Hæhre avvist fra E6 Helgeland sør etter feil leveringssted

Hovedspørsmålet var om Hæhres pristilbud var levert til riktig sted etter konkurransegrunnlaget i en konkurransepreget dialog. Dersom leveringen var feil, var spørsmålet videre om oppdragsgiver likevel kunne unnlate avvisning.

Statens vegvesen kunngjorde 13. juli 2015 en konkurransepreget dialog om vegutviklingskontrakt E6 Helgeland sør. Kontrakten omfattet prosjektering, bygging, drift og vedlikehold og skulle tildeles det økonomisk mest gunstige tilbudet, der lavest konkurransesum vant. Tre entreprenører deltok i konkurransen: Hæhre Entreprenør AS, Skanska Norge AS og NCC Construction AS. Tilbudet skulle leveres i to konvolutter, hvor konvolutt 1 gjaldt kvalitative forhold og konvolutt 2 pris. Opprinnelig skulle begge leveres i Mosjøen, men etter dialogfasen ble innleveringen av konvolutt 2 flyttet til Vegdirektoratet i Oslo. Endringen fremgikk av referater fra dialogmøter, brev 18. mars 2016 om avslutning av dialogfasen og e-post 19. mai 2016 med vedlagt oppdatert kapittel A2. Hæhre leverte likevel konvolutt 2 i Mosjøen 1. juni 2016, og deretter et likelydende tilbud i Oslo 2. juni 2016 kl. 11.50, etter tilbudsfristen kl. 10.00. Statens vegvesen avviste tilbudet 10. juni 2016 med henvisning til anskaffelsesforskriften § 20-13 første ledd bokstav a. Hæhre begjærte midlertidig forføyning og krevde samtidig dom for hovedkravet.

Retten skilte mellom tre spørsmål: om leveringsstedet var gyldig endret og fastsatt til Oslo, om avvisningsregelen i anskaffelsesforskriften § 20-13 første ledd bokstav a kom til anvendelse, og om Statens vegvesen ved mottak i Mosjøen hadde akseptert levering der.

Om leveringsstedet la retten til grunn at opprinnelig konkurransegrunnlag anga Mosjøen, men at leveringsstedet for konvolutt 2 senere ble endret til Oslo. Retten fant det bevist at denne endringen var kommunisert skriftlig i referatene fra andre og tredje dialogmøte, i brevet 18. mars 2016 om avslutning av dialogfasen og i e-posten 19. mai 2016 med vedlagt kapittel A2. Referatene var dessuten tatt inn i det oppdaterte konkurransegrunnlaget av 8. april 2016. Retten uttalte at anskaffelsesforskriften § 17-2 ikke oppstilte strengere formkrav enn at endringer måtte nedfelles og sendes skriftlig, og at endringen måtte være tilstrekkelig klar og utvetydig. Selv om Statens vegvesen kunne ha oppdatert eRoom, kapittel A2 og endringsloggen bedre, var leveringsstedet etter en helhetsvurdering tydelig kommunisert til en normalt påpasselig tilbyder. Hæhre hadde derfor ikke levert til fastsatt sted.

Om avvisningsplikten viste retten til at tilbud må være kommet frem til riktig innleveringssted innen fristen for å være rettidig levert. Siden konvolutt 2 ikke var levert i Oslo innen 2. juni 2016 kl. 10.00, kom anskaffelsesforskriften § 20-13 første ledd bokstav a til anvendelse. Retten fremhevet at praksis om for sent innleverte tilbud er streng, og at hensynet til likebehandling og en regel som utelukker enhver mulighet for tilpasning, taler for en absolutt regel. Retten konstaterte at det i denne saken ikke forelå noen faktisk risiko for misbruk eller innsikt i de øvrige tilbudene, men fant ikke rettskildemessig grunnlag for å la formålsbetraktninger, rimelighet eller statens mulige økonomiske tap oppveie den obligatoriske avvisningsregelen. Eventuelle unntak måtte i så fall være forbeholdt helt eksepsjonelle tilfeller, og retten mente saken ikke falt innenfor et slikt snevert unntak.

Retten avviste også anførselen om at Statens vegvesen hadde akseptert levering i Mosjøen. Medarbeideren ved trafikkstasjonen som mottok konvolutten og ga kvittering, hadde ikke legitimasjon til å endre konkurransegrunnlagets krav til leveringssted. Det var heller ikke fulgt prosedyrer for endringer etter regelverket og konkurransegrunnlaget. Avvisningsbeslutningen var derfor ikke rettsstridig.

Retten kom til at leveringsstedet for pristilbudet var gyldig endret til Oslo og at endringen var tilstrekkelig klart kommunisert til Hæhre. Hæhres konvolutt 2 var derfor ikke levert rettidig til fastsatt sted, og tilbudet som senere ble levert i Oslo var for sent. Anskaffelsesforskriften § 20-13 første ledd bokstav a påla Statens vegvesen å avvise tilbudet. Begjæringen om midlertidig forføyning ble ikke tatt til følge, og staten ble frifunnet for hovedkravet. Hæhre ble dømt til å betale sakskostnader til både staten og Skanska.

Dommen illustrerer at krav til leveringssted behandles på linje med tilbudsfrist: tilbudet må være kommet frem til riktig adresse innen fristen. I konkurransepreget dialog kan sentrale konkurransevilkår fremgå av den samlede dokumentasjonen, herunder referater og brev om avslutning av dialogfasen, ikke bare av ett kapittel i konkurransegrunnlaget. Samtidig viser dommen at uklar eller ufullstendig dokumenthåndtering hos oppdragsgiver ikke nødvendigvis opphever en ellers klart kommunisert endring. For oppdragsgivere understreker saken betydningen av konsekvent oppdatering av konkurransedokumentene. For leverandører viser den at intern kontroll med alle utsendte dokumenter er avgjørende, særlig ved oppdelte tilbud og flere leveringssteder.