor dynamiske indkøbssystemer er åbne for optag af nye virksomheder i hele løbetiden.

I tabel 2.1 nedenfor gennemgås en række ligheder og forskelle mellem de to indkøbsmetoder. Ordregiver bør overveje disse forhold ved vurderingen af, hvilken indkøbsmetode der er bedst egnet til ordregivers indkøbsbehov.

__________________ 6

Jf. udbudsdirektivets art. 34, stk. 4, litra d) ”give fri, direkte og fuld elektronisk adgang, så længe systemet er gyldigt, til udbudsdokumenterne i overensstemmelse med artikel 53”. 7 8

Jf. udbudslovens § 108, stk. 2.

Jf. udbudslovens § 98, stk. 1, nr. 2.

SIDE 11

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

Tabel 2.1 Lighedspunkter og forskelle mellem dynamiske indkøbssystemer og rammeaftaler med flere leverandører og genåbning af konkurrencen (miniudbud) Emne

Varighed

Dynamisk indkøbssystem Ingen begrænsninger.

9

Rammeaftale

Maksimalt fire år.

10

Leverandørfeltet Løbende optag af nye virksomheder, der lever op til optagelseskravene.

Leverandørfeltet fastsættes ved tildeling af rammeaftalen og er fast i hele rammeaftalens løbetid.

Afgivelse af tilbud

Der skal ikke afgives tilbud for at blive optaget i et dynamisk indkøbssystem, men alle optagne virksomheder skal opfordres til at afgive tilbud ved de konkrete indkøb.

Der skal afgives tilbud, som danner grundlag for tildeling af rammeaftalen. Ved genåbning af konkurrencen afgives fornyet tilbud.

Indkøbsbehovet

Begrænset til indkøb, der er generelt tilgænge11 lige på markedet.

Ingen begrænsninger for, hvad der kan indkøbes.

Aftalegrundlag

Der indgås først kontrakt med en virksomhed, når det konkrete indkøb foretages.

Der indgås en rammeaftale, som danner grundlaget for de tildelinger, der sker ved de konkrete indkøb på rammeaftalen. Der indgås kontrakt med den virksomhed, som det konkrete indkøb tildeles.

Købsforpligtelse

Ikke pligt til et bestemt aftag for ordregiver og ikke pligt til at afgive tilbud på konkrete indkøb for de optagne virksomheder.

Ikke pligt til et bestemt aftag for ordregiver (medmindre det fremgår af udbudsmaterialet) og ikke pligt til at afgive tilbud på et specifikt miniudbud (medmindre ordregiver har stillet det som et krav i udbudsmaterialet).

Pris

Ordregiver kender ikke prisniveauet, før der modtages tilbud på det konkrete indkøb.

Ordregiver kender priserne, om end der kan være fornyet priskonkurrence ved de konkrete miniudbud.

Elektronisk kom- Hele processen skal være fuldt elektronisk unmunikation derstøttet og skal således overholde bekendt12 gørelse om elektronisk kommunikation , både ved offentliggørelsen af det dynamiske indkøbssystem og ved de konkrete indkøb.

Skal overholde bekendtgørelse om elektronisk kommunikation i forbindelse med selve udbuddet af rammeaftalen og ved de konkrete miniudbud.

Bemærk, at ovenstående beskriver de væsentligste forskelle og ligheder mellem dynamiske indkøbssystemer og rammeaftaler, men udgør ikke en udtømmende oversigt.

__________________ 9

Der skal i udbudsbekendtgørelsen fastsættes en varighed. Varigheden af et dynamisk indkøbssystem kan forlænges ved offentliggørelse af en ny bekendtgørelse. Det følger af forarbejderne til udbudslovens § 107, at når løbetiden af det dynamiske indkøbssystem ændres, anvendes standardformularen, der blev anvendt i forbindelse med indkaldelsen af ansøgninger for det dynamiske indkøbssystem, dvs. en udbudsbekendtgørelse, jf. § 128”. 10

Rammeaftaler må som udgangspunkt maksimalt løbe 4 år. I ekstraordinære tilfælde kan en rammeaftale indgås for en længere periode, jf. udbudslovens § 95, stk. 2.

11

Udbudsdirektivets præambel 63 omtaler det som ”almindelige anvendte eller standardiserede varer, bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser, som er generelt tilgængelige på markedet”, mens den engelske direktivtekst anvender udtrykket ”off-the-shelf products, works or services”.

12

Jf. § 1, stk. 1 i bekendtgørelse nr. 1572 af 30. november 2016 om anvendelse af elektronisk kommunikation i udbud og om annoncering af offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse, som ændret ved bekendtgørelse nr. 1094 af 29. juni 2022.

SIDE 12

KAPITEL 2 HVORNÅR KAN ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM ANVENDES?

2.4 Hvornår er indkøbsmetoden dynamisk indkøbssystem egnet?

Forud for etablering af et dynamisk indkøbssystem bør ordregiver overveje, om denne indkøbsmetode er den rette til at opfylde ordregivers behov for løbende indkøb.

Ordregiver bør bl.a. overveje, om indkøbsbehovet kan imødekommes ved ydelser, der er generelt tilgængelige, eller om det er ydelser, som skal udvikles eller tilpasses for at kunne dække ordregivers specifikke behov. At der skal være tale om ydelser, som er generelt tilgængelige, betyder ikke, at ydelserne ”ikke kan følge med tiden”. Et dynamisk indkøbssystem vil eksempelvis kunne være velegnet til at sikre, at ordregiver til stadighed har mulighed for at indkøbe markedets nyeste modeller af smartphones.

Forhold på det relevante marked kan også have betydning for, om et dynamisk indkøbssystem er egnet for den enkelte ordregiver, da antal af og karakteristika ved markedsaktørerne kan påvirke effekten af et dynamisk indkøbssystem. Der er også andre forhold, der kan have betydning for valget af et dynamisk indkøbssystem. Det kan fx være ordregivers behov for forsyningssikkerhed eller ordregivers behov for at kende priserne for de konkrete indkøb over en længere periode.

Ordregiver bør i sine overvejelser også tage højde for egne og virksomhedernes transaktionsomkostninger ved at etablere og anvende et dynamisk indkøbssystem, herunder fx interne ressourcer til løbende optag af virksomheder i systemet og de løbende konkrete indkøb.

Nedenfor gennemgås nogle af de overvejelser, som er relevante for ordregiver. Andre forhold kan spille ind i vurderingen, så oversigten er ikke udtømmende, og ordregiver bør i alle tilfælde foretage en samlet vurdering af, om et dynamisk indkøbssystem vil være det mest hensigtsmæssige i den konkrete situation. Tabel 2.2 Elementer til overvejelse af, om et dynamisk indkøbssystem er egnet eller ej For anvendelse:

Imod anvendelse:

Standardiseret indkøbs- Ordregivers indkøbsbehov kan dækbehov kes af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, som er generelt tilgængelige på markedet.

Ordregivers indkøbsbehov kræver særlige tilpasninger/speciel tilvirkning,

Gentagne indkøb

Ordregiver har behov for at foretage løbende indkøb.

Ordregiver har kun behov for at indkøbe en enkelt gang eller få gange med lang tid imellem.

Kompatibilitet/kontinui- Ordregiver vil gerne løbende kunne tet få leveret det nyeste på markedet.

Ordregiver har behov for at få leveret det samme produkt eller ydelse over en længere periode.

Markedet

Ordregiver køber ind på et marked, hvor nye produkter og løsninger introduceres løbende, og nye virksomheder kommer til.

Ordregiver køber ind på et mere stabilt marked, der ikke er præget af store udsving i præferencer og teknologi.

Forudsigelighed omkring Ordregiver kan acceptere udsving og pris uforudsigelighed i pris.

Ordregiver har behov for faste priser og budgetsikkerhed.

Organisering

Ordregiver har behov for mere forudsigelighed i fx ressourceforbrug mv.

Ordregiver har organisering og ressourcer til at behandle ansøgninger løbende og løbende igangsætte konkrete indkøb.

SIDE 13

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

Der kan være forhold, der både taler for og imod anvendelse af et dynamisk indkøbssystem. Hensynet til forsyningssikkerhed kan eksempelvis både tale for såvel og som imod, da antallet af mulige optagne virksomheder på et dynamisk indkøbssystem på den ene side er ubegrænset, og dermed vil mange forskellige virksomheder kunne byde ind på konkrete indkøb. På den anden side vurderer de optagne virksomheder selv, hvilke konkrete indkøb de ønsker at byde på, og dermed kan ordregiver komme i en situation, hvor der slet ikke modtages tilbud. Læs mere om de enkelte elementer nedenfor i afsnit 2.4.1 - 2.4.2. 2.4.1

Hvilke indkøb er egnet til et dynamisk indkøbssystem?

Et dynamisk indkøbssystem kan være velegnet ved løbende anskaffelser af varer, tjeneste13 ydelser og bygge- og anlægsarbejder, som er generelt tilgængelige på markedet. Indkøbsmetoden kan således fx anvendes til indkøb af standardydelser, dvs. varer, som er tilgængelige på markedet uden behov for tilpasninger, eller hvor kun mindre tilpasninger er nødvendige. Dynamiske indkøbssystemer er navnlig anvendelige til standardydelser, men anvendelsen er ikke begrænset til at vedrøre standardiserede ydelser. Et dynamisk indkøbssystem vil også kunne omfatte tjenesteydelser i form af konsulentydelser, som er almindelig anvendte, eller bygge- og anlægsopgaver. 14

Dynamiske indkøbssystemer anvendes både af danske ordregivere og på EU-plan til eksempelvis indkøb af it-udstyr, softwarepakker, biler, legepladsudstyr, medicinsk udstyr, radio-, fjernsyns-, kommunikations- og telekommunikationsudstyr, it-rådgivningsydelser, managementkonsulenter, arkitekt-, konstruktions-, ingeniør- og inspektionsvirksomhed.

Dynamiske indkøbssystemer kan også anvendes til fx varekøbskontrakter, som også omfatter et element af tjenesteydelser. Det kan fx være tilfældet, hvis kontrakterne omfatter indkøb af varer og vedligeholdelse eller service heraf.

Som indkøbsmetode er dynamiske indkøbssystemer udformet til standardiserede indkøb. Det er derfor ikke muligt at forhandle om de enkelte tilbud, der modtages ved indkøb i et dynamisk indkøbssystem. Har ordregiver behov for at gennemføre forhandlinger med tilbudsgiverne for at målrette og optimere de afgivne tilbud, vil et dynamisk indkøbssystem ikke være den rette indkøbsmetode. 2.4.1.1 Ordregivers indkøbsbehov Ordregivers indkøbsbehov kan have stor betydning i forhold til, om et dynamisk indkøbssystem vil være egnet som indkøbsmetode.

Har ordregiver fx behov for at anskaffe varer eller ydelser, som er kendetegnet ved en stor grad af innovation eller på et marked, hvor der sker en hurtig teknologisk udvikling, kan et dynamisk indkøbssystem være mere fleksibelt end en rammeaftale. Dette skyldes, at de optagne virksomheder i et dynamisk indkøbssystem ved de enkelte kontrakter kan vurdere, hvilke produkter eller løsninger der skal tilbydes til at løse det konkrete indkøb. Det betyder, at de løbende kan tilbyde nye og mere innovative produkter og løsninger i hele systemets løbetid.

__________________ 13 14

Jf. udbudslovens § 101, stk. 1.

Jf. EU-Kommissionens vejledning Dynamiske indkøbssystemer – Retningslinjer for brug, 2022.

SIDE 14

KAPITEL 2 HVORNÅR KAN ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM ANVENDES?

På samme måde kan der løbende blive optaget nye virksomheder i systemet, som også kan deltage i konkurrencen med nye løsninger. I modsætning hertil er rammeaftalers leverandørkreds og sortiment ”låst” i aftaleperioden (om end en rammeaftale kan indeholde ændringsklausuler, som giver mulighed for at opdatere eller udskifte sortimentet). En rammeaftale kan dermed hurtigt blive forældet, hvis markedet er kendetegnet ved innovation og fx hurtig teknologisk udvikling. Boks 2.1 Eksempel vedrørende anskaffelse af droner

Forsvaret har eksperimenteret med brug af forskellige droner, herunder civilt anskaffede droner. Det var i den forbindelse afgørende at have adgang til den nyeste udvikling på markedet, som ofte leveres af mindre nichevirksomheder.

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) overvejede oprindeligt at anskaffe sådanne droner via en rammeaftale. Det blev dog hurtigt klart, at markedet for civilt anskaffede droner udviklede sig hurtigt, både teknologisk og i forhold til leverandørfeltet, hvorfor en rammeaftale hurtigt kunne blive forældet. FMI etablerede derfor et dynamisk indkøbssystem til anskaffelse af droner og opdelte det i flere kategorier efter nogle overordnede dronetyper, hvilket bl.a. understøttede virksomhedernes forretningsfokus. Det dynamiske indkøbssystem gav samtidig mulighed for, at de mange mindre droneleverandører på markedet bedre kunne deltage, da de kunne vælge, hvilke konkrete indkøb de ville afgive tilbud på.

Hvis ordregiver omvendt har behov for kontinuitet i de enkelte indkøb og ser en fordel i, at det er den samme leverandør/leverandørkreds, der leverer, kan en rammeaftale være mere velegnet end et dynamisk indkøbssystem. Ordregiver kan også have behov for at kende prisniveauet for de varer eller ydelser, som kan foretages løbende hen over en periode. Ved et dynamisk indkøbssystem vil priserne kunne variere imellem de enkelte indkøb. Derfor vil indkøbsmetoden være mindre egnet, hvis ordregiver ser fordele i et mere stabilt prisniveau.

2.4.1.2 Forholdene på det relevante marked Ordregiver bør, inden der etableres et dynamisk indkøbssystem, vurdere, om indkøbsmetoden vil være hensigtsmæssig i lyset af markedsforholdene. Markedsforholdene kan også have betydning for, hvordan det dynamiske indkøbssystem struktureres og anvendes. I nogle situationer vil ordregiver måske kunne drage fordel af at udnytte ledig kapacitet på markedet til at opnå lavere priser ved fx at opdele indkøb i mindre kontrakter og dermed foretage hyppigere indkøb. Kender ordregiver ikke markedet så godt, kan markedsforholdene undersøges ved en 15 markedsdialog.

Er markedet fx præget af hyppige ændringer i leverandørfeltet, vil et dynamisk indkøbssystem kunne hjælpe ordregiver til løbende at få adgang til nye leverandører, da de løbende kan søge om optag i systemet. Samtidig kan fx nye leverandører hurtigere komme til at deltage i konkurrencen om offentlige kontrakter.

__________________ 15

Læs om rammerne for markedsdialog i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Dialog før og under udbudsprocessen.

SIDE 15

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER

Et dynamisk indkøbssystem kan også være et godt instrument til at sikre konkurrencen på et marked med få leverandører. I modsætning til rammeaftaler, som begrænser konkurrencen om opgaverne til den eller de leverandører, som tildeles rammeaftalen, medfører et dynamisk indkøbssystem, at alle virksomheder, der lever op til minimumskravene til egnethed, har mulighed for at blive optaget i systemet og løbende konkurrere om de konkrete opgaver. Boks 2.2 Eksempel på et dynamisk indkøbssystem, som fremmede konkurrencen

Vejdirektoratet oprettede et dynamisk indkøbssystem på opstilling af autoværn, da det var et marked med relativt få leverandører, og hvor der sjældent kom nye leverandører til. Vejdirektoratet vurderede, at oprettelse af et dynamisk indkøbssystem gav dem en række fordele i forhold til indgåelse af en rammeaftale:

» Det dynamiske indkøbssystem gav bedre mulighed for at fastholde konkurrencen mellem

det mulige leverandørfelt, da der var mulighed for løbende optag i systemet, modsat en rammeaftale, hvor der skulle konkurreres om en plads på aftalen. De enkelte leverandører skulle dog kun afgive tilbud ved de konkrete indkøb, som de fandt relevante, og kunne derfor bedre disponere over deres kapacitet. » Det dynamiske indkøbssystem åbnede op for teknologisk udvikling i de løsninger, der kunne tilbydes ved konkrete indkøb. » Det dynamiske indkøbssystem understøttede bedre prismæssig udvikling på markedet, hvor der igennem en årrække havde været en del prisudsving. En rammeaftale ville som udgangspunkt have låst parterne, da prisudsvingene lå ud over, hvad en almindelig prisindeksreguleringsklausul kunne rumme. Ordregiver risikerede derfor, at tilbudsgiverne ved udbud af en rammeaftale havde tilbudt højere priser for at tage højde for risikoen ved prisudsving. Et dynamisk indkøbssystem kan være et redskab til at sikre større deltagelse i konkurrencen fra små og mellemstore virksomheder (herefter SMV’er) og mikrovirksomheder, da virksomhederne ved optagelse i et dynamisk indkøbssystem ikke har en leveringsforpligtigelse, men kan vælge alene at byde på de kontrakter, som de finder relevante og har kapacitet til at udføre. Derudover er der som tidligere nævnt mulighed for at opdele et dynamisk indkøbssystem i kategorier, hvilket yderligere kan fremme SMV’ers deltagelse. Læs mere uddybende herom i afsnit 3.3.1.1 Kategorier nedenfor.

Et dynamisk indkøbssystem kan dog også have den ulempe, at ordregiver ikke er garanteret at få nogen tilbud, når der gennemføres mange ad hoc-indkøb i modsætning til længerevarende aftaler med leveringsforpligtigelse. Desuden vil egentlige mangelsituationer og andre ubalancer mellem efterspørgsel og udbud relativt hurtigt kunne påvirke priserne eller resultere i færre tilbud sammenlignet med fx en rammeaftale, hvor rammerne for fx pris er fastlagt. 2.4.2

Overvejelser om transaktionsomkostninger

I ordregivers overvejelser om, hvorvidt et dynamisk indkøbssystem er egnet, bør man også overveje transaktionsomkostningerne ved denne indkøbsmetode.

SIDE 16

KAPITEL 2 HVORNÅR KAN ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM ANVENDES?

Det forhold, at et dynamisk indkøbssystem er åbent for løbende optag af nye virksomheder, betyder, at ordregiver løbende kan modtage og skal behandle ansøgninger om optagelse. Behandling af ansøgninger om optagelse skal ske inden for en frist på maksimalt 10 arbejds16 dage. Ordregiver skal således sikre, at der kontinuerligt er ressourcer, der kan sikre behandling af ansøgninger, og at der fx også kan behandles ansøgninger i sommerferieperioden. Der kan også være perioder, hvor der modtages mange ansøgninger samtidigt, fx hvis ordregiver holder årlige leverandørdage eller andre tiltag, der skaber øget interesse for at blive optaget i et dynamisk indkøbssystem. Også i sådanne situationer skal ordregiver være i stand til at håndtere ansøgningerne inden for fristen.

Alle virksomheder, som er optaget i et dynamisk indkøbssystem (eventuelt inden for en kategori, hvis systemet er opdelt i kategorier), skal opfordres til at afgive et tilbud i forbindelse med et konkret indkøb. Dette betyder, at ordregiver – afhængig af opdelingen i kategorier – potentielt kan få mange tilbud, der skal evalueres. Dette kan være forbundet med et betydeligt ressourceforbrug hos ordregiveren, herunder hvis der skal foretages en kvalitativ evaluering af underkriterier under tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”. I sådan en situation kan konkurrencen i et dynamisk indkøbssystem påvirkes negativt, da virksomhederne kan være mindre tilbøjelige til at byde ind på opgaver, hvis de konkurrerer med mange andre virksomheder på systemet (eller eventuelt inden for kategorien), og hvis tilbudsafgivelsen samtidig er forholdsvis ressourcekrævende.

Modsat vil anvendelsen af tildelingskriteriet ”pris” typisk ikke være forbundet med så høje transaktionsomkostninger for hverken tilbudsgiver eller ordregiver.

Ordregiver bør således overveje, hvordan tildeling af de enkelte kontrakter kan ske, uden at transaktionsomkostningerne bliver unødigt høje. Ordregivers opdeling af det dynamiske indkøbssystem i kategorier bør også overvejes for at minimere transaktionsomkostningerne ved tilbudsafgivelsen. Læs mere herom i afsnit 3.3.1.1 Kategorier nedenfor.

__________________ 16

Læs mere om frister i forbindelse med ansøgninger i afsnit 3.4.1.

SIDE 17

VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER