KOFA-AVGJØRELSE
KOFA 2009/68: Avvisning av for sent innkommet tilbud
Faktum
Bodø kommune v/ Bodø bydrift kunngjorde 23. januar 2009 en åpen anbudskonkurranse for parallelle rammeavtaler om leie av lastebiler og gravemaskiner med sjåfør. Tilbudsfristen var satt til 6. mars 2009 kl. 14.00, og konkurransegrunnlaget presiserte at tilbud fysisk måtte være levert eller mottatt innen fristen i Speiderveien 3. Pål Kenneth Strøm AS innleverte tilbudet på postkontoret 5. mars 2009, poststemplet samme dag kl. 13.00, med forventning om at det ville ankomme neste dag. Innklagede mottok til sammen 23 tilbud; to ble avvist som for sent innkomne, herunder klagerens. Innklagede opplyste at klagerens tilbud ankom Speiderveien 3 med internpost 9. mars 2009 kl. 12.15, og at dette ble bekreftet av arkiv/postmottak. Klager fremsatte sterk mistanke om at ansatte hos innklagede bevisst hadde unnlatt å stemple posten rettidig. Saken ble brakt inn for klagenemnda 27. mars 2009.
KOFAs vurdering
1. Rettslig utgangspunkt – avvisningsplikt ved for sent innkommet tilbud Rettsregelen: FOA 2006 § 20-13 (1) bokstav a oppstiller en ubetinget plikt for oppdragsgiver til å avvise tilbud som ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen. Sekretariatet siterte fra KOFA-sak 2008/89 premiss (22) at bestemmelsen begrunnes i hensynet til at «det overhodet ikke skal foreligge noen risiko for at en tilbyder kan ha fått kjennskap til innholdet i de øvrige tilbudene», og at «regelen håndheves strengt». KOFAs tolkning: Konkurransegrunnlagets punkt 1.8 fastslo at tilbud «skal fysisk være levert/mottatt innen fristen i Speiderveien 3». Sekretariatet la til grunn at dette innebærer at tilbudet måtte ha ankommet den angitte leveringsadressen innen fristens utløp. Avgjørende faktum: Klagers tilbud ankom Speiderveien 3 først 9. mars 2009, tre dager etter tilbudsfristens utløp. Delkonklusjon: Innklagede hadde plikt til å avvise tilbudet.
2. Leverandørens risiko for forsinkelser i postgangen Rettsregelen: I utgangspunktet bærer leverandøren risikoen for at tilbudet leveres rettidig, herunder for forsinkelser i postgangen, jf. KOFA-saker 2003/81 og 2008/89 premiss (23). KOFAs tolkning: Avvisningsplikten gjelder selv der forsinkelsen skyldes feil på oppdragsgivers side, jf. KOFA-sak 2008/89 premiss (26) og 2008/103 premiss (23). Sekretariatet presiserte at det i slike tilfeller likevel kan være grunnlag for erstatning, jf. 2008/89 premiss (27), men at dette ikke påvirker avvisningsplikten. Avgjørende faktum: Klager sendte tilbudet per post med forventning om neste-dags-levering, men tilbudet ankom tre dager etter fristen. Delkonklusjon: Klagers valg av leveringsmetode lå innenfor klagers risikosphere.
3. Klagers anførsel om bevisst unnlatelse av registrering Rettsregelen: For at avvisningsplikten skal anses brutt, måtte det godtgjøres at tilbudet faktisk var mottatt rettidig. KOFAs tolkning: Sekretariatet vurderte om klagers mistanke om at innklagede bevisst unnlot å stemple posten var tilstrekkelig sannsynliggjort. Avgjørende faktum: Innklagede hadde bekreftet gjennom arkiv/postmottak at tilbudet ankom 9. mars 2009. Klager fremla ikke dokumentasjon som sannsynliggjorde et tidligere mottak. Sekretariatet kunne «ikke se at det er godtgjort at innklagede skulle ha mottatt klagers tilbud før tilbudsfristen, men unnlatt å registrere dette inn». Delkonklusjon: Anførselen var ikke godtgjort, og avvisningsplikten var dermed overholdt.
Konklusjon
Sekretariatet avviste klagen som uhensiktsmessig for behandling, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 9, med den begrunnelse at klagen klart ikke kunne føre frem. Bodø kommunes avvisning av Pål Kenneth Strøm AS' tilbud som for sent innkommet ble funnet å være i samsvar med den ubetingede avvisningsplikten i FOA 2006 § 20-13 (1) bokstav a.
Praktisk betydning
Avgjørelsen illustrerer at avvisningsplikten ved for sent innkomne tilbud er absolutt og håndheves strengt etter FOA 2006 § 20-13 (1) bokstav a. Leverandøren bærer den fulle risikoen for rettidig levering, uavhengig av årsaken til forsinkelsen – herunder postgang og internpostrutiner hos oppdragsgiver. Avgjørelsen viser videre at en påstand om at oppdragsgiver bevisst har unnlatt å registrere et tilbud rettidig, krever konkret dokumentasjon for å kunne legges til grunn. Der oppdragsgivers feil skulle være årsak til sen registrering, er erstatning – ikke omgjøring av avvisningen – det aktuelle rettsmidlet.
Hele KOFA-avgjørelsen
2009/68 Bodø kommune
Bakgrunn
(1)Bodø kommune v/ Bodø bydrift (heretter kalt innklagede) kunngjorde 23. januar 2009 en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av parallelle rammeavtaler om leie av lastebiler og gravemaskiner med sjåfør.
(2)Fra konkurransegrunnlaget hitsettes fra punkt 1.8 ”Levering av tilbud”: ”Siste frist for levering av tilbud er satt til; Dato: 06.03.2008 kl: 14.00 Tilbudet skal fysisk være levert/mottatt innen fristen i Speiderveien 3. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbud skal leveres i lukket konvolutt til; 8001 BODØ”
(3)Pål Kenneth Strøm AS (heretter kalt klager) leverte inn tilbud i konkurransen. Tilbudet var poststemplet 5. mars 2009.
(4)Innklagede mottok 23 tilbud i konkurransen. Blant disse ble to av tilbudene avvist som for sent innkomne, herunder tilbudet fra klager. Klager ble meddelt at tilbudet var avvist i brev av 11. mars 2009: ”Viser til deres innsendte tilbud i overstående konkurranse. Tilbudet ankom dessverre for sent, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 1.8. ”Tilbudet skal fysisk være levert mottatt innen fristen i Speiderveien 3. For sent innkomne tilbud vil bli avvist”
(5)Saken ble brakt inn for klagenemnda i brev av 27. mars 2009.
Anførsler
Klagers anførsler
(6)Klager har en sterk mistanke om at noen hos innklagede har unnlatt å stemple inn posten, slik at klagers tilbud kom inn etter at fristen var gått ut. Det vises til at tilbudsfristen var satt til 6. mars 2009. Klager leverte tilbudet på postkontoret den 5. mars 2009 kl. 13.00, slik at det skulle komme frem neste dag innen fristen. Post som blir levert før kl. 15.00, skal komme frem dagen etterpå, noe som også alltid har vært tilfelle med den posten klager tidligere har sendt.
Innklagedes anførsler
(7)Innklagede hadde plikt til å avvise klagers tilbud etter forskriftens § 20-13 (1), hvor det fremgår at et tilbud skal avvises når det ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen. Det vises til at klagers tilbud kom til Speiderveien 3 med internpost den 9. mars 2009 kl. 12.15. Videre ble det kontrollert med arkiv/postmottak at dokumentet faktisk var mottatt samme dag, noe som ble bekreftet. Sekretariatets vurdering:
(8)Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser av 15. november 2002 nr. 1288 § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen er en prioritert tjeneste etter forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 Vedlegg 5 nr. (1), og følger etter sin verdi forskriftens del I og III, jf. §§ 2-1 og 2-2. Avvisningen av klagers tilbud
(9)Av forskriftens § 20-13 (1) bokstav a følger det at oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbud som ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen.
(10)Fra klagenemndas sak 2008/89 premiss (22) hitsettes følgende omdenne bestemmelsen: ”Det vesentlige hensyn bak regelen om avvisning i forskriftens § 20-13 (1) bokstav a er at det overhodet ikke skal foreligge noen risiko for at en tilbyder kan ha fått kjennskap til innholdet i de øvrige tilbudene, og dermed kan tilpasse sitt eget tilbud til dette. Regelen håndheves strengt.”
(11)I den foreliggende sak fremgikk det av konkurransegrunnlaget punkt 1.8 at tilbudene ”skal fysisk være levert/mottatt innen fristen i Speiderveien 3. For sent innkomne tilbud vil bli avvist”. Slik klagenemndas sekretariat forstår dette, måtte tilbudene være ankommet Speiderveien 3 innen tilbudsfristen for å unngå å bli avvist som for sent innkomne.
(12)I utgangspunktet har leverandørene risikoen for at tilbudene blir levert rettidig, herunder for forsinkelser i postgangen, jf. klagenemndas saker 2003/81 og 2008/89 premiss (23). Heller ikke der forsinkelsen skyldes feil på oppdragsgivers side, kan det gjøres unntak fra avvisningsplikten, jf. klagenemndas sak 2008/89 premiss (26) og 2008/103 premiss
(23). I slike tilfeller kan det imidlertid være grunnlag for å tilkjenne tilbyder erstatning, jf. klagenemndas sak 2008/89 premiss (27).
(13)I den foreliggende sak er det på det rene at klagers tilbud ble poststemplet den 5. mars 2009. Klager har anført at tilbudet må ha kommet frem til innklagede innen tilbudsfristen dagen etterpå, og at innklagede bevisst har latt være å registrere dette til etter at fristen gikk ut. Innklagede har på sin side anført at klagers tilbud kom til Speiderveien 3 med internpost den 9. mars 2009, og at det ble kontrollert med arkiv/postmottak at dokumentet faktisk var mottatt samme dag. Klagenemndas sekretariat kan ikke se at det er godtgjort at innklagede skulle ha mottatt klagers tilbud før tilbudsfristen, men unnlatt å registrere dette inn. Innklagede hadde således plikt til å avvise klagers tilbud etter forskriftens § 20-13 (1) bokstav a.
(14)Ettersom sekretariatet har funnet at klagen ikke kan føre fram, avvises den som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda. Med vennlig hilsen Ingvild Slettebø førstekonsulent Kopi: innklagede
Refererte rettskilder
- FOA 2006 § 20-13 — Avvisningsplikt for tilbud som ikke er levert innen tilbudsfristen
- FOA 2006 § 2-1 — Virkeområde – hvilke anskaffelser FOA 2006 gjelder for
- FOA 2006 § 2-2 — Terskelverdier – inndeling i del I og del III
- KOFA 2008/89 — Grunnleggende om avvisningspliktens begrunnelse og håndhevelse, samt leverandørens risikoansvar og erstatningsgrunnlag
- KOFA 2008/103 — Avvisningsplikt gjelder selv der forsinkelsen skyldes feil på oppdragsgivers side
- KOFA 2003/81 — Leverandørens risiko for forsinkelser i postgangen