Indledning
Norsk sammendrag
Kapittel 1 gir en innføring i dynamiske innkjøpssystemer som anskaffelsesmetode for varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider som er alminnelig tilgjengelige på markedet. Systemet beskrives som en åpen, fullt elektronisk markedsplass der leverandører løpende kan søke om opptak, og alle kvalifiserte leverandører skal tas inn. Kapitlet forklarer formålet: å effektivisere offentlige innkjøp, styrke konkurransen og bedre tilgangen for små og mellomstore virksomheter. Det fremheves at ordningen ligner rammeavtaler, men skiller seg ved at den er åpen gjennom hele løpetiden. Videre orienterer kapitlet om veiledningens oppbygning og peker på de temaene som behandles senere: vurdering av om ordningen er egnet, etablering gjennom kunngjøring og konkurransegrunnlag, gjennomføring av konkrete innkjøp, løpende opptak av nye leverandører, underretning om tildeling, endringer og avslutning av systemet. Kapitlet nevner også enkelte forskjeller mellom regimet for ordinære oppdragsgivere og forsyningssektoren, særlig om frister og begrunnelse.
Sentrale punkter
- Dynamiske innkjøpssystemer skal være fullt elektroniske både ved etablering og ved de konkrete innkjøpene.
- Ordningen er åpen i hele løpetiden; leverandører kan søke om opptak fortløpende, og alle kvalifiserte skal inn.
- Systemet er beregnet på standardiserte anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider som er alminnelig tilgjengelige i markedet.
- Formålet er å effektivisere innkjøp, øke konkurransen og gi bedre markedsadgang for SMV-er.
- Dynamiske innkjøpssystemer skiller seg fra rammeavtaler ved at de ikke er lukkede.
- Kapitlet angir de sentrale trinnene i senere faser: etablering, minikonkurranser, underretning, endringer og avslutning.
Norsk relevans
Kapitlet har klar overføringsverdi til foa §§ 26-4–26-7 og forsyningsforskriften §§ 22-2–22-5, særlig når det gjelder hva et dynamisk innkjøpssystem er, kravet om full elektronisk prosess, løpende opptak av leverandører og gjennomføring av de konkrete konkurransene. Det belyser også grensene mot rammeavtaler og hvilke anskaffelser som passer i ordningen. For norsk rett er det særlig nyttig som bakteppe til reglene om etablering, drift og avslutning av systemet. Leseren bør likevel være oppmerksom på at fristregler og enkelte varslings-/begrunnelseskrav kan være noe ulikt regulert i ordinært og sektorspesifikt regime, slik at dansk veiledning ikke kan brukes mekanisk. Særlig må forsyningsreglene sammenholdes med den norske forskriftsteksten og de norske reglene om klage og begrunnelse.
Originaltekst (dansk)
Kapitel 1 Indledning 1.1 Formål med vejledningen
Et dynamisk indkøbssystem er en indkøbsmetode, der kan anvendes af offentlige ordregivere til at foretage indkøb af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der er generelt tilgængelige på markedet. Et dynamisk indkøbssystem fungerer som en åben elektronisk markedsplads, hvor virksomheder løbende kan anmode om optagelse, så længe systemet er åbent. Alle kvalificerede virksomheder skal optages, og de konkrete indkøb kan efterfølgende konkurrenceudsættes blandt de optagne virksomheder. Dynamiske indkøbssystemer har til formål at effektivisere offentlige indkøb, samtidig med at de skal fremme konkurrence og adgang for flere leverandører, især små og mellemstore virksomheder (SMV’er).
Dynamiske indkøbssystemer er reguleret i udbudslovens §§ 101-108. Disse regler findes i udbudslovens afsnit II, og dynamiske indkøbssystemer er derfor en indkøbsmetode, der som udgangspunkt er tiltænkt indkøb over EU-tærskelværdien. Denne vejledning tager udgangspunkt 1 i dynamiske indkøbssystemer underlagt udbudslovens afsnit II. Formålet med vejledningen er at hjælpe offentlige ordregivere til at foretage en vurdering af, om et dynamisk indkøbssystem er en egnet indkøbsmetode til at imødekomme deres indkøbsbehov, samt hvordan et dynamisk indkøbssystem etableres og efterfølgende anvendes i overensstemmelse med gældende lovgivning. Vejledningen vil desuden have fokus på, hvordan denne indkøbsmetode kan skabe øget konkurrence og fleksibilitet i offentlige indkøb. 1.2 Vejledningens indhold og opbygning
Vejledningen er opdelt i kapitler med udgangspunkt i, hvordan processen for et dynamisk indkøbssystem typisk vil forløbe, jf. figur 1.1. Vejledningen kan både læses i sin helhed og benyttes som et opslagsværk.
__________________
1
Muligheden for at benytte dynamiske indkøbssystemer fremgår også direkte i direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester og om ophævelse af direktiv 2004/17/EF (forsyningsvirksomhedsdirektivet) artikel 52. Mange af betragtningerne i denne vejledning vil kunne anvendes analogt i forbindelse med anvendelse af dynamiske indkøbssystemer efter forsyningsvirksomhedsdirektivet. Ordregivere underlagt forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være opmærksomme på, at der er nogle forskelle på reguleringen af dynamiske indkøbssystemer under udbudsloven og forsyningsvirksomhedsdirektivet, eksempelvis skal den indledende frist for modtagelse af ansøgninger i udbudsloven som minimum være 30 dage, mens den for dynamiske indkøbssystemer under forsyningsvirksomhedsdirektivet, jf. art. 52, stk. 2, som regel er mindst 30 dage, dog ikke kortere end 15 dage. En anden forskel er, at ordregiver ved dynamiske indkøbssystemer under udbudsloven ikke er forpligtet til at give begrundelse ved underretningen om tildeling (jf. mere om dette under pkt. 4.3), mens ordregivere ved dynamiske indkøbssystemer etableret under forsyningsvirksomhedsdirektivet skal angive begrundelse for afslag i underretningen, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud § 2, stk. 2.
SIDE 6
KAPITEL 1 INDLEDNING
Figur 1.1 Vejledningens opbygning
Kapitel 2 beskriver, hvad et dynamisk indkøbssystem er, og indeholder nogle af de indkøbsog udbudsstrategiske overvejelser, som ordregiver kan gøre sig, inden det besluttes, om et dynamisk indkøbssystem er egnet til at imødekomme ordregivers indkøbsbehov.
Kapitel 3 beskriver, hvordan ordregiver etablerer det dynamiske indkøbssystem, herunder udarbejdelse af udbudsmateriale, offentliggørelse og den indledende optagelse af virksomheder. Kapitel 4 omhandler, hvordan ordregiver gennemfører konkrete indkøb i et dynamisk indkøbssystem og løbende optager nye virksomheder. Kapitlet beskriver også, hvordan ordregiver skal informere om tildeling af kontrakter. Derudover behandler kapitlet muligheden for ændringer i det dynamiske indkøbssystem, og hvordan et dynamisk indkøbssystem afsluttes. Boks 1.1 Hovedbudskaber
Hvornår kan et dynamisk indkøbssystem anvendes? » Et dynamisk indkøbssystem er en indkøbsmetode, som giver ordregiver mulighed for på baggrund af det dynamiske indkøbssystem at foretage standardiserede indkøb ved en forenklet proces. » Et dynamisk indkøbssystem skal anvendes som en fuldt elektronisk proces. Det betyder, at hele processen omkring et dynamisk indkøbssystem, dvs. både etableringen og de konkrete indkøb, skal være fuldt elektronisk understøttet i hele systemets løbetid. » Dynamiske indkøbssystemer og rammeaftaler har en række lighedspunkter, men en central forskel er fx, at rammeaftaler er ”lukkede” i deres løbetid, hvor dynamiske indkøbssystemer er åbne for optag af nye virksomheder i hele løbetiden.
SIDE 7
VEJLEDNING OM DYNAMISKE INDKØBSSYSTEMER
» Forud for etableringen af et dynamisk indkøbssystem bør ordregiver overveje, om det er en
egnet indkøbsmetode til at kunne imødekomme ordregivers indkøbsbehov. Dette kan bl.a. være ud fra indkøbsbehovet og forholdene på det pågældende marked, fx leverandørfeltet samt udviklingen i produkter og løsninger. Ordregiver kan med fordel også se på, om dynamiske indkøbssystemer passer til ordregivers organisation, eksempelvis i forhold til at kunne håndtere løbende optag af nye virksomheder.
Etablering af et dynamisk indkøbssystem » Et dynamisk indkøbssystem etableres ved, at ordregiver offentliggør en udbudsbekendtgørelse og et udbudsmateriale, som giver virksomhederne mulighed for at vurdere, om det er interessant for virksomheden at søge om optagelse i det dynamiske indkøbssystem. Det vil bero på en konkret vurdering, hvor omfattende udbudsmaterialet skal være. » Et dynamisk indkøbssystem kan opdeles i kategorier. En opdeling bør tage udgangspunkt i ordregivers indkøbsbehov og understøtte ordregivers forventede indkøb på en hensigtsmæssig måde i forhold til det konkrete marked. » I udbudsbekendtgørelsen skal angives CPV-koder for de ydelser, som skal kunne indkøbes i det dynamiske indkøbssystem. CPV-koderne afgrænser derfor, hvilke ydelser der kan indkøbes på det dynamiske indkøbssystem. » Udbudsbekendtgørelsen skal angive minimumskrav til egnethed, som ansøgere skal leve op til for at blive optaget i det dynamiske indkøbssystem. » Der skal angives kriterier for tildeling i udbudsbekendtgørelsen, men ordregiver har en vis fleksibilitet til at præcisere kriterier, vægtning, og hvad der tillægges positiv betydning ved de konkrete indkøb, og evalueringsmodellen skal senest oplyses i forbindelse med de konkrete indkøb. » Udbudsmaterialet, herunder de tekniske specifikationer og kontraktvilkår, kan rumme en vis fleksibilitet, da der er mulighed for at præcisere forhold efterfølgende. Ordregiver skal dog afveje behovet for fleksibilitet op imod de transaktionsomkostninger, der kan være forbundet med de enkelte indkøb for både ordregiver og tilbudsgiver, samt hvilken betydning det kan have for konkurrencen om de konkrete opgaver.
Konkrete indkøb og drift af et dynamisk indkøbssystem » Et konkret indkøb igangsættes ved at opfordre alle de virksomheder, der er optaget i det dynamiske indkøbssystem, til at afgive tilbud inden for en passende fastsat frist. Dog kun de virksomheder, der er optaget inden for den specifikke kategori, hvis systemet er opdelt i kategorier. » Opfordringsskrivelsen fastlægger grundlaget for afgivelsen af tilbud. Det er muligt at præcisere i forhold til udbudsmaterialet for det dynamiske indkøbssystem ved de konkrete indkøb. » Der er mulighed for både forudgående dialog og besigtigelser i forbindelse med de konkrete indkøb – også selv om der er krav om, at det dynamiske indkøbssystem skal være fuldt elektronisk tilgængeligt. » Når der er truffet beslutning om tildeling af en kontrakt, skal alle berørte virksomheder underrettes, dvs. alle virksomheder, som er optaget i det dynamiske indkøbssystem – eller inden for den specifikke kategori, hvis der er en opdeling i kategorier. Begrundelse skal gives efter tilbudsgivers anmodning. Fristen for at indgive klage til Klagenævnet for Udbud igangsættes først, når ordregiver har angivet en begrundelse for tildelingen. » Modtages der ikke tilbud eller ingen antagelige tilbud ved et konkret indkøb, er ordregiver ikke berettiget til at overgå til udbud med forhandling. Ordregiver kan evt. tage en dialog med virksomhederne for at afklare, hvorfor der ikke er modtaget tilbud eller antagelige tilbud, med henblik på at forbedre konkurrencen inden der gennemføres et nyt indkøb på det dynamiske indkøbssystem eller på anden vis, fx ved et EU-udbud. » Dokumentation for oplysningerne i ESPD’et skal indhentes fra den vindende tilbudsgiver ved de konkrete indkøb. Ordregiver kan dog til en hver tid anmode deltagerne i det dynamiske indkøbssystem om at ajourføre deres ESPD, samt anmode om dokumentation for oplysningerne i ESPD’et, i det tilfælde hvor ordregiver finder det nødvendigt for at gennemføre af processen. » Der kan foretages ændringer i det dynamiske indkøbssystem, fx ændringer i udbudsmaterialet, hvis disse ændringer ikke udgør ændringer af grundlæggende elementer. Ændringer af de kontrakter, der indgås på baggrund af det dynamiske indkøbssystem, kan ske efter udbudslovens bestemmelser om ændring af kontrakter.
SIDE 8
KAPITEL 2 HVORNÅR KAN ET DYNAMISK INDKØBSSYSTEM ANVENDES?